El teletrabajo híbrido ha cambiado nuestra forma de concebir el espacio de oficina y de utilizarlo. Atrás quedaron los días en los que los puestos de trabajo estaban asignados, las salas de reuniones estaban siempre ocupadas y la ocupación era constante. Hoy en día, las oficinas son dinámicas, impredecibles y, a menudo, están infrautilizadas. Pero, ¿en qué medida están infrautilizadas exactamente? ¿Y qué se debe hacer cuando la ocupación disminuye?
¿Qué es la ocupación de las oficinas y por qué es más importante que nunca?
La ocupación de la oficina se refiere a la proporción del espacio de oficina que se utiliza realmente; normalmente se mide como el porcentaje de escritorios o salas disponibles que están ocupados en un momento dado. Normalmente se calcula dividiendo el número de espacios de trabajo ocupados entre el total disponible y multiplicando el resultado por 100. Por ejemplo, si se están utilizando 60 de cada 100 puestos de trabajo, la tasa de ocupación es del 60 %.
Antes de 2020, la ocupación de las oficinas en la mayoría de los entornos empresariales oscilaba entre el 60 % y el 80 %, dependiendo del día. Tras la pandemia, esa cifra ha descendido considerablemente. Muchas oficinas del Reino Unido funcionan ahora con una ocupación media del 30-50 %, con picos los martes y jueves y espacios casi vacíos los lunes y viernes.
Este cambio no se reduce solo a las cifras. Afecta a la forma de planificar el espacio, asignar presupuestos y apoyar a los equipos. Las oficinas infrautilizadas suponen un desperdicio de recursos, pero también oportunidades perdidas para adaptar el lugar de trabajo a la forma en que la gente trabaja realmente hoy en día.
Tendencias en la ocupación de oficinas en el Reino Unido para 2025
Estudios recientes muestran que la ocupación de las oficinas en el Reino Unido sigue estando muy lejos de los niveles previos a la pandemia. Según la Encuesta sobre la percepción de los ocupantes de oficinas en el Reino Unido de CBRE de 2024, la ocupación media se sitúa actualmente entre el 45 % y el 55 %. Las oficinas suelen estar más concurridas los martes y miércoles, llegando algunas a alcanzar hasta el 80 % de su capacidad, mientras que los viernes siguen siendo sistemáticamente tranquilos, a menudo con una ocupación inferior al 20 %.
Datos adicionales del Índice Leesman confirman que estas fluctuaciones son especialmente evidentes en sectores como el tecnológico y el de los servicios profesionales, donde el trabajo híbrido está más arraigado. Los sectores financiero y jurídico tienden a presentar una presencia física ligeramente superior, pero el repunte a mitad de semana es visible en todos los sectores.
En GoBright, observamos patrones de uso similares entre nuestra base de clientes. Los espacios, ya sean sobreutilizados o con espacio limitado, rara vez alcanzan su capacidad máxima de ocupación. En cambio, la ocupación fluctúa en oleadas en función de las necesidades de colaboración, la presencia de los directivos o la cultura interna. Comprender estos ritmos es esencial para una planificación más eficaz del espacio.
Cómo hacer frente a una baja ocupación de las oficinas
Una baja tasa de ocupación no es solo un problema de las instalaciones, sino un reto estratégico. ¿La buena noticia? También ofrece oportunidades para replantearse y rediseñar el funcionamiento de tu espacio.
GoBrightEmpieza por recopilar datos sobre la ocupación. ¿Con qué frecuencia se reservan los puestos de trabajo y luego se quedan vacíos? ¿Qué salas se utilizan en exceso o se infrautilizan? Con herramientas inteligentes para el lugar de trabajo —como el escritorio y reserva de salasde [email protected] —, puedes detectar tendencias y actuar en consecuencia., los sensores de ocupación y los paneles de análisis—, puedes detectar tendencias y actuar en consecuencia.
Responder de forma eficaz significa adaptar el espacio al comportamiento real. Las oficinas pueden agruparse en función de su uso o rediseñarse para favorecer una interacción más informal y el trabajo que requiere concentración. Los recordatorios de reserva y las herramientas visuales ayudan a distribuir la ocupación de forma más uniforme a lo largo de la semana. Y, en algunos casos, es posible reducir la superficie total sin comprometer la disponibilidad ni la experiencia.
Las ventajas de una estrategia de lugar de trabajo inteligente
Las organizaciones que aprovechan los datos de ocupación consiguen algo más que la eficiencia en el uso del espacio. La reducción de los costes inmobiliarios es una ventaja evidente, pero hay mucho más en juego. Cuando el espacio se adapta mejor al uso real, los empleados experimentan menos frustraciones y disfrutan de mayor autonomía. La colaboración mejora, porque las personas saben quién está presente y dónde pueden encontrarse unas a otras. La dirección gana en visibilidad, lo que permite que las decisiones se basen en el comportamiento real, y no en corazonadas o suposiciones obsoletas. Y a medida que tu organización crece o evoluciona, el uso ágil del espacio hace que la adaptación sea más sencilla y menos disruptiva.
En definitiva, una gestión inteligente de la ocupación convierte tu lugar de trabajo en un activo vivo, que se adapta a las personas y no al revés.
Reflexión final
La ocupación de las oficinas ya no es solo una cifra: es un reflejo de la relevancia de tu lugar de trabajo. En un mundo híbrido, las oficinas más inteligentes son aquellas que aprenden, se adaptan y evolucionan. Y todo empieza por saber cómo se utiliza tu espacio.
¿Quieres saber cómo utilizar los datos de ocupación para rediseñar tu oficina? Echa un vistazo a este artículo sobre el diseño de oficinas basado en datos.
