Een slechte ergonomie op kantoor heeft een direct negatief effect op zowel de productiviteit als de gezondheid van werknemers. Ongemak als gevolg van slecht ontworpen werkplekken dwingt het lichaam tot onnatuurlijke houdingen, wat op den duur leidt tot overbelasting van het bewegingsapparaat, vermoeidheid en chronische pijn. Deze lichamelijke gevolgen verminderen de concentratie, verhogen het aantal fouten en zorgen voor meer ziekteverzuim. De volgende vragen gaan dieper in op hoe dit precies gebeurt en wat organisaties hieraan kunnen doen.
Wat zijn de meest voorkomende ergonomische problemen op kantoren?
Tot de meest voorkomende ergonomische problemen op kantoren behoren slecht afgestelde stoelen, beeldschermen die te hoog of te laag zijn geplaatst, een ongeschikte bureauhoogte, onvoldoende verlichting en toetsenborden die onder een hoek staan waardoor de polsen worden belast. Deze problemen komen veel voor omdat het meeste kantoormeubilair is ontworpen voor een gemiddelde gebruiker in plaats van voor individuele lichaamsbouw en werkstijlen.
In de praktijk brengen veel werknemers hun dag door in stoelen zonder lendensteun, staren ze naar beeldschermen waardoor ze hun nek moeten strekken, of typen ze op toetsenborden die hun polsen in onnatuurlijke houdingen dwingen. Gedurende een normale werkdag van acht uur stapelen deze kleine afwijkingen zich op tot echte fysieke belasting.
- Zithoogte en rugsteun: Als de stoel te hoog of te laag is ingesteld, kunnen de voeten niet plat op de vloer rusten, waardoor er druk op de dijen en de onderrug ontstaat
- Plaatsing van het beeldscherm: Beeldschermen die boven ooghoogte zijn geplaatst, dwingen de nek tot een langdurige opwaartse buiging, wat een belangrijke oorzaak is van spanning in nek en schouders
- Plaatsing van toetsenbord en muis: Als invoerapparaten te ver weg of op de verkeerde hoogte worden geplaatst, leidt dit tot het optrekken van de schouders en het strekken van de polsen
- Verlichting en schittering: Bovenverlichting of onbedekte ramen zorgen voor schittering op het scherm, wat leidt tot vermoeide ogen en hoofdpijn
- Een zittende houding: Het ontbreken van zit-sta-bureaus of bewegingspauzes leidt tot langdurig statisch zitten, wat alle andere ergonomische risico’s nog verergert
Welke invloed heeft een slechte ergonomie op de gezondheid van werknemers op de lange termijn?
Op den duur leidt een slechte ergonomie op kantoor tot aandoeningen van het bewegingsapparaat (MSD’s), waaronder RSI-klachten, chronische lage rugpijn, carpaal tunnelsyndroom en problemen met de halswervelkolom. Deze aandoeningen ontwikkelen zich geleidelijk en blijven vaak onopgemerkt totdat ze zo ernstig worden dat medische hulp of langdurige arbeidsongeschiktheid nodig is.
Het lichaam kan zich op korte termijn opmerkelijk goed aanpassen, en dat is een van de redenen waarom ergonomische klachten zo verraderlijk zijn. Een werknemer kan maandenlang slechts licht ongemak ervaren, voordat dit escaleert tot een aandoening die zijn of haar vermogen om te werken volledig beperkt. Een langdurige slechte houding zet druk op de tussenwervelschijven, zorgt voor gespannen spieren en vermindert de bloedsomloop, wat allemaal bijdraagt aan chronische ontstekingen.
Naast lichamelijke aandoeningen bestaat er een duidelijk verband tussen lichamelijk ongemak en geestelijk welzijn. Aanhoudende pijn draagt in belangrijke mate bij aan stress, angst en verminderde tevredenheid op het werk. Werknemers die kampen met aanhoudend ongemak, hebben een grotere kans om zich terug te trekken, ziekteverlof op te nemen en uiteindelijk hun baan op te zeggen. Vanuit organisatorisch perspectief zijn de daaruit voortvloeiende kosten op het gebied van gezondheidszorg, werving en gederfde productiviteit aanzienlijk.
Hoe zorgt een oncomfortabele werkplek ervoor dat de productiviteit daalt?
