Med fleksible arbejdstider som den nye norm bliver det mere og mere populært for medarbejdere at arbejde hjemmefra. Arbejdsmiljøerne har ændret sig drastisk, og det samme gælder folks måde at arbejde på. Med denne udvikling begynder mange arbejdsgivere logisk nok at spekulere på, hvordan det påvirker deres medarbejderes produktivitet. Selv om medarbejdernes samlede produktivitet ser ud til at stige takket være fleksible arbejdsordninger, er der stadig et par ting, du kan gøre for at optimere dit arbejdsmiljø yderligere. Denne artikel fortæller dig alt, hvad du har brug for at vide om, hvordan du kan forbedre produktiviteten på den nye arbejdsplads.
Hvilke faktorer påvirker medarbejdernes produktivitet?
Før man beslutter sig for, hvordan man kan øge arbejdsproduktiviteten i et hybrid arbejdsmiljø, er det vigtigt først at vide, hvilke faktorer der driver medarbejdernes motivation og produktivitet. Hvad kan du gøre som arbejdsgiver eller kollega, og hvordan påvirker arbejdsmiljøet produktiviteten?
Virksomhedskultur
Ifølge en undersøgelse fra 2021 er de stærkeste faktorer, der påvirker medarbejdernes produktivitet, konflikt, solidaritet, kreativitet og målklarhed.
På alle arbejdspladser, især dem, der er hybride, er konflikter uundgåelige. Forskellige personligheder, meninger, kulturer og erfaringer støder nogle gange sammen, og det kan føre til et væld af fejlkommunikation og misforståelser. Det er dog umuligt helt at udrydde konflikter. Derfor er det vigtigt at skabe et arbejdsmiljø, hvor konflikter kan løses på en respektfuld måde.
Ud over konfliktløsning er det også vigtigt at etablere en solidarisk kultur. Ikke alle kan være på toppen hele tiden, når det gælder arbejdet, for livet går videre efter arbejdet. De har måske en nærtstående, der er gået bort, udbrændthedssymptomer eller har det bare ikke godt. At kritisere dem for det vil ikke forbedre situationen, og derfor er solidaritet på sin plads. Det betyder ikke, at du ikke skal give udtryk for din bekymring over situationen: Hvis du gemmer på dine meninger, kan det udvikle sig til vrede mod en person, og det kan bringe hele teamet i fare. Tag hellere en åben og ærlig samtale med personen og giv udtryk for dine bekymringer med medfølelse.
I modsætning til hvad mange tror, øger kreativitet produktiviteten. De to ting kan virke som totale modsætninger, men kreativitet kan faktisk øge produktiviteten ved at fremme innovativ tænkning, skabe et sikkert miljø til at eksperimentere med ideer og engagere medarbejderne i virksomhedens mission.
Endelig kan produktiviteten øges ved hjælp af klare mål. Ifølge forskning fra 2015 vil det at sætte mål forbedre medarbejdernes præstationer med 12-15 %. Det giver mening, da medarbejderne ved, hvad der forventes af dem inden for en bestemt periode, og er i stand til at fordele opgaver og ansvar.
Arbejdsmiljø
Ud over virksomhedskulturen har det fysiske miljø, som en medarbejder arbejder i til daglig, en enorm indflydelse på deres produktivitet. Ifølge en Harvard-undersøgelse fra 2021 kan luftkvaliteten på et kontor f.eks. have en betydelig effekt på medarbejdernes kognitive funktion, såsom evnen til at fokusere og produktiviteten. Selv temperaturen har indflydelse på dine medarbejderes produktivitet: Forskning har vist, at en temperatur på omkring 22 ⁰C er optimal for medarbejderne at arbejde i. Naturlig belysning, lav musik og baggrundslyde samt de rigtige farver har også vist sig at øge produktiviteten.
Medarbejderne er mest produktive i miljøer, hvor de føler sig glade og godt tilpas, og hvor de har adgang til de rigtige faciliteter. Sørg for at have det grundlæggende på kontoret, f.eks. en god printer, en stabil internetforbindelse og, vigtigst af alt, en facility manager.
