Google Workspace (tidligere G Suite)-integrasjon

For å konfigurere Google Workspace-integrasjonen kreves det for eksempel en «tjenestekonto» gobright @dittdomene.com.

Denne tjenestekontoen er nødvendig for synkronisering og vil bli brukt til å administrere bestillinger i kalendere og for anonyme bestillinger. Tjenestekontoen er en vanlig konto, men skal ikke være en personlig konto, men en dedikert konto kun for tilkobling med GoBright .

Følg disse trinnene for å opprette en tjenestekonto:

• Gå til administrasjonskonsollen for Google Workspace: https://admin.google.com
• Logg på med bedriftens Google Workspace-administratorkonto
• Det er to måter å legge til en ny bruker på:
  1. Til venstre kan du åpne 'Katalog' > 'Brukere' > 'Legg til ny bruker'
  2. På startskjermen kan du legge til en ny bruker ved å klikke på 'Legg til bruker'-knappen

• Fyll ut tjenestekontodetaljer, for eksempel:
  • Fornavn: GoBright
  • Etternavn: Bestilling
  • Primær e-postadresse: gobright
  • Klikk på «Administrer brukerens passord, organisasjonsenhet og profilbilde». Angi et permanent passord ved å fjerne merket for «Be brukeren om å endre passordet sitt når de logger på». *Merk: du trenger passordet senere.
  • Velg "Legg til ny bruker"

Aktiver API-tilgang i Google Workspace

GoBright kommuniserer med Google Workspace via Google API-ene. Derfor må du aktivere «API-tilgang» i Google Workspace-administratoren din.

Følg disse trinnene for å aktivere API-tilgang:

• Gå til administrasjonskonsollen for Google Workspace: https://admin.google.com
• Logg på med bedriftens Google Workspace-administratorkonto
• Åpne "Sikkerhet" på venstre navigasjonslinje (1)
• Velg «Tilgang og datakontroll (2)
• Åpne API-kontroller (2)
• Åpne deretter "Administrer tredjeparts apptilgang"

• Klikk på Konfigurer ny app
  
• Søk etter ' GoBright ' og velg logoen vår når den dukker opp
  
• Klikk på Fortsett i neste trinn
  
• På neste skjermbilde velger du Klarert, som GoBright må angis som en klarert app, og den trenger følgende tillatelser for å fungere ordentlig. Klikk deretter på Fortsett.

• Til slutt kan du se gjennom konfigurasjonen din og klikke på Fortsett.

Romkalendere, eller "kalenderressurs" i Google Workspace-termer, er spesielle typer kalendere ment for delte ressurser som rom.

Hvis du allerede har opprettet romkalenderne, kan du gå videre til neste trinn.

Følg disse trinnene for å gå til ressursadministrasjonen i Google Workspace:

• Gå til administrasjonskonsollen for Google Workspace: https://admin.google.com
• Logg på med bedriftens Google Workspace-administratorkonto

• Åpne 'Katalog' på venstre navigasjonslinje
• Klikk på 'Bygninger og ressurser'
• Åpne deretter "Administrer ressurser"
• Her kan du legge til rommene dine som nye ressurser. Velg "legg til ny ressurs":
  
• Fyll ut detaljene i rommet:
  
• Klikk "Legg til ressurs"

Konfigurer romkalenderne i Google Workspace / Kalender

Romkalenderne må konfigureres riktig, ellers GoBright har kanskje ikke riktig tilgang, og vil ikke være i stand til å utføre alle handlingene, som for eksempel å sette inn en reservasjon eller stoppe en reservasjon.

I de følgende trinnene vil du gi tjenestekontoen tilgang til kalenderen og konfigurere kalenderen til automatisk å godta møter.

Utfør også disse trinnene for allerede eksisterende romkalendere!

*Note: Standard "Super Admin"-rolle i Google har bare visningstillatelser for kalenderne. For å kunne endre kalenderinnstillinger for ressursene, trenger du en egendefinert administratorrolle som vil inneholde tillatelsen til å administrere innstillinger i kalenderne. *Endringer som gjøres i administrasjonskonsollen kan ta opptil 24 timer før de sprer seg og blir effektive.

