Den hybride arbejdsmodel: Typer, fordele og eksempler

Hvad er en hybrid arbejdsmodel?

En hybrid arbejdsmodel er en arbejdsform, der kombinerer tid på kontoret med tid, hvor man arbejder hjemmefra. Medarbejderne fordeler deres uge mellem de to arbejdsformer i stedet for at være på ét sted på fuld tid.

Hvilke forskellige typer af hybride arbejdsmodeller findes der?

Der findes ikke én bestemt model for en hybrid arbejdsplads. De fleste organisationer vælger en af de følgende modeller eller kombinerer elementer fra flere. At forstå forskellene er det første skridt i beslutningen om, hvilken model der passer bedst til netop jeres organisation.

Hybridmodel med faste arbejdstider: Virksomheden fastlægger bestemte dage, hvor alle eller de fleste medarbejdere skal være på kontoret, f.eks. tirsdag til torsdag på kontoret, mens mandag og fredag er fjernarbejdsdage. Dette er et af de mest almindelige eksempler på hybridarbejde, og det fungerer godt, fordi det sikrer, at kollegerne er på kontoret på samme tid, uden at det kræver daglig koordinering.

»Office-first, remote-flexible«: Medarbejderne forventes at være på kontoret det meste af ugen, mens fjernarbejde er forbeholdt særlige omstændigheder eller et begrænset antal dage. Denne model prioriterer samarbejde ansigt til ansigt og passer til organisationer med kundevendte roller eller en stærk kultur med fokus på tilstedeværelse på arbejdspladsen.

Fjernarbejde som udgangspunkt, kontor som valgmulighed. Standardmodellen er fjernarbejde, og kontoret bruges til møder, introduktion af nye medarbejdere eller specifikke samarbejdssessioner frem for det daglige arbejde. Dette passer godt til spredte teams eller organisationer, der prioriterer adgang til talent frem for geografisk placering.

Uge for uge- eller skiftende hybridteams veksler mellem uger med fjernarbejde og uger på kontoret. Denne model anvendes ofte af projektbaserede teams, der har brug for dedikerede sprints med fysisk tilstedeværelse sideløbende med perioder med selvstændigt arbejde.

Hybridansatte med »at-will«-ordning bestemmer selv, hvornår de vil møde ind, og hvornår de vil arbejde hjemmefra, ud fra deres egen tidsplan og arbejdsbyrde. Dette giver størst mulig fleksibilitet, men bygger i høj grad på tillid, klare forventninger og et godt overblik over, hvem der befinder sig hvor.

Aktivitetsbaseret arbejde (ABW) I stedet for at fastlægge bestemte dage eller steder giver aktivitetsbaseret arbejde (ABW) medarbejderne mulighed for selv at vælge, hvor og hvordan de arbejder, afhængigt af den aktuelle opgave: et roligt skrivebord til koncentreret arbejde, et mødelokale til samarbejde eller et pauseområde til uformelle drøftelser. ABW bliver stadig mere udbredt inden for hybridmodeller, da det anvender den samme fleksible logik på selve kontoret og ikke kun på, om en medarbejder overhovedet befinder sig i bygningen. Det er en af de mere avancerede hybridmodeller for arbejdspladser, og den afhænger af realtidsoversigt over, hvilke lokaler der er ledige, og hvor de befinder sig.

Eksempler på hybrid arbejdsmodeller

Nedenstående tabel viser, hvordan disse modeller typisk ser ud i praksis, og hvilken type organisation de hver især passer bedst til.

Disse eksempler på hybridkontorer udelukker ikke hinanden. Mange organisationer kombinerer en fast tidsplan som udgangspunkt (f.eks. tre faste arbejdsdage) med ABW-principper, når medarbejderne er på kontoret, hvilket skaber struktur på politikniveau og fleksibilitet på pladsniveau.

Fordelene ved en hybrid arbejdsmodel

De forretningsmæssige argumenter for hybridarbejde er velkendte, og fordelene opleves forskelligt, alt efter hvem man spørger.

