Standardanalys förklaras

GoBright utnyttjandegraden för rum och arbetsplatser och ger värdefull information via avsnittet ”Analytics” i GoBright . Denna information hjälper dig att förstå hur effektivt dina arbetsutrymmen utnyttjas och att identifiera möjligheter att förbättra utnyttjandegraden och optimera kontorsutrymmet.

För att komma åt analyserna loggar du in på GoBright med ditt chefskonto och går till ”Analys”.

Beläggning

Beläggningsrapporten ger en inblick i hur rum och arbetsplatser används genom att visa beläggningsgraden utifrån olika mått.

Beläggningen visas som en procentandel av den totala tillgängliga tiden. Som standard är den tillgängliga tiden inställd på 08:30–17:00, men du kan anpassa detta tidsintervall så att det stämmer överens med din organisations arbetstider.

Vilka mätvärden som finns tillgängliga i rapporten beror på din GoBright och den hårdvara som är installerad i din miljö. Följande mätvärden för beläggning kan vara tillgängliga:

• Bokningar: beläggningsprocenten för de bokningar som har gjorts. Detta visar bokningar som har gjorts på bokningsbara utrymmen.
  Icke-bokningsbara utrymmen ingår inte, eftersom det inte finns några bokningar på dessa utrymmen.

• No-shows: beläggningsprocenten för den tid som ett utrymme var bokat, men ingen dök upp.
  Så om ett utrymme var bokat från 08:30-17:00 och det inte dyker upp någon, kommer detta att resultera i en beläggningsprocent för no-shows på 100 % för det utrymmet den dagen (förutsatt att standardöppettiderna 08:30-17:00 används).
  I allmänhet ger detta mått dig insikt i hur väl de bokningar som görs efterlevs.

• Detekterade beläggningar: beläggningsprocenten baserad på faktisk beläggning som mäts av beläggningssensorerna.

• Incheckning på Connect: beläggningsprocenten för incheckningstiden, dvs. hur många användare som checkar in via GoBright Connect-enheten på skrivbord som inte kan bokas.

Typ av rapport

Välj rapporttyp för att visa beläggningsdata per dag eller per timme.

• ”Per dag ” visar beläggningsdata för de valda dagarna.
• ”Per timme” visar beläggningen per timme, vilket gör det enkelt att identifiera de tider på dagen då användningen är som högst.

Plats och tidsperiod

Välj den plats där du vill analysera beläggningen. Du kan välja vilken nivå som helst i din platshierarki, från alla platser ner till en enskild byggnad, våning, lokal eller arbetsplats.

Välj sedan datumintervallet för att ange vilken period som ska ingå i analysen.

Tid

Det valda tidsintervallet avgör den maximala tillgängliga beläggningstiden som används i rapporten. Beläggningsprocenten beräknas utifrån denna period, vilket innebär att det valda tidsintervallet motsvarar 100 % beläggning.

Om tidsintervallet till exempel är inställt på 08:30–17:00 beräknas beläggningen som en procentandel av dessa 8,5 tillgängliga timmar.

Exempel 1 "Företag A":

Företag A har öppettider varje måndag till fredag från 08:30 till 17:00.
När företag A filtrerar sina data med hjälp av inställningarna ovan måste det ange tiden mellan 08:30 och 17:00 och använda kryssrutan "endast arbetsdagar".

Om företag A skulle ställa in sin tid mellan 08:00 och 17:00, uppnås 100% beläggning endast för t.ex. bokningar som börjar (eller före) 08:00 och slutar 17:00 (eller senare). Eftersom detta normalt inte skulle inträffa kommer det i allmänhet att leda till lägre beläggningsprocent.

Exempel 2 "Företag B":

Företag B har öppettider varje måndag till söndag från 08:00 till 20:00. Företag B måste ange tiden mellan 08:00 och 20:00, men behöver inte nödvändigtvis använda kryssrutan "endast arbetsdagar".

Om företag B skulle ställa in sin tid mellan 08:00 och 17:00 skulle de i praktiken inte visa data från de tre sista timmarna varje dag. I det här fallet är det möjligt att enkelt uppnå en 100% beläggningsgrad för "Bokning", men uppgifterna är dock felaktiga eftersom öppettiderna är längre än vad som beaktas.

Filter

När du analyserar flera utrymmen samtidigt (till exempel en hel byggnad) ska du endast jämföra mått som baseras på samma uppsättning utrymmen.

Om till exempel alla utrymmen är utrustade med närvarosensorer, men endast vissa av dem går att boka, bör procentandelen bokningar och procentandelen beläggning inte jämföras direkt:

• Bokningarna beräknas endast för platser som går att boka.
• Beläggningen mäts i alla övervakade utrymmen, inklusive både bokningsbara och icke-bokningsbara utrymmen.

