Integration med Google Workspace (tidigare G Suite)

För att konfigurera Google Workspace-integrationen behövs ett "servicekonto", till exempel gobright

Detta servicekonto behövs för synkronisering och kommer att användas för att hantera reservationer i kalendrarna och för anonyma bokningar. Servicekontot är ett vanligt konto, men ska inte vara ett personligt konto, utan ett dedikerat konto bara för anslutningen till GoBright.

Följ dessa steg för att skapa ett servicekonto:

• Gå till adminkonsolen för Google Workspace: https://admin.google.com
• Logga in med ditt företags Google Workspace-administratörskonto
• Det finns två sätt att lägga till en ny användare:
  1. Till vänster kan du öppna "Directory" > "Users" > "Add new user" (Lägg till ny användare)
  2. På din startskärm kan du lägga till en ny användare genom att klicka på knappen "Lägg till användare".

• Fyll i kontouppgifterna för tjänsten, t.ex:
  • Förnamn: GoBright
  • Efternamn: Booking
  • Primär e-postadress: gobright
  • Klicka på "Hantera användarens lösenord, organisationsenhet och profilfoto". Ange ett permanent lösenord genom att avmarkera "Be användaren att ändra sitt lösenord när de loggar in". *Observera: du kommer att behöva lösenordet senare.
  • Välj "Lägg till ny användare

Aktivera API-åtkomst i Google Workspace

GoBright kommunicerar med Google Workspace via Googles API:er. Därför måste du aktivera "API-åtkomst" i din Google Workspace-administratör.

Följ dessa steg för att aktivera API-åtkomst:

• Gå till adminkonsolen för Google Workspace: https://admin.google.com
• Logga in med ditt företags Google Workspace-administratörskonto
• Öppna "Säkerhet" i det vänstra navigeringsfältet (1)
• Välj "Åtkomst och datakontroll" (2)
• Öppna API-kontroller (2)
• Öppna sedan "Hantera appåtkomst från tredje part

• Konfigurera en ny app och välj Oauth App Name eller Client ID
  
• Sök efter "GoBright" och välj vår logotyp när den dyker upp
  
• Markera alla kryssrutor, tryck på nästa, välj Trusted och tryck slutligen på "Configure
  

Rumskalendrar, eller "kalenderresurser" i Google Workspace-termer, är speciella typer av kalendrar som är avsedda för delade resurser som rum.

Om du redan har skapat rumskalendrarna kan du gå vidare till nästa steg.

Följ dessa steg för att gå till resurshanteringen i Google Workspace:

• Gå till adminkonsolen för Google Workspace: https://admin.google.com
• Logga in med ditt företags Google Workspace-administratörskonto

• Öppna "Directory" i det vänstra navigeringsfältet
• Klicka på "Byggnader och resurser
• Öppna sedan "Hantera resurser
• Här kan du lägga till dina rum som nya resurser. Välj "Lägg till ny resurs":
  
• Fyll i detaljerna för rummet:
  
• Klicka på "Lägg till resurs

Konfigurera rumskalendrarna i Google Workspace / Kalender

Rumskalendrarna måste konfigureras korrekt, annars kanske GoBright inte har rätt åtkomst och kommer inte att kunna utföra alla åtgärder, som till exempel att infoga en bokning eller stoppa en bokning.

I följande steg kommer du att ge servicekontot åtkomst till kalendern och konfigurera kalendern så att den automatiskt accepterar möten.

Vänligen utför dessa steg även för redan befintliga rumskalendrar!

*Note: Standardrollen "Super Admin" i Google har endast visningsbehörighet för kalendrarna. För att kunna ändra kalenderinställningar för resurserna behöver du en anpassad administratörsroll som innehåller behörigheten att hantera inställningar i kalendrarna. *Ändringar som görs i Admin Console kan ta upp till 24 timmar innan de sprids och träder i kraft.

