Integration af Google Workspace (tidligere G Suite)

For at opsætte Google Workspace-integrationen skal man have en "servicekonto", f.eks. gobright

Denne servicekonto er nødvendig for synkronisering og vil blive brugt til at administrere reservationer i kalendere og til anonyme bookinger. Servicekontoen er en almindelig konto, men bør ikke være en personlig konto, men en dedikeret konto kun til forbindelsen med GoBright.

Følg disse trin for at oprette en servicekonto:

• Gå til Google Workspace-administratorens konsol: https://admin.google.com
• Log ind med din virksomheds Google Workspace-administratorkonto
• Der er to måder at tilføje en ny bruger på:
  1. Til venstre kan du åbne 'Katalog' > 'Brugere' > 'Tilføj ny bruger'
  2. På din startskærm kan du tilføje en ny bruger ved at klikke på knappen 'Tilføj bruger'.

• Udfyld oplysningerne om servicekontoen, f.eks:
  • Fornavn: GoBright
  • Efternavn: Booking
  • Primær e-mailadresse: gobright
  • Klik på "Administrer brugerens adgangskode, organisationsenhed og profilbillede". Indstil en permanent adgangskode ved at fjerne markeringen af 'Bed brugeren om at ændre sin adgangskode, når de logger ind'. *Bemærk: Du får brug for adgangskoden senere.
  • Vælg 'Tilføj ny bruger'

Aktivér API-adgang i Google Workspace

GoBright kommunikerer med Google Workspace via Googles API'er. Derfor skal du aktivere 'API-adgang' i din Google Workspace-administrator.

Følg disse trin for at aktivere API-adgang:

• Gå til Google Workspace-administratorens konsol: https://admin.google.com
• Log ind med din virksomheds Google Workspace-administratorkonto
• Åbn 'Sikkerhed' på venstre navigationslinje (1)
• Vælg 'Adgangs- og datakontrol (2)
• Åbne API-kontroller (2)
• Åbn derefter 'Administrer adgang til tredjepartsapps'

• Konfigurer en ny app, og vælg Oauth App Name eller Client ID
  
• Søg efter 'GoBright', og vælg vores logo, når det dukker op.
  
• Markér alle afkrydsningsfelter, tryk på næste, vælg Trusted, og tryk til sidst på Configure.
  

Rumkalendere, eller "kalenderressourcer" i Google Workspace-termer, er særlige typer kalendere, der er beregnet til delte ressourcer som rum.

Hvis du allerede har oprettet rumkalenderne, kan du gå videre til næste trin.

Følg disse trin for at gå til ressourcestyring i Google Workspace:

• Gå til Google Workspace-administratorens konsol: https://admin.google.com
• Log ind med din virksomheds Google Workspace-administratorkonto

• Åbn 'Katalog' på den venstre navigationslinje
• Klik på 'Bygninger og ressourcer'
• Åbn derefter 'Administrer ressourcer'
• Her kan du tilføje dine lokaler som nye ressourcer. Vælg 'tilføj ny ressource':
  
• Udfyld detaljerne om rummet:
  
• Klik på 'Tilføj ressource'

Konfigurer rumkalenderne i Google Workspace/Kalender

Rumkalenderne skal konfigureres korrekt, ellers har GoBright måske ikke ordentlig adgang og kan ikke udføre alle handlinger, som f.eks. at indsætte en reservation eller stoppe en reservation.

I de følgende trin vil du give servicekontoen adgang til kalenderen og konfigurere kalenderen til automatisk at acceptere møder.

Udfør også disse trin for allerede eksisterende rumkalendere!

*Note: Standardrollen "Superadministrator" i Google har kun visningstilladelser til kalenderne. For at kunne ændre kalenderindstillingerne for ressourcerne skal du have en brugerdefineret administratorrolle, som indeholder tilladelsen til at administrere indstillingerne i kalenderne. *Ændringer foretaget i administratorpanelet kan tage op til 24 timer at udbrede og træde i kraft.

