Konfigurera rumsprofil

En rumsprofil innehåller delade inställningar som definierar beteendet och konfigurationen av rum inom GoBright . Genom att tilldela rum till en profil kan du enkelt hantera vanliga inställningar som bokningsbart läge, incheckningskrav och mer.

För att komma åt rumsprofilerna loggar du in med ditt GoBright och navigerar till Inställningar > Möten > Profiler. Därifrån kan du öppna eller skapa den specifika profil som används för rum.

Längre fram i den här artikeln hittar du en detaljerad förklaring av varje profilinställning, inklusive dess syfte och hur den påverkar rummets beteende. Detta hjälper dig att konfigurera rumsprofilerna på ett effektivt sätt för att anpassa dem till din organisations policyer och arbetsflöden för mötesrum.

När du skapar en rumsprofil bör du börja med att ge den ett specifikt namn så att den är lätt att identifiera.

Klicka på någon av rubrikerna nedan för att hoppa direkt till det avsnittet i artikeln.

Allmänna inställningar

Typer av möten

Bekräftelse och registrering av utebliven närvaro

Yrkesdetektering

Inställningar Connect

Autentisering (på displayen och i kartvisaren)

Öppettider

Allmänna inställningar

Problemrapportering aktiverad:
Aktivera detta alternativ för att använda felrapportering för denna rumsprofil. Detta ger användarna möjlighet att ge feedback om specifika bekvämligheter eller miljödetaljer i rummet om ett fel upptäcks.

Language:
Som standard ärvs språket från de allmänna inställningarna, men du kan välja ett annat språk per profil. Det språk som konfigureras här är det språk som kommer att visas på rumsdisplayerna.

Avbryta/förlänga bokning tillåtet för:
Denna inställning används för att ange vem som kan avbryta och förlänga en bokning (i GoBright , mobilappen och rumsdisplayen).

Raderar bokning tillåten för:
Denna inställning används för att ställa in vem som kan radera en bokning (i portalen, appen och rumsdisplayen).

Det räcker inte att bara ha rollen Booking Manager eller Administrator. Dessa alternativ måste också vara aktiverade i inställningarna för att användare med dessa roller ska kunna hantera andra användares rumsbokningar.

Bokningsläge:
Denna inställning avgör om rummet kan bokas eller om det är ett icke-bokningsbart rum. Icke-bokningsbart innebär att rummet inte kan bokas i GoBright , mobilappen, rumsdisplayen, Interact eller Map Viewer, och statusen beror på sensorns beläggningsdetektering.

Om du väljer läget Bokningsbart öppnas ett annat avsnitt i rumsprofilen om godkännanden och bufferttid.

Bokningen behöver godkännas:
Du kan hantera bokningsgodkännanden i din GoBright eller i ditt externa system. Ange e-postadressen till den som godkänner och de kommer att få ett e-postmeddelande när det finns en rumsbokning som väntar på begäran.

Viktigt: Bokningsgodkännanden i GoBright fungerar endast när beteendet för din resursbrevlåda är inställt på AutoAccept. För mer information om hur du konfigurerar beteendet för din resursbrevlåda i Azure AD/Exchange, se den här artikeln.

Bufferttid:

När funktionen Approval är aktiverad blir alternativet Buffer time tillgängligt så att du kan ställa in en bufferttid. Den här tiden ger dig tid att förbereda rummet för nästa möte, t.ex. städa upp efter catering eller sätta upp rummets flyttbara väggar.

Visa som nästan upptaget när beläggning detekteras:
Med beläggningssensorer för rum kan du aktivera detta fält för att visa om ett rum är nästan upptaget när beläggning detekteras.

Aktivera automatisk Microsoft Teams-mötes
När denna funktion är aktiverad läggs automatiskt en Microsoft Teams-länk till när en bokning skapas via GoBright , GoBright , via en rumpanel eller kartvisare.
Länken är klickbar, vilket gör att användarna kan öppna Teams-mötet direkt från GoBright eller GoBright .