Følg disse trinnene for å gå til kalenderne i Google Workspace / Kalender:

• Gå til Google Kalender via https://calendar.google.com
• Logg på med bedriftens Google Workspace-administratorkonto som har tillatelser til å gjøre endringer i kalenderne
• Kontroller at du virkelig er pålogget med Google Workspace-administratorkontoen din i øverste høyre hjørne, hvor du kan se den aktive brukeren.

Følg deretter disse trinnene for hver romkalender du vil koble til GoBright :

• Først må du legge romkalenderen til "mine kalendere", ellers kan du ikke konfigurere innstillingene for kalenderen.
  Velg "+"-ikonet til venstre fra kalendervisningen, velg deretter "Bla gjennom ressurser" og velg romkalenderen(e):
  
  
• Velg deretter romkalenderen til venstre for å gå til innstillingene:
  
• Gå til 'Godta invitasjoner automatisk' sett dette til: 'Godta invitasjoner som ikke er i konflikt automatisk':
  
• Del kalenderen med tjenestekontoen:
  • Gå til "Del med bestemte personer"
  • Klikk "Legg til personer"
    
  • Velg din tjenestekonto (f.eks gobright @dittdomene.com) og angi tillatelsen til "Gjør endringer og administrer deling".
    
• Gjenta disse trinnene for alle romkalenderene dine.

• Logg inn på GoBright portalen med managerkontoen din og gå til Administrasjonssenteret > Integrasjoner .
• Opprett en ny integrasjon og trykk på Link with G Suite -knappen

• Logg på med tjenestekontoen som er opprettet
• Gi tillatelsene til GoBright og trykk bekreft
• Når det er gjort riktig vil det vise en grønn tekst som sier at tjenestekontoen har blitt koblet og autentisert
• Trykk Lagre for å fullføre integrasjonen

Nå som integrasjonen er fullført er det på tide å legge til rommene

Du må legge til brukerne dine i GoBright portal. Dette kan gjøres manuelt eller via en CSV-fil.

Legg til eller rediger brukere manuelt i systemet

Logg inn på GoBright portalen med managerkontoen din og velg Innstillinger > Brukere .

Legg nå til en bruker med «+»-knappen, eller velg en eksisterende bruker for å redigere.

Brukerkonfigurasjon

Hver bruker kan aktiveres/deaktiveres og har et navn som skal vises i GoBright .

E-postadressen brukes som brukernavn for å logge inn.

Eventuelt brukes mobiltelefonnummeret til å sende SMS-varsler, som er valgfritt i den digitale mottaksmodulen.

Alternativt kan brukeren integreres, noe som betyr at integrasjonen vil bli brukt til å autentisere.
Hvis brukeren ikke er en integrert bruker, bør et passord angis.

Valgfritt kan PIN-koden konfigureres hvis brukerne ikke administrerer sin egen PIN-kode.
Innstillingen «Brukere administrerer sin egen PIN-kode» definerer hvor mange detaljer som er synlige. Se de generelle innstillingene .

NFC-identifikasjonen kan eventuelt konfigureres. Derfor bør NFC-støtte aktiveres i de generelle innstillingene . Dette vil aktivere NFC-alternativene og aktivere NFC-identifikasjonsfeltet når du redigerer en bruker. NFC-identifikasjonen bør inneholde den unike ID-en til NFC-kortet, i heksadesimalt format: XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX.

Importer brukere ved hjelp av en CSV-fil

Det er mulig å importere en liste over brukere ved å lage en *.csv-fil og laste den opp til GoBright portal. I Administrasjonssenter > Brukere trykker du på Bla gjennom-knappen. Velg *.csv-filen som skal importeres og trykk på 'Importer'-knappen.

Klargjør *.csv-filen ved å bruke malen som er gitt her .

Følgende informasjon kan også importeres:

E-postadresse
Navn
Telefon Mobil
Postkode
Autentiseringsbrukernavn
Aktiv
Unik import-ID
Standardkoststeds-ID eller navn
NFCId

Merk at filen må lagres i CSV-format hvis Excel brukes til å importere filen i stedet for å åpne den.