Fleksibelt arbejde er i øjeblikket det mest brugte magiske buzzword. At tilbyde medarbejderne fleksibilitet i forhold til "hvordan, hvor og hvornår" er det, der optager arbejdsgiverne mest. Faktisk viser en undersøgelse fra Ernst & Young Global, at mere end halvdelen af de adspurgte medarbejdere ville sige deres job op, hvis de ikke fik en eller anden form for fleksibilitet. Denne artikel vil lære dig, hvorfor fleksibelt arbejde er vigtigt, hvilken indflydelse fleksibelt arbejde har på arbejdsgivere, og hvordan fleksibelt arbejde kan gavne arbejdsgivere som dig.
Hvad er konsekvenserne af fleksibelt arbejde?
Indførelsen af et fleksibelt kontor medfører mange forandringer, både for medarbejderen og for arbejdsgiveren. Ændringer i kommunikation, planlægning, samarbejde, produktivitet ... You name it! Det refererer til medarbejdernes mulighed for at arbejde fra andre steder end deres kontor og for at vælge deres egne arbejdstider. Mange mennesker arbejder hjemmefra, og langt over halvdelen af medarbejderne vælger at arbejde fleksibelt. Holland, Sverige og Finland er de lande, der har de mest fleksible arbejdsmiljøer (kilde: Centraal Bureau voor de Statistiek). Denne arbejdsform har indflydelse på både medarbejdere og arbejdsgivere. Men forandring betyder ikke nødvendigvis krise. Det kan faktisk være en god ting.
Hvilken indflydelse vil fleksible arbejdsmodeller have på arbejdsgiverne?
Som arbejdsgiver ønsker du det bedste for din virksomhed. Enhver professionel iværksætter ved dog, at deres medarbejdere er afgørende for virksomhedens succes. Som nævnt er fleksibelt arbejde blevet en standard for nutidens medarbejdere, så meget at de er villige til at sige deres job op, hvis det ikke lever op til den standard. Fagfolk taler endda om Den Store Opsigelse: Medarbejdere siger op i stor stil, når arbejdsforholdene ikke længere er i orden. Som arbejdsgiver skal du være på forkant med denne tendens. Selv om mange arbejdsgivere gerne vil se deres medarbejdere på kontoret, hvad enten det er af hensyn til virksomhedskulturen eller ledelsen, er det ikke længere realistisk. Der er ingen tvivl om, at fleksible arbejdstider er noget, som enhver arbejdsgiver skal implementere på kontoret. Men hvordan gavner det arbejdsgiveren?
Mennesker
Først og fremmest vil det forbedre medarbejdernes tilfredshed og glæde, hvilket vil resultere i en bedre Employee Experience. Derudover vil det forbedre dit teams kvaliteter. Talentfulde medarbejdere, som du allerede har, vil blive, og du får flere muligheder for at ansætte talenter. Hvis fjernarbejde er muligt, har du trods alt et større udvalg af mennesker at vælge imellem til en ledig stilling. Produktiviteten vil også stige for en stor gruppe mennesker: En Gartner-undersøgelse viste, at 43% af de adspurgte var mere produktive, når de arbejdede fleksibelt. Konklusionen er, at fleksibelt arbejde har en meget gavnlig effekt på dine kolleger.
Tilbage til forretningen
Ud over de menneskelige fordele er der også fordele ved fleksible kontorer i form af omkostningseffektivitet. Når medarbejderne arbejder hjemmefra oftere, bliver kontoret naturligvis brugt meget mindre. Det vil automatisk resultere i et fald i energiomkostningerne - tænk på varme, aircondition, belysning og AV-udstyr, som vil være slukket oftere. Som følge heraf vil din virksomhed opleve en reduktion i de variable omkostninger og samtidig arbejde på at opfylde målene for bæredygtig udvikling.
Men ud over de variable omkostninger kan et fleksibelt arbejdsmiljø også gavne dit budget i form af statiske omkostninger som f.eks. fast ejendom. Når du bruger de rigtige Smart Workplace-værktøjer, f.eks. løsninger til lokalebooking og skrivebordsbooking, kan du indsamle nøjagtige data om dit kontors belægning. Det kan hjælpe dig med at indse, at du har alt for meget kontorplads til rådighed og retfærdiggøre beslutningen om at give slip på en del af gulvarealet. På den måde kan du skære ned på ejendomsomkostningerne uden at det går ud over dine medarbejdere.
Hvilken indflydelse vil fleksible arbejdstider have på medarbejderne?
Medarbejdertilfredshed
Fleksibel arbejdstid har flere fordele for medarbejdernes præstationer. Den største fordel er en bedre balance mellem arbejde og privatliv. Når medarbejderne arbejder med en fleksibel arbejdsplan, kan de passe andre forpligtelser som f.eks. deres børn omkring arbejdet. Medarbejderne vil oftere arbejde hjemmefra, hvilket betyder, at pendling er mindre udbredt. Det sparer dem for tid og stress før og efter arbejde. Forskning fra Atlassian tyder endda på, at folk, der arbejder fleksibelt, er 22% mindre tilbøjelige til at opleve udbrændthedssymptomer.