Typer av möten

Den här funktionen i GoBright gör det möjligt att tilldela färgkodade mötestyper. Denna visuella förbättring gör det möjligt för användarna att snabbt se vilken typ av möte som är inbokat. Användare kan också enkelt filtrera och skilja på möten efter typ i både Mina bokningar och Alla bokningar.

Genom att tilldela en mötestyp blir tidslinjevyn mer organiserad och visuellt tydlig, medan listan med godkännanden blir enklare att hantera, vilket gör godkännandeprocessen mer effektiv.

Skapa en lista med flera olika mötestyper och tilldela dem till en profil med hjälp av rullgardinsmenyn. När de har konfigurerats kommer användarna att kunna välja dessa mötestyper när de skapar en rumsbokning i Dashboard. Det här fältet kan vara valfritt eller obligatoriskt om du markerar rutan för "Gör mötestyper obligatoriska".

Bekräftelse och registrering av utebliven närvaro

Bekräftelse av närvaro:

Funktionen Early Presence Confirmation uppmanar arrangören att bekräfta om en bokning fortfarande kommer att äga rum. Några dagar eller timmar innan bokningen börjar får arrangören ett e-postmeddelande eller ett push-meddelande med en begäran om bekräftelse. För att behålla bokningen måste arrangören klicka på den gröna knappen "Ja, jag kommer att delta" i meddelandet.

Om arrangören inte bekräftar i tid kommer bokningen automatiskt att avbrytas, vilket gör att resursen blir tillgänglig för andra att boka.

I rumsmeddelanden visar systemet även eventuella besökare och catering som är kopplade till bokningen.

För att konfigurera den här funktionen måste du aktivera närvarobekräftelse och ange start- och sluttider för det fönster under vilket användarna kan bekräfta sin bokning av mötesrum. Du kan välja att hoppa över helger, eftersom användarna kanske inte kollar sin jobbrelaterade e-post under den tiden och riskerar att förlora sin bokning.

Du kan sedan välja vilken åtgärd som ska vidtas om en användare inte bekräftar sin bokning efter att ha fått e-postmeddelandet. Du kan antingen behålla bokningen som den är eller avboka den så att mötesrummet blir tillgängligt för andra användare att boka.

När integrerade rum används kommer användarna också att tillfrågas om de vill byta mötet till ”endast online”. Detta säkerställer att mötet i sig inte raderas, men det fysiska mötesrummet kommer att tas bort från bokningen så att andra användare kan boka det.

Mer information finns i artikeln Tidig närvarobekräftelse.

Detektering av "No-show":

Om du vill konfigurera ett bekräftelsefönster för incheckning för dina användare måste du först aktivera funktionen No-show Detection. När funktionen har aktiverats visas två fält där du kan definiera incheckningsfönstret med hjälp av tid i minuter:

• Bekräftelsefönster före bokningsstart

• Bekräftelsefönster efter bokningsstart

Om en bokning till exempel börjar kl. 09.00 och du ställer in bekräftelsefönstret till 15 minuter före och 15 minuter efter starttiden, måste användarna checka in mellan kl. 08.45 och 09.15. I det här fallet är det totala incheckningsfönstret 30 minuter.

För att spara dina incheckningsinställningar måste du välja minst en metod för bokningsbekräftelse från de tillgängliga alternativen nedan.

• Bokningsbekräftelse på display, GoBright Connect eller NFC/QR-sticker
  Med det här alternativet kan du bekräfta din bokning på rumsdisplayen, Interact eller med NFC/QR-kod.
• Bokningsbekräftelse via sensor
  Din rumssensor kan bekräfta bokningen genom att detektera beläggning. Tänk på att rumssensorn inte kan detektera specifika användare. Varje upptäckt beläggning kan bekräfta din rumsbokning.
• Bokningsbekräftelse via portal eller app
  I de fall där du inte kan bekräfta din bokning på rumsdisplayen eller med din rumssensor kan du låta dina användare bekräfta sina rumsbokningar i GoBright eller vår GoBright .

