Das hybride Arbeiten hat unsere Sichtweise auf Büroräume verändert – und die Art und Weise, wie wir sie nutzen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Schreibtische fest zugewiesen waren, Besprechungsräume ausgebucht waren und die Auslastung konstant hoch war. Heute sind Büros dynamisch, unvorhersehbar und oft nicht voll ausgelastet. Aber wie stark ist diese Unterauslastung genau? Und was sollten Sie tun, wenn die Auslastung sinkt?
Was versteht man unter Büroauslastung und warum ist sie heute wichtiger denn je?
Die Büroauslastung gibt an, wie viel Ihrer Bürofläche tatsächlich genutzt wird – sie wird in der Regel als Prozentsatz der verfügbaren Schreibtische oder Räume gemessen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt belegt sind. Sie wird in der Regel berechnet, indem die Anzahl der belegten Arbeitsplätze durch die Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitsplätze geteilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird. Wenn beispielsweise 60 von 100 Schreibtischen belegt sind, beträgt Ihre Auslastung 60 %.
Vor 2020 lag die Büroauslastung in den meisten Unternehmen je nach Tag zwischen 60 % und 80 %. Seit der Pandemie ist dieser Wert deutlich gesunken. Viele Büros im Vereinigten Königreich weisen mittlerweile eine durchschnittliche Auslastung von 30–50 % auf, mit Spitzenwerten dienstags und donnerstags und fast leeren Räumlichkeiten montags und freitags.
Bei dieser Veränderung geht es nicht nur um Zahlen. Sie wirkt sich darauf aus, wie Sie Räume planen, Budgets zuweisen und Teams unterstützen. Unausgelastete Büros bedeuten verschwendete Ressourcen – aber auch verpasste Chancen, Ihren Arbeitsplatz an die tatsächlichen Arbeitsweisen der Menschen von heute anzupassen.
Entwicklungen bei der Büroauslastung im Vereinigten Königreich im Jahr 2025
Aktuelle Studien zeigen, dass die Büroauslastung im Vereinigten Königreich noch weit vom Niveau vor der Pandemie entfernt ist. Laut CBREs Umfrage zur Stimmung unter britischen Büronutzern 2024liegt die durchschnittliche Auslastung derzeit zwischen 45 % und 55 %. Am stärksten frequentiert sind Büros in der Regel dienstags und mittwochs, wobei einige eine Auslastung von bis zu 80 % erreichen, während freitags durchweg wenig los ist und die Auslastung oft unter 20 % liegt.
Weitere Daten aus dem Leesman-Index bestätigen, dass diese Schwankungen besonders deutlich in Branchen wie der Technologiebranche und bei den freiberuflichen Dienstleistungen zu beobachten sind, in denen hybrides Arbeiten stärker verankert ist. Im Finanz- und Rechtssektor ist die Präsenz am Arbeitsplatz tendenziell etwas höher, doch der Anstieg zur Wochenmitte ist branchenübergreifend zu beobachten.
Bei GoBright beobachten wir in unserem gesamten Kundenstamm ähnliche Nutzungsmuster. Räume, die überbeansprucht oder zu eng sind, sind selten vollständig ausgelastet. Stattdessen schwankt die Auslastung wellenförmig, je nach Bedarf an Zusammenarbeit, Anwesenheit der Führungskräfte oder interner Kultur. Das Verständnis dieser Rhythmen ist für eine effektivere Raumplanung unerlässlich.
Wie man auf eine geringe Büroauslastung reagiert
Eine niedrige Auslastung ist nicht nur ein Problem der Räumlichkeiten – sie ist eine strategische Herausforderung. Die gute Nachricht? Sie bietet auch Chancen, die Nutzung Ihrer Räumlichkeiten zu überdenken und neu zu gestalten.
Beginnen Sie damit, Daten zur Platzbelegung zu erfassen. Wie oft werden Schreibtische gebucht, bleiben aber unbesetzt? Welche Räume werden über- oder unterausgelastet? Mit intelligenten Tools für den Arbeitsplatz – wie GoBrightSchreibtisch und Raumbuchungvon GoBright, Belegungssensoren und Analyse-Dashboards – können Sie Trends erkennen und entsprechend reagieren.
Effektives Reagieren bedeutet, die Räumlichkeiten an das tatsächliche Verhalten anzupassen. Büros können je nach Nutzung zusammengelegt oder so umgestaltet werden, dass sie sowohl informelle Interaktion als auch konzentriertes Arbeiten fördern. Buchungshinweise und visuelle Hilfsmittel tragen dazu bei, die Belegung gleichmäßiger über die Woche zu verteilen. In manchen Fällen ist es sogar möglich, die Fläche insgesamt zu reduzieren – ohne dabei die Verfügbarkeit oder das Nutzererlebnis zu beeinträchtigen.
Die Vorteile einer intelligenten Arbeitsplatzstrategie
Unternehmen, die auf Belegungsdaten reagieren, profitieren von mehr als nur einer effizienten Raumnutzung. Geringere Immobilienkosten sind ein offensichtlicher Vorteil, doch es geht um mehr. Wenn die Räume besser auf die tatsächliche Nutzung abgestimmt sind, erleben die Mitarbeiter weniger Frustrationen und mehr Autonomie. Die Zusammenarbeit verbessert sich, da die Mitarbeiter wissen, wer gerade im Haus ist und wo sie einander finden können. Die Führungskräfte gewinnen an Transparenz, wodurch Entscheidungen auf der Grundlage des tatsächlichen Verhaltens getroffen werden können – und nicht aufgrund von Bauchgefühl oder veralteten Annahmen. Und wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert, macht eine agile Raumnutzung die Skalierung einfacher und weniger störend.
Letztendlich verwandelt ein intelligentes Raumnutzungsmanagement Ihren Arbeitsplatz in einen lebendigen Vermögenswert – einen, der sich an die Menschen anpasst und nicht umgekehrt.
Abschließender Gedanke
Die Büroauslastung ist nicht mehr nur eine Zahl – sie spiegelt die Relevanz Ihres Arbeitsplatzes wider. In einer hybriden Welt sind die intelligentesten Büros diejenigen, die lernen, sich anpassen und weiterentwickeln. Und alles beginnt damit, zu wissen, wie Ihre Räumlichkeiten genutzt werden.
Möchten Sie erfahren, wie Sie Belegungsdaten für die Neugestaltung Ihres Büros nutzen können? Lesen Sie diesen Artikel über datengestützte Bürogestaltung.
