Konfigurera rumsprofil

En rumsprofil innehåller delade inställningar som definierar beteendet och konfigurationen av rum inom GoBright . Genom att tilldela rum till en profil kan du enkelt hantera vanliga inställningar som bokningsbart läge, incheckningskrav och mer.

För att komma åt rumsprofilerna loggar du in med ditt GoBright och navigerar till Inställningar > Möten > Profiler. Därifrån kan du öppna eller skapa den specifika profil som används för rum.

Längre fram i den här artikeln hittar du en detaljerad förklaring av varje profilinställning, inklusive dess syfte och hur den påverkar rummets beteende. Detta hjälper dig att konfigurera rumsprofilerna på ett effektivt sätt för att anpassa dem till din organisations policyer och arbetsflöden för mötesrum.

Klicka på någon av rubrikerna nedan för att hoppa direkt till det avsnittet i artikeln.

Allmänna inställningar

Typer av möten

Bekräftelse och registrering av utebliven närvaro

Yrkesdetektering

Inställningar Connect

Autentisering (på displayen och i kartvisaren)

Öppettider

Allmänna inställningar

Rapportering av problem aktiverad:
Aktivera det här alternativet för att använda problemrapportering för den här rumsprofilen. Detta kommer att ge användarna ett sätt att ge feedback om specifika bekvämligheter eller miljödelar i rummet om ett fel upptäcks.

Language:
Som standard ärvs språket från de allmänna inställningarna, men du kan välja ett annat språk per profil. Det språk som konfigureras här är det språk som kommer att visas på rumsdisplayerna.

Stoppa/förlänga bokning tillåtet för:
Denna inställning används för att ange vem som kan stoppaoch förlänga en bokning (i GoBright , mobilappen och rumsvisningen).

Ta bort bokning tillåten för:
Denna inställning används för att ange vem som kan ta bort en bokning (i portalen, appen och rumsvisningen).

Det räcker inte att bara ha rollen Booking Manager eller Administrator. Dessa alternativ måste också vara aktiverade i inställningarna för att användare med dessa roller ska kunna hantera andra användares rumsbokningar.

Bokningsläge:
Denna inställning avgör om rummet kan bokas eller om det är ett icke-bokningsbart rum. Icke-bokningsbart innebär att rummet inte kan bokas i GoBright , mobilappen, rumsdisplayen, Interact eller Map Viewer, och statusen beror på sensorns beläggningsdetektering.

Om du väljer läget Bokningsbart öppnas ett annat avsnitt i rumsprofilen om godkännanden och bufferttid.

Bokningen behöver godkännas:
Du kan hantera bokningsgodkännanden i din GoBright eller i ditt externa system. Ange e-postadressen till den som godkänner och de kommer att få ett e-postmeddelande när det finns en rumsbokning som väntar på begäran.

Viktigt: Bokningsgodkännanden i GoBright fungerar endast när beteendet för din resursbrevlåda är inställt på AutoAccept. För mer information om hur du konfigurerar beteendet för din resursbrevlåda i Azure AD/Exchange, se den här artikeln.

Bufferttid:

När funktionen Approval är aktiverad blir alternativet Buffer time tillgängligt så att du kan ställa in en bufferttid. Den här tiden ger dig tid att förbereda rummet för nästa möte, t.ex. städa upp efter catering eller sätta upp rummets flyttbara väggar.

Visa som nästan upptaget när beläggning detekteras:
Med beläggningssensorer för rum kan du aktivera detta fält för att visa om ett rum är nästan upptaget när beläggning detekteras.

Aktivera automatiskt Microsoft Teams-möte
När funktionen är aktiverad lägger den automatiskt till en Microsoft Teams-länk när en bokning skapas med GoBright Portal, GoBright mobilapp, via en rumspanel eller kartvisare.
Länken är klickbar vilket gör det möjligt för användare att öppna Teams-mötet direkt från GoBright Portal eller GoBright .

Typer av möten

Den här funktionen i GoBright gör det möjligt att tilldela färgkodade mötestyper. Denna visuella förbättring gör det möjligt för användarna att snabbt se vilken typ av möte som är inbokat. Användare kan också enkelt filtrera och skilja på möten efter typ i både Mina bokningar och Alla bokningar.

Genom att tilldela en mötestyp blir tidslinjevyn mer organiserad och visuellt tydlig, medan listan med godkännanden blir enklare att hantera, vilket gör godkännandeprocessen mer effektiv.

Skapa en lista med flera olika mötestyper och tilldela dem till en profil med hjälp av rullgardinsmenyn. När de har konfigurerats kommer användarna att kunna välja dessa mötestyper när de skapar en rumsbokning i Dashboard. Det här fältet kan vara valfritt eller obligatoriskt om du markerar rutan för "Gör mötestyper obligatoriska".

Bekräftelse och registrering av utebliven närvaro

Detektering av "No-show":

Om du vill konfigurera ett bekräftelsefönster för incheckning för dina användare måste du först aktivera funktionen No-show Detection. När funktionen har aktiverats visas två fält där du kan definiera incheckningsfönstret med hjälp av tid i minuter:

• Bekräftelsefönster före bokningsstart

• Bekräftelsefönster efter bokningsstart

Om en bokning till exempel börjar kl. 09.00 och du ställer in bekräftelsefönstret till 15 minuter före och 15 minuter efter starttiden, måste användarna checka in mellan kl. 08.45 och 09.15. I det här fallet är det totala incheckningsfönstret 30 minuter.

