Hybridarbete har förändrat vårt sätt att se på kontorsutrymmen – och hur vi använder dem. Det är länge sedan man tilldelade fasta skrivbord, mötesrummen var fullbokade och beläggningen var konstant. Idag är kontoren dynamiska, oförutsägbara och ofta underutnyttjade. Men hur underutnyttjade är de egentligen? Och vad ska man göra när beläggningen sjunker?
Vad är kontorsbeläggning och varför är det viktigare än någonsin?
Kontorsutnyttjandegraden avser hur stor del av kontorsytan som faktiskt används – vanligtvis mätt som en procentandel av de tillgängliga skrivborden eller rummen som är upptagna vid en given tidpunkt. Den beräknas vanligtvis genom att dividera antalet upptagna arbetsplatser med det totala antalet tillgängliga och sedan multiplicera med 100. Om till exempel 60 av 100 skrivbord är i bruk är utnyttjandegraden 60 %.
Före 2020 låg kontorsbeläggningen i de flesta företagsmiljöer mellan 60 % och 80 %, beroende på vilken dag det var. Efter pandemin har den siffran sjunkit avsevärt. Många kontor i Storbritannien har nu en genomsnittlig beläggning på 30–50 %, med toppar på tisdagar och torsdagar och nästan tomma lokaler på måndagar och fredagar.
Denna förändring handlar inte bara om siffror. Den påverkar hur ni planerar utrymmen, fördelar budgetar och stöder teamen. Kontor som inte utnyttjas fullt ut innebär slöseri med resurser – men också förlorade möjligheter att anpassa arbetsplatsen till hur människor faktiskt arbetar idag.
Trender för kontorsutnyttjandet i Storbritannien år 2025
Nya studier visar att kontorsbeläggningen i Storbritannien fortfarande ligger långt under nivåerna före pandemin. Enligt CBRE:s undersökning av kontorsanvändarnas stämningsläge i Storbritannien 2024ligger den genomsnittliga beläggningen för närvarande mellan 45 % och 55 %. Kontoren brukar vara som mest välbesökta på tisdagar och onsdagar, då vissa når upp till 80 % av sin kapacitet, medan fredagar genomgående är lugna, ofta med en beläggning på mindre än 20 %.
Ytterligare uppgifter från Leesman-indexet bekräftar att dessa fluktuationer är särskilt tydliga inom sektorer som teknik och professionella tjänster, där hybridarbete är mer djupt rotat. Finans- och juridiksektorerna tenderar att uppvisa en något högre fysisk närvaro, men toppen mitt i veckan är synlig i alla branscher.
Hos GoBright ser vi liknande användningsmönster hos våra kunder. Utrymmen som är överutnyttjade eller trånga är sällan fullt utnyttjade. Istället varierar beläggningen i vågor beroende på samarbetsbehov, ledningens närvaro eller den interna kulturen. Att förstå dessa rytmer är avgörande för en mer effektiv lokalplanering.
Hur man hanterar låg kontorsbeläggning
En låg beläggningsgrad är inte bara ett problem som rör lokalerna – det är en strategisk utmaning. Den goda nyheten? Det skapar också möjligheter att ompröva och omforma hur era lokaler fungerar.
Börja med att samla in uppgifter om utnyttjandet. Hur ofta är skrivbord bokade men står tomma? Vilka rum utnyttjas för mycket eller för lite? Med smarta verktyg för arbetsplatsen – som GoBrightskrivbords och rumsbokning, närvarosensorer och analyspaneler – kan du upptäcka trender och agera utifrån dem.
Att hantera situationen på ett effektivt sätt innebär att anpassa utrymmet efter det faktiska beteendet. Kontorsutrymmen kan slås samman utifrån användningsmönster eller omformas för att främja både mer informella kontakter och koncentrerat arbete. Påminnelser vid bokning och visuella verktyg bidrar till att fördela beläggningen jämnare över veckan. I vissa fall går det dessutom att minska ytan helt och hållet – utan att det går ut över tillgängligheten eller upplevelsen.
Fördelarna med en smart arbetsplatsstrategi
Organisationer som utnyttjar beläggningsdata uppnår mer än bara utrymmeseffektivitet. Lägre fastighetskostnader är en uppenbar fördel, men det står mer på spel. När utrymmet bättre anpassas efter den faktiska användningen upplever medarbetarna mindre frustration och större självständighet. Samarbetet förbättras, eftersom alla vet vem som är på plats och var de kan hitta varandra. Ledningen får bättre överblick, vilket gör att beslut kan baseras på faktiskt beteende – inte på magkänsla eller föråldrade antaganden. Och när din organisation växer eller förändras gör en flexibel användning av utrymmet det enklare och mindre störande att skala upp verksamheten.
I slutändan förvandlar smart utrymmeshantering din arbetsplats till en levande tillgång – en som anpassar sig efter människorna, inte tvärtom.
Avslutande reflektion
Kontorsbeläggningen är inte längre bara en siffra – den speglar din arbetsplats relevans. I en hybridvärld är de smartaste kontoren de som lär sig, anpassar sig och utvecklas. Och allt börjar med att veta hur din lokal används.
Vill du lära dig hur du kan använda beläggningsdata för att omforma ditt kontor? Läs den här artikeln om datadriven kontorsdesign.