Forbedret fastholdelse af medarbejdere
Fleksibelt arbejde er en god måde at forbedre fastholdelsen af medarbejdere på. Når medarbejdere får lov til at arbejde hjemmefra, føler de sig betroede og værdsatte. De er også mindre tilbøjelige til at forlade deres job til fordel for et andet, der tilbyder bedre fleksibilitet. Det reducerer medarbejderudskiftningen, som kan være dyr for virksomhederne.
Øget produktivitet
At arbejde i et fleksibelt miljø øger produktiviteten, fordi medarbejderne kan arbejde i deres mest produktive timer. Forskning har vist, at folk har forskellige tidspunkter, hvor de er mest produktive, og hvis man giver medarbejderne mulighed for at arbejde på disse tidspunkter, kan det resultere i et bedre output. Derudover eliminerer fjernarbejde behovet for lange pendlerture, hvilket betyder, at medarbejderne har mere tid til at arbejde og er mindre tilbøjelige til at lide af træthed.
Alt i alt vil fleksibelt arbejde resultere i en bedre balance mellem arbejde og privatliv og øget generel jobtilfredshed, hvilket fører til bedre medarbejderengagement.
Så hvorfor tvivlen?
Det er næsten alle fordele. Så hvorfor tvivler nogle arbejdsgivere stadig? Det er rigtigt, at indførelsen af et fleksibelt kontor også medfører nogle udfordringer.
Hvor skal jeg begynde?
Det kan være en udfordring at beslutte, hvilken fleksibel arbejdsmodel der skal implementeres. Fleksibelt arbejde handler ikke kun om at arbejde forskellige steder; det kan også indebære forskellige arbejdstider eller færre dage om ugen. Hvad passer bedst til din virksomhed og dens medarbejdere? Du kan kun træffe en sådan beslutning, hvis du har en klar idé om din virksomheds nuværende placering, dine mål og dine medarbejderes ønsker. Hvad forventer du af din virksomhed om et par år? Og hvad betyder hybridarbejde for dit team?
Når du har fundet ud af det, kan du snart træffe en beslutning. Bliv ved med at kommunikere med dit team, og hav en klar vision.
Arbejde er ikke længere kun på kontoret
Beslutningen er taget, og du har etableret et fleksibelt arbejdsmiljø. Dine medarbejdere arbejder forskellige steder og måske endda i forskellige tidszoner. Du vil bemærke, at kontoret bliver brugt mindre hyppigt, og at den gennemsnitlige arbejdsplads er derhjemme. Især i dag betyder det, at du ikke længere kun skal optimere virksomhedens kontor, men også dine medarbejderes hjemmekontorer. Den digitale arbejdsplads vil være afgørende for din fleksible arbejdsplads.
Derfor har du brug for smarte arbejdspladsløsninger, der understøtter samarbejde og kommunikation mellem alle medarbejdere. De kan hjælpe med at planlægge og arrangere medarbejdernes arbejdsdag, uanset hvor de er. Når du skal beslutte, hvilke af disse Smart Workplace-værktøjer du vil bruge, skal du sørge for at vælge et, der er integreret i de systemer, du allerede bruger, såsom FMIS-systemer, Microsoft Teams, Outlook og Google Workspace. Det vil forhindre, at dine medarbejdere mister tid og føler sig overvældede på grund af overskuddet af forskellige systemer.
Optimering af hovedkontoret
Nu hvor dine medarbejdere arbejder mere hjemmefra, vil du bemærke, at dit kontor ikke længere behøver at facilitere alle medarbejdere på én gang. Det er tid til at skære ned. Men hvordan beslutter du, hvad du skal give slip på? Inden for vores felt bruger vi begrebet belægningsmåling. Brug data fra Room Booking- eller Desk Booking-software til at måle, hvordan dit kontor bliver brugt af dine medarbejdere, og få indsigt i, hvad der ikke længere er brug for. Du vil måske opdage, at du kan give slip på en række skriveborde og måske endda gulvplads.
Ledelse af en decentraliseret arbejdsstyrke
Den største udfordring for arbejdsgivere på en fleksibel arbejdsplads er nok at styre medarbejderne, når de alle arbejder på forskellige tidspunkter og forskellige steder. Det beviser, at intet er vigtigere end kommunikation og samarbejde. Invester i et velfungerende videokonferenceværktøj som Microsoft Teams for at holde forbindelsen med alle og for at holde samarbejdet mellem medarbejderne i top. Vil du vide, hvad du ellers kan gøre for at stimulere samarbejdet i et fleksibelt kontor?