För att spara dina incheckningsinställningar måste du välja minst en metod för bokningsbekräftelse från de tillgängliga alternativen nedan.

• Bokningsbekräftelse på display, GoBright Connect eller NFC/QR-sticker
  Med det här alternativet kan du bekräfta din bokning på rumsdisplayen, Interact eller med NFC/QR-kod.
• Bokningsbekräftelse via sensor
  Din rumssensor kan bekräfta bokningen genom att detektera beläggning. Tänk på att rumssensorn inte kan detektera specifika användare. Varje upptäckt beläggning kan bekräfta din rumsbokning.
• Bokningsbekräftelse via portal eller app
  I de fall där du inte kan bekräfta din bokning på rumsdisplayen eller med din rumssensor kan du låta dina användare bekräfta sina rumsbokningar i GoBright eller vår GoBright .

Om en bokning inte bekräftas inom det angivna incheckningsfönstret avbokas den automatiskt och rummet blir tillgängligt för andra att boka. Detta bidrar till att förbättra rumsutnyttjandet och säkerställer att oanvända utrymmen inte förblir blockerade.

Upptäckta no-shows loggas och kan granskas i GoBright Analytics-sektion, vilket ger dig värdefull insikt i rumsanvändning och närvarobeteende.

Du har nu möjlighet att skicka ett e-postmeddelande till arrangören om de inte checkar in i tid och deras bokning automatiskt avbokas. Aktivera det här alternativet, som ligger direkt under inställningen No-show detection.

Yrkesdetektering

Detta alternativ är endast tillgängligt när sensorer är aktiverade. Dessa inställningar påverkar beläggningstillståndet och bokningen beroende på vad som har konfigurerats.

• "Förbliupptagen i ... minuter efter att användaren har lämnatrummet"
  Denna inställning förlänger upptagningen även efter att sensorn har slutat registrera rörelse. Det kan vara särskilt användbart om rummet inte är bokningsbart eftersom människor tenderar att snabbt lämna rummet ett par minuter under en paus eller andra aktiviteter.
• "Förläng med ... fler minuter när användaren har lämnat och det finns en bokning eller en incheckning"
  Denna inställning förlänger beläggningen med ett antal minuter om användaren har bokat eller checkat in. Detta ger möjlighet att belöna användare som har bokat (bokningsbar situation) eller checkat in (ej bokningsbar med Connect ), eftersom de kommer att få mindre strikt automatisk förkortning av bokningen/ incheckningen.
• "Förkorta bokningen automatiskt baserat på beläggningssensor
  När den upptäckta beläggningen upphör medan bokningen fortfarande gäller kan denna inställning avsluta bokningen i förtid, vilket gör rummet/skrivbordet tillgängligt för andra.
  

Inställningar Connect

Inom profilen är det möjligt att konfigurera specifika inställningar för Connect. Om du använder Interact kopplat till ett rum gäller dessa inställningar även för Interact-enheten.

Alternativet är aktiverat som standard, men om du avaktiverar "Använd standardinställningar för Smart Unit" visas vilka alternativ som kan konfigureras:

• Ljusstyrkan/intensitetsnivån kan justeras för både Connect och Glow
• Tiden i sekunder för när sensorn detekterar ockupation/icke-ockupation
• RFID/NFC-läge, som kan vara läsning och/eller emulering

Autentisering (på displayen och i kartvisaren)

Medan rumsvisningen är konfigurerad för att visa status för ett enskilt rum, visar kartvisaren en översikt över alla tillgängliga rum som kan bokas. Beroende på vilka inställningar som är aktiverade kan användarna boka rummen på flera olika sätt:

• Anonym: Alla kan boka rummet, och bokningen markeras som "anonym" eftersom arrangören inte är känd.
• Pin-kod: Endast användare som har en PIN-kod kan boka rum. Pin-koden kan konfigureras i användarens detaljer.
• NFC: Endast användare som har ett NFC-kort kan boka rum. Det här alternativet är endast tillgängligt om NFC-stödet är aktiverat i de allmänna inställningarna. Hårdvaran bör vara utrustad med NFC-läsare.

Snabba bokningsförslag

På rumsdisplayen, kartvisaren, GoBright eller mobilappen används dessa snabba bokningsförslag för att ge alternativ för ad hoc-bokning och för att förlänga en bokning. Det finns två typer av snabba bokningsförslag:

• Varaktighet: ett antal timmar/minuter, t.ex. 10 minuter eller 1 timme.
• Fast tid: en tid på dagen, t.ex. 17:30, så att du enkelt kan boka ett rum för hela arbetsdagen.

När Quick Booking-förslag har ställts in klickar du bara på ett rum på kartan för att se dessa alternativ visas som gröna knappar.

Öppettider

Öppettiderna definierar rummets ordinarie öppettider. Detta används för att söka efter tillgängliga rum(standard endast inom öppettiderna). Det kan också användas som en standardinställning för rumsdisplayerna för att växla till "nattläge".