For organisationen

• Lavere ejendomsomkostninger. Da der på ethvert givet tidspunkt er færre medarbejdere til stede på arbejdspladsen, kan kontorarealet optimeres i stedet for at blive dimensioneret til fuld bemanding.
• Bedre udnyttelse af pladsen. Skriveborde og mødelokaler udnyttes mere effektivt, når planlægningsbeslutningerne baseres på data om reservationer og belægning.
• Et bredere udvalg af talenter. Beliggenheden udgør ikke længere en så stor hindring for ansættelser, og fleksibilitet er nu en væsentlig faktor, når det gælder om at tiltrække og fastholde medarbejdere.
• Datadrevne beslutninger. Data om bookinger og belægning giver facilitets- og driftsafdelingerne et faktagrundlag for beslutninger vedrørende ejendomme og indretning, i stedet for at de skal basere sig på antagelser.

For medarbejdere

• Bedre balance mellem arbejde og privatliv. Kortere pendlingstid og større indflydelse på arbejdsdagen.
• Valg af arbejdsmiljø. Medarbejderne kan tilpasse deres arbejdssted til den aktuelle opgave, uanset om der er tale om koncentreret fjernarbejde eller samarbejde på kontoret.
• Større engagement, når det gøres rigtigt. Faste arbejdsdage på kontoret gør det nemmere at planlægge i forhold til kolleger, møder og sociale kontakter.

Udfordringer ved en hybrid arbejdsmodel

Hybridarbejde medfører også reelle driftsmæssige udfordringer, især for de facilitets- og IT-teams, der står for driften af det fysiske kontor.

Underudnyttet og ujævnt fordelt plads. Kontorudnyttelsen efter overgangen til hybridarbejde ligger ofte langt under kapaciteten, med markante spidsbelastninger på visse dage og næsten tomme etager på andre. Uden indsigt i realtid er det svært at tilpasse pladsbehovet eller planlægge indretningen ud fra den faktiske efterspørgsel.

Spøgelsesmøder og konflikter om mødelokaler. Mødelokaler bliver reserveret, men aldrig brugt, eller dobbeltbooket på tværs af systemer, mens medarbejderne spilder tid på at lede efter et ledigt lokale. Dette udgør en direkte omkostning i form af tabt tid og lokaler, der står ubenyttede hen, mens behovet andre steder ikke bliver dækket.

Manglende overblik. Medarbejderne ved ofte ikke, hvem der ellers kommer på en given dag, hvilket underminerer det spontane samarbejde, som hybridarbejde netop skal fremme. Facilitetsafdelingerne står over for det samme problem i større skala: Der er ikke noget klart overblik i realtid over, hvordan bygningen rent faktisk bliver brugt.

Uensartede værktøjer. Kalendere, bookingsystemer og bygningsinfrastruktur kommunikerer ofte ikke med hinanden, hvilket medfører ekstra administrativt arbejde for IT-afdelingen og ensartede oplevelser for medarbejderne.

Hvad er den bedste hybridarbejdsmodel?

Der findes ikke én eneste »bedste« hybrid arbejdsmodel. Det rigtige valg afhænger af organisationens kultur, arbejdets karakter og af, hvor meget struktur kontra fleksibilitet medarbejderne har brug for. En model med faste arbejdstider passer til organisationer, der har brug for garanteret overlapning mellem medarbejdernes tilstedeværelse på arbejdspladsen; en model baseret på »at-will« eller ABW passer til organisationer med høj tillid og mere varierende arbejdsmønstre.

Vigtigere end den konkrete model er det at have de rette værktøjer til at understøtte den. Enhver hybridmodel, uanset hvor struktureret eller fleksibel den er, afhænger af, at medarbejderne kan se og reservere det, de har brug for, og at facilitetsafdelingerne har præcise data om, hvordan lokalerne rent faktisk udnyttes. Uden det vil selv en veludformet politik mislykkes i praksis.

Løsninger: Sådan fungerer hybridarbejde i praksis

De fleste af ovenstående udfordringer kan koges ned til ét problem: manglende realtidsoversigt over medarbejdere, lokaler og bookinger. For at løse dette kræves den rette kombination af teknologi og processer.