Når det gælder fysiske rum, er den bedste måde at forstå, hvad dine medarbejdere ønsker og har brug for, at måle belægningen. Denne metode måler og rapporterer, hvordan dit kontor bliver brugt. Analyserne kan f.eks. vise, at der er behov for flere mødelokaler eller anderledes placerede skriveborde. På den anden side kan resultaterne vise, at du har mere end nok af begge faciliteter, og at du kan spare omkostninger ved at opgive gulvplads.
Hvordan påvirker fjernarbejde produktiviteten?
Det er tydeligt, at flere og flere mennesker arbejder eksternt. Ifølge en McKinsey-undersøgelse tager 87% af de medarbejdere, der får mulighed for at arbejde et andet sted, imod tilbuddet fra deres arbejdsgiver. Selv om mange mennesker forventer, at fjernarbejde har en negativ indvirkning på arbejdsproduktiviteten, kunne det ikke være længere fra sandheden. Ifølge en undersøgelse fra Future Forum rapporterer medarbejdere, der har mulighed for at planlægge deres dag fleksibelt, en 29% højere produktivitet end dem, der ikke har. Effekten af fjernarbejde på produktiviteten ser altså ud til at være positiv!
Hvis du stadig ikke er sikker, er der et par måder, hvorpå du selv kan måle medarbejdernes produktivitet. Den bedste måde at gøre det på er selvfølgelig de velkendte Key Performance Indicators (KPI'er). De bruges ofte til at måle individuelle præstationer, og de kan variere fra person til person. Sideløbende med disse KPI'er kan du bruge Objectives & Key Results (OKR's). Disse definerer større mål for virksomheden og nedbryder disse mål til mindre opgaver, som derefter kan fordeles på teamet. Tilsammen er de den perfekte blanding til at måle produktiviteten på arbejdspladsen, da du nemt kan uddelegere opgaver og følge deres udvikling.
Selvom du absolut ikke bør se bort fra kommunikation i forbindelse med sporing af produktivitet med dine medarbejdere, forstår vi, at du måske ikke altid ønsker at holde styr på disse fremskridt for hvert projekt manuelt. Det kan virke påtrængende, og det vil sandsynligvis også tage meget af din tid. I disse tilfælde kan det være en god idé at investere i projektstyringssoftware. Med den slags programmer kan du som arbejdsgiver holde styr på udviklingen i hvert enkelt projekt uden hele tiden at skulle spørge dine medarbejdere. Sørg for at finde en projektstyringsløsning, der passer til din virksomhed, så er vi sikre på, at den snart vil bevise den øgede produktivitet som følge af fjernarbejde.
Tips til arbejdsproduktivitet
Med disse faktorer i baghovedet kan du skabe et optimalt arbejdsmiljø for produktivitet med små detaljer. Vær opmærksom på din egen og dine medarbejderes adfærd, og skab en fordomsfri og tolerant arbejdskultur. Tilføj nogle pift af den rigtige farve til dit kontor, ventiler luften godt og hold temperaturen på omkring 22 ⁰C for at opfylde de praktiske krav.
Men hvad kan du gøre for at øge din egen produktivitet? Her er en liste over produktivitetstips til arbejdet, som du kan bruge til din egen fordel.
1. Fokuser på én opgave ad gangen
Det tager meget tid at skifte mellem opgaver, og din koncentration er også mere konstant, hvis du holder dig til den samme opgave, indtil den er færdig.
2. Hold pauser!
Vi kender det alle sammen: at blive færdig med den ene opgave, selv om det er frokosttid, eller at kaffen bliver kold, fordi du har glemt at drikke den... Det er tid til at holde pauser! En teknik, der har vist sig at være meget effektiv, er Pomodoro-teknikken: Arbejd i 25 minutter, og hold derefter 5 minutters pause. Efter fem af disse intervaller tager du en længere pause. Selv om det kan virke kontraintuitivt, har forskning vist, at det at holde pauser faktisk øger produktiviteten og mindsker risikoen for udbrændthed.
3. To-minutters reglen
Essensen af denne regel er at udføre opgaver, der tager mindre end to minutter direkte. Hvis du udskyder dem, kan du komme til at bruge meget mere tid på at gøre dem færdige. Disse små opgaver kan også bruges mellem to større opgaver,
4. Begræns afbrydelser
Sørg for at sætte din telefon og/eller laptop på "forstyr ikke", eller installer notifikationer efter dine præferencer for at begrænse afbrydelser. De kan tage dig ud af din koncentration og mindske din produktivitet.