Om en bokning inte bekräftas inom det angivna incheckningsfönstret avbokas den automatiskt och rummet blir tillgängligt för andra att boka. Detta bidrar till att förbättra rumsutnyttjandet och säkerställer att oanvända utrymmen inte förblir blockerade.

Upptäckta no-shows loggas och kan granskas i GoBright Analytics-sektion, vilket ger dig värdefull insikt i rumsanvändning och närvarobeteende.

Du har nu möjlighet att skicka ett e-postmeddelande till arrangören om de inte checkar in i tid och deras bokning automatiskt avbokas. Aktivera det här alternativet, som ligger direkt under inställningen No-show detection.

Yrkesdetektering

Detta alternativ är endast tillgängligt när sensorer är aktiverade. Dessa inställningar påverkar beläggningstillståndet och bokningen beroende på vad som har konfigurerats.

• ‘Håll igång i ... minuter efter att användaren har lämnat‘
  Denna inställning förlänger uppehållstiden även efter att sensorn slutat registrera rörelse. Det kan vara särskilt användbart om rummet inte går att boka, eftersom människor tenderar att snabbt lämna rummet under några minuter under en paus eller andra aktiviteter.
• 'Förläng med ... fler minuter när användaren har gått och det finns en bokning eller en incheckning‘
  Denna inställning förlänger vistelsen med ett antal minuter om användaren har bokat eller checkat in. Detta ger möjlighet att belöna användare som har bokat (bokningsbar situation) eller checkat in (icke-bokningsbar med Connect ), eftersom de kommer att få en mindre strikt automatisk förkortning av bokningen/incheckningen.
• "Förkorta bokningen automatiskt baserat på närvarosensor"
  När den upptäckta beläggningen upphör medan bokningen fortfarande är giltig kan denna inställning avsluta bokningen i förtid, vilket gör rummet/skrivbordet tillgängligt för andra.

Inställningar Connect

Inom profilen är det möjligt att konfigurera specifika inställningar för Connect. Om du använder Interact kopplat till ett rum gäller dessa inställningar även för Interact-enheten.

Även om alternativet är aktiverat som standard kan du inaktivera det genom att ”Använd standardinställningar för Smart Unit” visas vilka alternativ som kan konfigureras:

• Ljusstyrkan/intensitetsnivån kan justeras för både Connect och Glow
• Tiden i sekunder för när sensorn detekterar ockupation/icke-ockupation
• RFID/NFC-läge, som kan vara läsning och/eller emulering

Autentisering (på displayen och i kartvisaren)

Medan rumsvisningen är konfigurerad för att visa status för ett enskilt rum, visar kartvisaren en översikt över alla tillgängliga rum som kan bokas. Beroende på vilka inställningar som är aktiverade kan användarna boka rummen på flera olika sätt:

• Anonym: Alla kan boka rummet, och bokningen markeras som "anonym" eftersom arrangören inte är känd.
• Pin-kod: Endast användare som har en PIN-kod kan boka rum. Pin-koden kan konfigureras i användarens detaljer.
• NFC: Endast användare som har ett NFC-kort kan boka rum. Det här alternativet är endast tillgängligt om NFC-stödet är aktiverat i de allmänna inställningarna. Hårdvaran bör vara utrustad med NFC-läsare.

Snabba bokningsförslag

På rumsdisplayen, kartvisaren, GoBright eller mobilappen används dessa snabba bokningsförslag för att ge alternativ för ad hoc-bokning och för att förlänga en bokning. Det finns två typer av snabba bokningsförslag:

• Varaktighet: ett antal timmar/minuter, t.ex. 10 minuter eller 1 timme.
• Fast tid: en tid på dagen, t.ex. 17:30, så att du enkelt kan boka ett rum för hela arbetsdagen.

När Quick Booking-förslag har ställts in klickar du bara på ett rum på kartan för att se dessa alternativ visas som gröna knappar.

Öppettider

Öppettiderna definierar rummets ordinarie öppettider. Detta används för att söka efter tillgängliga rum(standard endast inom öppettiderna). Det kan också användas som en standardinställning för rumsdisplayerna för att växla till "nattläge".