• Reservation af lokaler og skriveborde. Et centralt reservationssystem gør det nemmere at finde et skrivebord eller et mødelokale og mindsker antallet af dobbeltbookinger og udeblivelser. Automatiske funktioner til check-in og frigivelse frigør plads, der ellers ville være reserveret, men ubenyttet; se, hvordan dette fungerer i GoBright’s systemer til reservation af lokaler og skriveborde.
• Data om belægning og pladsudnyttelse. Sensor- og reservationsdata giver sammen facility-teamene et præcist og løbende overblik over, hvordan lokalerne rent faktisk udnyttes, i stedet for hvordan man antog, at de blev brugt. GoBright’s datadrevne tilgang til arbejdspladsen omsætter dette til beslutninger om indretning, kapacitet og ejendomme.
• Støtte til aktivitetsbaseret arbejde. For organisationer, der indfører ABW, skal selve kontoret kunne tilpasse sig efterspørgslen: Værktøjer til hot-desking og hoteling giver medarbejderne mulighed for at finde og reservere den rette type plads til den aktuelle opgave.
• Integration med eksisterende systemer. Hybridværktøjer skal kunne fungere sammen med de kalendere og platforme, som medarbejderne allerede bruger, og ikke blot udgøre endnu et isoleret system. GoBright’s tilgang til hybridarbejde og intelligent kontorstyring er bygget op omkring netop denne form for integration, så reservations- og lokaledata indgår i den eksisterende arbejdsgang i stedet for at ligge uden for den.

Hvad er et eksempel på en hybridarbejdskontrakt?

En hybridarbejdskontrakt fastlægger typisk den aftalte balance mellem arbejde på kontoret og fjernarbejde; for eksempel et minimumsantal dage om ugen, hvor medarbejderen skal være på kontoret, hvilke dage (hvis nogen) der er faste, og hvordan fjernarbejdet forventes at blive registreret eller rapporteret. Den kan også omfatte udstyr, der stilles til rådighed til fjernarbejde, forventninger til tilgængelighed og kernetid samt hvordan arbejdsindsatsen måles, når medarbejderne ikke er på arbejdspladsen på fuld tid. De konkrete detaljer varierer alt efter organisation og lovgivning, så kontrakten bør afspejle den hybridmodel, virksomheden har valgt, frem for at være en generisk skabelon.

De 5 C’er i hybridarbejde

Nogle organisationer bruger de »5 C’er« som en enkel ramme til at vurdere strategien for hybridarbejde:

• Kommunikation — at sikre, at medarbejdere, der arbejder hjemmefra, og medarbejdere på kontoret holdes lige så godt informeret.
• Samarbejde — at sikre, at teams kan arbejde effektivt sammen uanset, hvor de befinder sig.
• Kultur — at opretholde en ensartet virksomhedskultur på tværs af hybride teams.
• Tilhørsforhold — at hjælpe medarbejderne med at føle sig forbundet med kollegerne og organisationen.
• Konsekvens — at anvende hybridpolitikker på en retfærdig og forudsigelig måde på tværs af teams.

Disse principper kan med fordel bruges som en tjekliste, når man udarbejder eller gennemgår en hybridpolitik, men de fungerer bedst i kombination med den praktiske infrastruktur, reservationssystemer, belægningsdata og en klar pladsstyring, som gør politikken til en brugbar del af den daglige praksis.

Sådan får man hybridarbejde til at fungere optimalt

En hybrid arbejdsmodel udnytter kun sine fordele, omkostningsbesparelser, fleksibilitet og bedre udnyttelse af lokalerne, når den understøttes af et klart overblik over, hvordan kontoret rent faktisk bruges. Det betyder, at man skal kombinere de rette retningslinjer med de rette værktøjer: reservationssystemer, belægningsdata og lokalestyring, som giver både medarbejdere og facility-teams de oplysninger, de har brug for, for at få hybridarbejdet til at fungere.

Hvis du er i gang med at revidere din organisations hybridstrategi, kan du se nærmere på, hvordan GoBright’s løsninger til smarte kontorer og hybridarbejde samler data om bookinger, belægning og plads på én platform.