Hybride werken heeft onze kijk op kantoorruimte veranderd — en de manier waarop we die gebruiken. De tijd dat bureaus werden toegewezen, vergaderruimtes volgeboekt waren en de bezettingsgraad constant was, is voorbij. Tegenwoordig zijn kantoren dynamisch, onvoorspelbaar en vaak onderbenut. Maar in hoeverre zijn ze precies onderbenut? En wat moet je doen als de bezettingsgraad daalt?
Wat is kantoorbezetting en waarom is dit belangrijker dan ooit?
De kantoorbezettingsgraad geeft aan hoeveel van uw kantoorruimte daadwerkelijk wordt gebruikt — dit wordt doorgaans uitgedrukt als het percentage van de beschikbare bureaus of ruimtes dat op een bepaald moment bezet is. Dit wordt doorgaans berekend door het aantal bezette werkplekken te delen door het totale aantal beschikbare werkplekken en dit vervolgens te vermenigvuldigen met 100. Als bijvoorbeeld 60 van de 100 bureaus in gebruik zijn, bedraagt uw bezettingsgraad 60%.
Vóór 2020 schommelde de bezettingsgraad van kantoren in de meeste bedrijfsomgevingen tussen de 60% en 80%, afhankelijk van de dag. Na de pandemie is dat cijfer aanzienlijk gedaald. Veel kantoren in het Verenigd Koninkrijk hebben nu een gemiddelde bezettingsgraad van 30–50%, met pieken op dinsdag en donderdag en vrijwel lege ruimtes op maandag en vrijdag.
Deze verschuiving draait niet alleen om cijfers. Ze heeft invloed op de manier waarop je de ruimte inricht, budgetten toewijst en teams ondersteunt. Onderbenutte kantoren betekenen verspilde middelen — maar ook gemiste kansen om je werkplek aan te passen aan de manier waarop mensen tegenwoordig daadwerkelijk werken.
Trends in de kantoorbezetting in het Verenigd Koninkrijk in 2025
Uit recente onderzoeken blijkt dat de bezettingsgraad van kantoren in het Verenigd Koninkrijk nog steeds ver achterblijft bij het niveau van vóór de pandemie. Volgens de ‘UK Office Occupier Sentiment Survey 2024’ van CBREligt de gemiddelde bezettingsgraad momenteel tussen de 45% en 55%. Kantoren zijn doorgaans het drukst op dinsdag en woensdag, waarbij sommige een bezettingsgraad van wel 80% halen, terwijl het op vrijdag steevast rustig blijft, vaak met een bezettingsgraad van minder dan 20%.
Aanvullende gegevens uit de Leesman-index bevestigt dat deze schommelingen vooral duidelijk zijn in sectoren zoals de technologiesector en de professionele dienstverlening, waar hybride werken sterker ingeburgerd is. In de financiële en juridische sectoren is de fysieke aanwezigheid doorgaans iets hoger, maar de piek halverwege de week is in alle sectoren zichtbaar.
Bij GoBright zien we vergelijkbare gebruikspatronen bij ons klantenbestand. Ruimtes die te vol of te krap zijn, worden zelden volledig benut. De bezettingsgraad schommelt juist in golven, afhankelijk van de behoefte aan samenwerking, de aanwezigheid van leidinggevenden of de interne cultuur. Inzicht in deze ritmes is essentieel voor een effectievere ruimteplanning.
Hoe om te gaan met een lage bezettingsgraad op kantoor
Een lage bezettingsgraad is niet alleen een kwestie van de faciliteiten zelf — het is een strategische uitdaging. Het goede nieuws? Het biedt ook kansen om de manier waarop uw ruimte functioneert opnieuw te bekijken en te herontwerpen.
Begin met het verzamelen van bezettingsgegevens. Hoe vaak worden bureaus gereserveerd maar blijven ze leeg? Welke ruimtes worden te veel of juist te weinig gebruikt? Met slimme werkplektools — zoals GoBrightbureau en ruimteboekingsfunctie, bezettingssensoren en analysedashboards — kunt u trends signaleren en daarop inspelen.
Effectief inspelen op deze ontwikkelingen betekent dat je je ruimte aanpast aan het daadwerkelijke gedrag. Kantoorruimtes kunnen op basis van gebruik worden samengevoegd of opnieuw worden ingericht om zowel informele interactie als geconcentreerd werken te ondersteunen. Reserveringsherinneringen en visuele hulpmiddelen helpen de bezetting gelijkmatiger over de week te verdelen. En in sommige gevallen is het mogelijk om het aantal vierkante meters helemaal te verminderen — zonder dat dit ten koste gaat van de beschikbaarheid of de gebruikerservaring.
De voordelen van een slimme werkplekstrategie
Organisaties die op basis van bezettingsgegevens handelen, realiseren meer dan alleen ruimte-efficiëntie. Lagere vastgoedkosten zijn een voor de hand liggend voordeel, maar er staat meer op het spel. Wanneer de ruimte beter is afgestemd op het daadwerkelijke gebruik, ervaren medewerkers minder frustraties en meer autonomie. De samenwerking verbetert, omdat mensen weten wie er aanwezig is en waar ze elkaar kunnen vinden. Het management krijgt meer inzicht, waardoor beslissingen kunnen worden gebaseerd op daadwerkelijk gedrag — en niet op onderbuikgevoelens of achterhaalde aannames. En naarmate uw organisatie groeit of verandert, maakt flexibel ruimtegebruik schaalvergroting eenvoudiger en minder verstorend.
Uiteindelijk maakt slim bezettingsbeheer van uw werkplek een ‘levend’ bezit — een bezit dat zich aanpast aan de mensen, en niet andersom.
Laatste gedachte
De bezettingsgraad van kantoren is niet langer alleen maar een cijfer — het geeft de relevantie van uw werkplek weer. In een hybride wereld zijn de slimste kantoren degene die leren, zich aanpassen en zich verder ontwikkelen. En dat begint allemaal met inzicht in hoe uw ruimte wordt gebruikt.
Wil je weten hoe je bezettingsgegevens kunt gebruiken om je kantoor opnieuw in te richten? Lees dan dit artikel over datagestuurd kantoorontwerp.