Følg disse trin for at gå til kalenderne i Google Workspace/Kalender:

• Gå til Google Kalender via https://calendar.google.com
• Log ind med din virksomheds Google Workspace-administratorkonto, som har tilladelse til at foretage ændringer i kalenderne.
• Tjek, at du virkelig er logget ind med din virksomheds Google Workspace-administratorkonto i øverste højre hjørne, hvor du kan se den aktive bruger.

Følg derefter disse trin for hver rumkalender, du vil linke til GoBright:

• Først skal du tilføje rumkalenderen til 'mine kalendere', ellers kan du ikke konfigurere kalenderens indstillinger.
  Vælg '+'-ikonet til venstre for kalendervisningen, vælg derefter 'Gennemse ressourcer', og vælg lokalekalender(e):
  
  
• Vælg derefter rumkalenderen til venstre for at gå til dens indstillinger:
  
• Gå til 'Accepter invitationer automatisk', og indstil dette til: 'Accepter automatisk invitationer, der ikke er i konflikt':
  
• Del kalenderen med servicekontoen:
  • Gå til 'Del med bestemte personer'
  • Klik på 'Tilføj personer'
    
  • Vælg din Servicekonto (f gobrighteks. [email protected]) og sæt tilladelsen til 'Foretag ændringer og administrer deling'.
    
• Gentag disse trin for alle dine rumkalendere.

• Log ind på GoBright med din managerkonto, og gå til Admin center > Integrationer.
• Opret en ny integration, og tryk på knappen Link med G Suite

• Log ind med den servicekonto , der er blevet oprettet
• Giv tilladelserne til GoBright , og tryk på bekræft.
• Når det er gjort korrekt, vises en grøn tekst, der siger, at servicekontoen er blevet forbundet og godkendt.
• Tryk på Gem for at afslutte integrationen

Nu, hvor integrationen er færdig, er det tid til at tilføje rummene.

Du skal tilføje dine brugere til GoBright . Det kan gøres manuelt eller via en CSV-fil.

Tilføj eller rediger brugere manuelt i systemet

Log ind på GoBright med din managerkonto, og vælg Indstillinger > Brugere.

Tilføj nu en bruger med '+'-knappen, eller vælg en eksisterende, som du vil redigere.

Brugerkonfiguration

Hver bruger kan aktiveres/deaktiveres og har et navn, som vises i GoBright.

E-mailadressen bruges som brugernavn til at logge ind.

Eventuelt bruges mobiltelefonnummeret til at sende SMS-beskeder, hvilket er valgfrit i det digitale modtagelsesmodul.

Brugeren kan eventuelt være integreret, hvilket betyder, at integrationen vil blive brugt til at godkende.
Hvis brugeren ikke er en integreret bruger, skal der angives en adgangskode.

Eventuelt kan pinkoden konfigureres, hvis brugerne ikke administrerer deres egen pinkode.
Indstillingen 'brugere administrerer deres egen pinkode' definerer, hvor mange detaljer der er synlige, se venligst degenerelle indstillinger på .

NFC-identifikationen kan eventuelt konfigureres. Derfor skal NFC-understøttelse aktiveres i degenerelle indstillinger på . Dette vil aktivere NFC-indstillingerne og aktivere feltet NFC-identifikation, når du redigerer en bruger. NFC-identifikationen skal indeholde det unikke ID for NFC-kortet i HEX-format: XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX .

Importer brugere ved hjælp af en CSV-fil

Det er muligt at importere en liste over brugere ved at oprette en *.csv-fil og uploade den til GoBright . I Admin Center > Users skal du trykke på knappen Browse. Vælg den *.csv-fil, der skal importeres, og tryk på 'Import'-knappen.

Forbered *.csv-filen ved hjælp af den skabelon, der findes på her.

Følgende oplysninger kan også importeres:

E-mailadresse
Navn
Telefon Mobil
Pinkode
Brugernavn til autentificering
Aktiv
UniqueImportID
DefaultCostCenterIdOrName
NFCId

Bemærk, at filen skal gemmes i CSV-format, hvis Excel bruges til at importere filen i stedet for at åbne den.