Een oncomfortabele werkplek vermindert de productiviteit doordat cognitieve capaciteiten niet meer aan de werktaak worden besteed, maar aan het omgaan met lichamelijk ongemak. Wanneer werknemers pijn hebben of fysiek overbelast zijn, gaat dit ten koste van de concentratie, neemt het aantal fouten toe en neemt het vermogen om gedurende lange perioden geconcentreerd te werken aanzienlijk af.
Het mechanisme is eenvoudig: pijn vraagt om aandacht. Zelfs lichte ongemakken vormen een voortdurende afleiding, waardoor het moeilijker wordt om in een staat van diepe concentratie te komen. Dit geldt met name voor taken die precisie, creatief denken of langdurige concentratie vereisen. Medewerkers kunnen ook vaker pauzes nemen, voortdurend van houding veranderen of eerder naar huis gaan om het ongemak te verlichten.
Daarnaast speelt ook een motiverende factor een rol. Wanneer de fysieke omgeving de indruk wekt dat een organisatie niet investeert in het comfort van haar medewerkers, straalt dit op subtiele wijze een gebrek aan zorg uit. Die perceptie ondermijnt na verloop van tijd de betrokkenheid en de extra inzet van medewerkers, wat moeilijker te meten is dan ziekteverzuim, maar even schadelijk is voor de prestaties van de organisatie.
Wat is het verschil tussen ergonomische risico’s in vaste en hybride kantoren?
In een vast kantoor gebruikt elke medewerker doorgaans elke dag hetzelfde bureau en dezelfde stoel, waardoor het praktisch is om een werkplek aan te passen aan individuele behoeften. In een hybride kantoor delen medewerkers bureaus via een ‘hot-desking’-regeling, wat betekent dat er geen enkele werkplek voor één specifieke persoon is ingericht. Dit verhoogt het ergonomische risico aanzienlijk, omdat medewerkers hun werkplek elke keer dat ze binnenkomen opnieuw moeten aanpassen, en velen doen dat simpelweg niet.
De overgang naar hybride werken heeft gezorgd voor een nieuwe laag van ergonomische complexiteit. Wanneer een bureau gedurende de week door meerdere mensen wordt gebruikt, zijn de hoogte van de stoel, de positie van het beeldscherm en de plaatsing van het toetsenbord vrijwel nooit optimaal afgestemd op de volgende persoon die er gaat zitten. Zonder een eenvoudige manier om persoonlijke instellingen aan te passen en op te slaan, nemen de meeste werknemers genoegen met wat ze aantreffen en werken ze ondanks het ongemak door.
Ook thuis is er sprake van een consistentieprobleem. Medewerkers die vanaf de keukentafel, de bank of een geïmproviseerde thuiswerkplek werken, hebben te maken met ergonomische omstandigheden waar organisaties weinig inzicht in hebben of controle over kunnen uitoefenen. Het gevolg is dat hybride werknemers tegelijkertijd ergonomische risico’s kunnen oplopen door meerdere slecht ingerichte werkomgevingen, waardoor het probleem moeilijker aan te pakken is dan in een model met uitsluitend vaste kantoorplekken.
Wat hoort er allemaal bij een ergonomische basisopstelling op kantoor?
Een ergonomische basisopstelling voor op kantoor moet bestaan uit een in hoogte verstelbare stoel met lendensteun, een bureau op ellebooghoogte, een beeldscherm dat op armlengte is geplaatst en waarvan de bovenkant zich op ooghoogte of net daaronder bevindt, een toetsenbord en muis die zo zijn geplaatst dat de polsen in een neutrale houding blijven, en voldoende taakverlichting die schittering op het scherm voorkomt.
Om deze basisprincipes goed toe te passen, heb je geen dure, speciale meubels nodig. Veel verbeteringen kun je al realiseren door eenvoudige aanpassingen aan de bestaande uitrusting. Hier volgt een praktische checklist om mee te beginnen:
- Stel de hoogte van de stoel zo af dat je voeten plat op de vloer staan en je dijen ongeveer parallel aan de grond lopen
- Stel de lendensteun zo in dat deze de kromming van de onderrug volgt, waardoor de neiging om voorover te leunen wordt verminderd
- Plaats de monitor op armlengte afstand, waarbij de bovenkant van het scherm op ooghoogte of iets daaronder ligt
- Zet het toetsenbord en de muis zo dicht bij elkaar dat je ellebogen een hoek van ongeveer 90 graden vormen en je polsen plat blijven
- Controleer de lichtomstandigheden en plaats de monitor anders om schittering door ramen of plafondverlichting te voorkomen
- Zorg voor beweging door een zit-sta-bureau te gebruiken of door elk uur korte bewegingspauzes in te lassen
Voor organisaties met gedeelde werkplekken is het een uitdaging om ervoor te zorgen dat medewerkers hun persoonlijke instellingen snel kunnen herstellen telkens wanneer ze gaan zitten. Hier komt technologie voor het reserveren van werkplekken met ergonomische geheugenfuncties pas echt van pas, in plaats van dat het slechts een luxe is.