För att göra dessa nyckeltal jämförbara ska du använda funktionen ”Välj utrymmen med filter” och aktivera ”Bokningar”. Detta filtrerar rapporten så att den endast visar bokningsbara utrymmen, vilket säkerställer att alla visade nyckeltal beräknas utifrån samma grupp av utrymmen och därmed kan jämföras på ett korrekt sätt.

Visningsbeläggning topp 10

På fliken Analytics väljer du Analytics > Occupations top 10.

Denna rapport ger en översikt över de rum och skrivbord som används mest respektive minst. Samma filter som finns i rapporten om utnyttjande kan även användas här.

Du kan rangordna de 10 mest populära utrymmena utifrån antingen bokningar eller faktisk användning (data från närvarosensorer), vilket ger dig en snabb överblick över vilka utrymmen som är mest populära och vilka som används minst.

Visa uteblivna besök

På fliken Analytics navigerar du till Analytics > No-shows.

Denna rapport ger en översikt över bokningsansvariga samt den procentuella andelen av varje bokning under vilken det bokade rummet eller skrivbordet förblev outnyttjat.

Rapporten hjälper till att identifiera situationer där utrymmen är reserverade under en längre tid än de faktiskt används, vilket gör att du kan upptäcka underutnyttjade bokningar och möjligheter att förbättra effektiviteten i arbetsutrymmena.

Bokningshistorik

Gå till avsnittet ”Bokningshistorik” för att se detaljerade rapporter om de bokningar som dina användare har gjort och deras bokningsbeteende.

Rapporten innehåller uppgifter såsom bokningsdatum och -tid, plats, arrangör, bekräftelse av tidig ankomst, incheckningsstatus och uteblivna besökare.

Granska bokningsstatusen för varje bokning för att få en inblick i hur arrangörerna använder sina bokningar och identifiera mönster såsom incheckningar i tid, avbokningar eller uteblivna besökare.

Närvarobekräftelsestatus

• Närvarobekräftelsestatusen är Väntar på närvarobekräftelse – Detta scenario inträffar när fönstret för tidig närvarobekräftelse fortfarande är öppet och arrangören ännu inte har bekräftat eller avböjt sin närvaro.

• Närvarobekräftelsestatusen är Närvaro bekräftad – Detta är ett scenario där arrangören klickade på den gröna knappen i den tidiga e-postbekräftelsen om närvaro.

• Närvarobekräftelsestatusen är Närvaro ej bekräftad – Detta är ett scenario där arrangören inte klickade på någon av knapparna i den tidiga e-postbekräftelsen om närvaro.

• Närvarobekräftelsestatusen är Inaktiv – Tidig närvarobekräftelse är inte aktiverad för denna resurs (rum, skrivbord eller parkeringsplats).

• Bokningen syns inte trots att arrangören har fått ett e-postmeddelande om tidig närvarobekräftelse – Detta är ett scenario där arrangören har klickat på den röda knappen i e-postmeddelandet om tidig närvarobekräftelse.

Status för uppehållande av show

• Organizer är tom och bekräftelsestatusen är Confirmed (by user via portal or display) - Detta skulle innebära att en anonym bokning gjordes på rumspanelen och att någon tryckte på incheckningsknappen på displayen.

• Organisatören är tom och bekräftelsestatusen är Sensor - Rummet användes av någon som dök upp i rummet och sensorn registrerade beläggningen.

• Arrangören är tom och bekräftelsestatusen är tom - I det här fallet gjordes en bokning på panelen anonymt och ingen dök upp på mötet i rummet. Detta är en No show.

• Arrangören är klar men bekräftelsestatusen är Inte bekräftad - Detta är ett scenario när mötet bokades för en kortare tid än tidsramen för No show. Till exempel, om mötet är bokat i 30 minuter och tidsramen för No show är 45 minuter efter att bokningen startade, har plattformen inte tillräckligt med tid för att få No show-status och därför visar den en status i orange Ej bekräftad.

• Arrangören är klar men bekräftelsestatusen är inaktiv – det betyder att funktionen för att upptäcka utebliven ankomst inte är aktiverad i rummets profil.

Zonbokningar i Analytics

Zonbokningsanalyser ger insikter om hur skrivbords-/parkeringsplatszoner används, snarare än enskilda skrivbord/parkeringsplatser. När en zon bokas beaktas hela zonen i statistiken, inte en specifik resurs inom den zonen.

Om en användare inte checkar in markeras bokningen som utebliven, men systemet kan inte avgöra vilken specifik resurs som skulle ha använts.

Viktiga punkter att notera:

• Analyserna baseras på den totala användningen av zonen, inte på enskilda resurser.
• Uteblivna gäster beräknas utifrån incheckningsdata på zonnivå.
• Den exakta skrivbordet/parkeringsplatsen som används (eller inte används) är inte känd.
• Rapporterna visar hur ofta en zon bokas, checkas in eller markeras som utebliven.

Detta tillvägagångssätt hjälper dig att förstå beläggningstrender och användarbeteende på zonnivå, vilket gör det enklare att optimera planeringen utan att spåra individuell användning.