Il lavoro ibrido ha cambiato il nostro modo di concepire gli spazi d’ufficio e di utilizzarli. Sono ormai lontani i tempi in cui le scrivanie venivano assegnate, le sale riunioni erano sempre al completo e l’occupazione era costante. Oggi gli uffici sono dinamici, imprevedibili e spesso sottoutilizzati. Ma quanto sono sottoutilizzati, esattamente? E cosa si dovrebbe fare quando l’occupazione cala?
Che cos’è l’occupazione degli uffici e perché è più importante che mai?
Il tasso di occupazione degli uffici indica la percentuale di spazio effettivamente utilizzata; in genere viene calcolato come percentuale delle postazioni o delle stanze disponibili che risultano occupate in un determinato momento. Si calcola solitamente dividendo il numero di postazioni di lavoro occupate per il totale disponibile, moltiplicando poi il risultato per 100. Ad esempio, se 60 postazioni su 100 sono in uso, il tasso di occupazione è del 60%.
Prima del 2020, il tasso di occupazione degli uffici nella maggior parte degli ambienti aziendali oscillava tra il 60% e l’80%, a seconda del giorno. Dopo la pandemia, tale cifra è diminuita in modo significativo. Molti uffici nel Regno Unito registrano ora un tasso di occupazione medio compreso tra il 30% e il 50%, con picchi il martedì e il giovedì e spazi quasi vuoti il lunedì e il venerdì.
Questo cambiamento non riguarda solo i numeri. Influisce sul modo in cui si pianifica lo spazio, si assegnano i budget e si supportano i team. Gli uffici sottoutilizzati comportano uno spreco di risorse, ma anche opportunità mancate di adattare l’ambiente di lavoro alle modalità con cui le persone lavorano effettivamente oggi.
Andamento dell'occupazione degli uffici nel Regno Unito nel 2025
Studi recenti indicano che il tasso di occupazione degli uffici nel Regno Unito è ancora ben lontano dai livelli pre-pandemia. Secondo sondaggio CBRE del 2024 sul sentiment degli occupanti degli uffici nel Regno Unito, il tasso medio di occupazione si attesta attualmente tra il 45% e il 55%. Gli uffici tendono ad essere più affollati il martedì e il mercoledì, con alcuni che raggiungono fino all’80% della capacità, mentre il venerdì rimane costantemente tranquillo, spesso con un tasso di occupazione inferiore al 20%.
Dati aggiuntivi tratti dal Indice Leesman confermano che queste fluttuazioni sono particolarmente evidenti in settori come quello tecnologico e dei servizi professionali, dove il lavoro ibrido è più radicato. I settori finanziario e legale tendono a registrare una presenza in sede leggermente superiore, ma il picco a metà settimana è visibile in tutti i settori.
Noi di GoBright osserviamo modelli di utilizzo simili in tutta la nostra base clienti. Gli spazi sovrautilizzati o troppo angusti raramente raggiungono la piena capacità di occupazione. Al contrario, l’occupazione oscilla a ondate a seconda delle esigenze di collaborazione, della presenza dei dirigenti o della cultura aziendale. Comprendere questi ritmi è fondamentale per una pianificazione degli spazi più efficace.
Come affrontare il basso tasso di occupazione degli uffici
Un basso tasso di occupazione non è solo un problema legato alla struttura: è una sfida strategica. La buona notizia? Offre anche l’opportunità di ripensare e riprogettare il modo in cui funziona il vostro spazio.
Inizia raccogliendo i dati sull’occupazione. Con quale frequenza le postazioni di lavoro vengono prenotate ma rimangono vuote? Quali sale sono sovrautilizzate o sottoutilizzate? Con strumenti intelligenti per l’ambiente di lavoro — come GoBrightpostazione di lavoro e sale riunioni è possibile individuare le tendenze e agire di conseguenza., i sensori di occupazione e i dashboard analitici — è possibile individuare le tendenze e agire di conseguenza.
Rispondere in modo efficace significa adattare gli spazi alle abitudini effettive. Gli uffici possono essere raggruppati in base all’utilizzo oppure riprogettati per favorire interazioni più informali e il lavoro che richiede concentrazione. Promemoria relativi alle prenotazioni e strumenti visivi aiutano a distribuire l’occupazione in modo più uniforme nel corso della settimana. E in alcuni casi è possibile ridurre del tutto la superficie, senza compromettere la disponibilità o l’esperienza degli utenti.
I vantaggi di una strategia per un ambiente di lavoro intelligente
Le organizzazioni che agiscono sulla base dei dati di occupazione ottengono molto più di una semplice efficienza degli spazi. La riduzione dei costi immobiliari è un vantaggio evidente, ma la posta in gioco è ben più alta. Quando lo spazio è meglio allineato all’uso effettivo, i dipendenti provano meno frustrazioni e godono di maggiore autonomia. La collaborazione migliora, perché le persone sanno chi è presente e dove trovarsi a vicenda. La leadership acquisisce maggiore visibilità, il che consente di basare le decisioni sul comportamento effettivo, anziché su intuizioni o presupposti ormai superati. Inoltre, man mano che la vostra organizzazione cresce o si trasforma, un uso agile degli spazi rende il processo di espansione più semplice e meno dirompente.
In definitiva, una gestione intelligente degli spazi trasforma il vostro ambiente di lavoro in una risorsa viva, che si adatta alle persone e non viceversa.
Considerazione finale
Il tasso di occupazione degli uffici non è più solo un numero: è un indicatore dell’importanza del vostro ambiente di lavoro. In un mondo ibrido, gli uffici più intelligenti sono quelli che imparano, si adattano e si evolvono. E tutto inizia dalla consapevolezza di come viene utilizzato il vostro spazio.
Vuoi scoprire come utilizzare i dati sull'occupazione per riprogettare il tuo ufficio? Leggi questo articolo sulla progettazione degli uffici basata sui dati.