Hoe kan technologie op de werkplek helpen om de ergonomie op kantoor op grote schaal te beheren?
Technologie op de werkplek helpt bij het op grote schaal beheren van de ergonomie op kantoor door medewerkers de middelen te bieden om hun favoriete werkplek van tevoren te reserveren en in te richten, en door facilitair managers de gegevens te verstrekken die zij nodig hebben om inzicht te krijgen in hoe bureaus en ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt. Deze combinatie zorgt ervoor dat het vinden en aanpassen van een geschikte werkplek in een gedeelde kantooromgeving soepeler verloopt.
In een hybride kantoor met tientallen of honderden gedeelde werkplekken is handmatig ergonomisch beheer niet haalbaar. Technologie vult deze leemte door ervoor te zorgen dat persoonlijke voorkeuren de medewerker volgen in plaats van aan een vaste werkplek te zijn gekoppeld. Door integratie met werkplekreserveringssystemen kunnen medewerkers een werkplek vinden die aan hun eisen voldoet, en kunnen ‘ hardware ’ met ergonomische geheugenfuncties automatisch de hoogte- en positie-instellingen oproepen voor terugkerende gebruikers.
Aan de hand van bezettingsgegevens kunnen facilitair managers ook vaststellen welke delen van het kantoor het meest worden gebruikt en of de inrichting van die zones geschikt is voor het beoogde doel. Als uit analyses consequent blijkt dat bepaalde werkplekken of ruimtes worden gemeden, is dat een signaal dat nader onderzoek verdient, en vaak spelen ergonomische omstandigheden hierbij een rol.
Hoe ‘ GoBright ’ helpt om de ergonomie op kantoor op grote schaal te verbeteren
Het regelen van de ergonomie in een hybride kantoor is zo’n uitdaging die eenvoudig klinkt, totdat je het moet doen voor vijftig of vijfhonderd mensen die om de beurt gebruikmaken van gedeelde werkplekken. Dat is precies waar wij een rol spelen.
Onze slimme werkplekoplossingen zijn ontwikkeld voor organisaties die zich moeten aanpassen aan de realiteit van flexibel en hybride werken. Zo dragen we rechtstreeks bij aan betere ergonomische resultaten:
- Bureaureservering op basis van persoonlijke voorkeuren: Medewerkers kunnen hun favoriete bureau van tevoren reserveren via de GoBright -app, Outlook of Microsoft Teams, waardoor de dagelijkse drukte en de daarmee gepaard gaande ergonomische nadelen worden verminderd
- Interactieve kantoorplattegronden: met functies als ‘Find My Colleague’ en ‘Team Booking’ kun je eenvoudig een bureau kiezen in de juiste zone, vlak bij de juiste mensen en met de juiste inrichting
- Bezettingsanalyse: realtime en historische gegevens over het gebruik van bureaus en ruimtes bieden facility managers het inzicht om de fysieke omgeving te optimaliseren op basis van daadwerkelijk gedrag in plaats van aannames
- Energiebesparende sensoren voor op het bureau: deze detecteren aanwezigheid en gebruikspatronen, wat zowel bijdraagt aan duurzaamheidsdoelstellingen als aan een slimmere ruimteplanning
- Eén uniform platform: alle boekingen, voorkeuren en gegevens worden op één plek beheerd, waardoor de IT-complexiteit wordt verminderd die er vaak toe leidt dat deze tools niet worden gebruikt
Een goed ontworpen hybride kantoor mag medewerkers niet dwingen te kiezen tussen flexibiliteit en fysiek comfort. Wij helpen organisaties om beide te bieden. Als u wilt zien hoe dit in de praktijk werkt, neem dan contact met ons op, dan leggen we het u graag uit.