Följ dessa steg för att gå till kalendrarna i Google Workspace / Kalender:

• Gå till Google Kalender via https://calendar.google.com
• Logga in med ditt företags Google Workspace-administratörskonto som har behörighet att göra ändringar i kalendrarna
• Kontrollera att du verkligen är inloggad med ditt företags Google Workspace-administratörskonto i det övre högra hörnet, där du kan se den aktiva användaren.

Följ sedan dessa steg för varje rumskalender som du vill länka till GoBright:

• Först måste du lägga till rumskalendern i "Mina kalendrar", annars kan du inte konfigurera kalenderns inställningar.
  Välj ikonen "+" till vänster från kalendervyn, välj sedan "Browse resources" och välj rumskalendern/rumskalendern:
  
  
• Välj sedan rumskalendern till vänster för att gå till dess inställningar:
  
• Gå till "Acceptera inbjudningar automatiskt" Ställ in detta till: "Acceptera automatiskt inbjudningar som inte strider mot varandra":
  
• Dela kalendern med servicekontot:
  • Gå till "Dela med specifika personer
  • Klicka på "Lägg till personer
    
  • Välj din Servicekonto (t. gobright [email protected]) och ställ in behörigheten till "Gör förändringar och hantera delning.
    
• Upprepa dessa steg för alla dina rumskalendrar.

• Logga in på GoBright med ditt managerkonto och gå till Admin center > Integrationer.
• Skapa en ny integration och tryck på knappen Link with G Suite

• Logga in med det servicekonto som har skapats
• Ge behörigheterna till GoBright och tryck på bekräfta
• När detta har gjorts korrekt visas en grön text som anger att servicekontot har länkats och autentiserats.
• Tryck på Save för att slutföra integrationen

Nu när integrationen har slutförts är det dags att lägga till rummen

Du kommer att behöva lägga till dina användare i GoBright . Detta kan göras manuellt eller via en CSV-fil.

Lägga till eller redigera användare manuellt i systemet

Logga in på GoBright med ditt managerkonto och välj Inställningar > Användare.

Lägg nu till en användare med "+"-knappen eller välj en befintlig användare för att redigera den.

Konfiguration av användare

Varje användare kan aktiveras/inaktiveras och har ett namn som ska visas i GoBright.

E-postadressen används som användarnamn för att logga in.

Eventuellt kan mobiltelefonnumret användas för att skicka SMS-meddelanden, vilket är valfritt i den digitala mottagningsmodulen.

Eventuellt kan användaren vara integrerad, vilket innebär att integrationen kommer att användas för att autentisera.
Om användaren inte är en integrerad användare ska ett lösenord anges.

Alternativt kan pinkoden konfigureras om användarna inte hanterar sin egen pinkod.
Inställningen "användarna hanterar sin egen pinkod" definierar hur många detaljer som är synliga, se deallmänna inställningarna för .

NFC-identifieringen kan konfigureras som tillval. Därför bör NFC-stöd aktiveras i deallmänna inställningarna på . Då aktiveras NFC-alternativen och fältet NFC-identifiering aktiveras när du redigerar en användare. NFC-identifieringen ska innehålla NFC-kortets unika ID i HEX-format: XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX .

Importera användare med hjälp av en CSV-fil

Det är möjligt att importera en lista med användare genom att skapa en *.csv-fil och ladda upp den till GoBright . Inom Admin Center > Användare tryck på knappen Bläddra. Välj den *.csv-fil som ska importeras och tryck på "Import"-knappen.

Förbered *.csv-filen med hjälp av den mall som tillhandahålls här.

Följande information kan också importeras:

E-postadress
Namn
Telefon Mobil
Pin-kod
Autentiseringsanvändarnamn
Aktiv
UniqueImportID
DefaultCostCenterIdOrName
NFCId

Observera att filen måste sparas i CSV-format om Excel används för att importera filen i stället för att öppna den.