Het hybride werkmodel: soorten, voordelen en voorbeelden

Wat is een hybride werkmodel?

Een hybride werkmodel is een manier van werken waarbij tijd op kantoor wordt gecombineerd met tijd waarin op afstand wordt gewerkt. Medewerkers verdelen hun week over beide vormen, in plaats van fulltime op één locatie te werken.

Welke verschillende soorten hybride werkmodellen zijn er?

Er bestaat niet één specifiek model voor een hybride werkplek. De meeste organisaties kiezen voor een van de onderstaande modellen, of combineren elementen uit verschillende modellen. Inzicht in de verschillen is de eerste stap om te bepalen welk model het beste bij uw organisatie past.

Hybride model met vast rooster Het bedrijf stelt voor alle of de meeste medewerkers vaste dagen op kantoor vast, bijvoorbeeld van dinsdag tot en met donderdag op kantoor en op maandag en vrijdag op afstand. Dit is een van de meest voorkomende voorbeelden van hybride werken en het werkt goed omdat het zorgt voor overlap tussen collega’s zonder dat er dagelijkse afstemming nodig is.

'Office-first, flexibel thuiswerken ': van medewerkers wordt verwacht dat ze het grootste deel van de week op kantoor aanwezig zijn, waarbij thuiswerken is voorbehouden aan specifieke omstandigheden of een beperkt aantal dagen. Dit model geeft prioriteit aan persoonlijke samenwerking en is geschikt voor organisaties met klantgerichte functies of een sterke bedrijfscultuur op locatie.

Eerst op afstand, kantoor optioneel. Standaard wordt er op afstand gewerkt, en het kantoor wordt gebruikt voor vergaderingen, inwerkprogramma’s of specifieke samenwerkingssessies, in plaats van voor het dagelijkse werk. Dit is geschikt voor verspreid werkende teams of organisaties die toegang tot talent belangrijker vinden dan de locatie.

Teams die per week of op roulerende basis werken, wisselen weken op afstand af met weken op kantoor. Deze werkwijze wordt vaak toegepast door projectteams die naast periodes van zelfstandig werken ook speciale sprints op kantoor nodig hebben.

Hybride werknemers met een ‘at-will’-regeling bepalen zelf wanneer ze naar kantoor komen en wanneer ze op afstand werken, op basis van hun eigen agenda en werkdruk. Dit biedt de meeste flexibiliteit, maar is sterk afhankelijk van vertrouwen, duidelijke verwachtingen en goed inzicht in wie waar is.

Activity Based Working (ABW) In plaats van vaste dagen of locaties vast te leggen, stelt Activity Based Working (ABW) medewerkers in staat om zelf te kiezen waar en hoe ze werken, afhankelijk van de taak die ze moeten uitvoeren: een rustig bureau voor geconcentreerd werk, een vergaderruimte voor samenwerking of een break-outruimte voor informele gesprekken. ABW komt steeds vaker voor binnen hybride modellen, omdat het dezelfde flexibele logica toepast op het kantoor zelf, en niet alleen op de vraag of iemand überhaupt in het gebouw aanwezig is. Het is een van de meer geavanceerde hybride werkplekmodellen en het is afhankelijk van realtime inzicht in welke ruimte waar beschikbaar is.

Voorbeelden van hybride werkmodellen

In de onderstaande tabel wordt weergegeven hoe deze modellen er in de praktijk doorgaans uitzien, en voor welk type organisatie ze doorgaans geschikt zijn.

Deze voorbeelden van hybride kantoren sluiten elkaar niet uit. Veel organisaties combineren een basisregeling met vaste werktijden (bijvoorbeeld drie vaste werkdagen) met ABW-principes zodra medewerkers op kantoor zijn, waardoor er structuur ontstaat op beleidsniveau en flexibiliteit op ruimteniveau.

Voordelen van een hybride werkmodel

De zakelijke argumenten voor hybride werken zijn inmiddels ruimschoots aangetoond, en de voordelen verschillen naargelang wie je ernaar vraagt.

Voor de organisatie

• Lagere vastgoedkosten. Doordat er op elk moment minder medewerkers ter plaatse zijn, kan de kantoorruimte optimaal worden benut in plaats van te worden afgestemd op volledige bezetting.
• Beter ruimtegebruik. Bureaus en vergaderruimtes worden efficiënter benut wanneer planningsbeslissingen worden gebaseerd op reserverings- en bezettingsgegevens.
• Een groter aanbod aan talent. De locatie speelt een steeds minder grote rol bij het aannemen van personeel, en flexibiliteit is tegenwoordig een belangrijke factor bij het aantrekken en behouden van medewerkers.
• Datagestuurde beslissingen. Boekings- en bezettingsgegevens bieden facilitaire en operationele teams concrete onderbouwing voor beslissingen over vastgoed en indeling, in plaats van dat ze zich op aannames moeten baseren.

Voor medewerkers

• Een betere balans tussen werk en privéleven. Minder reistijd en meer zeggenschap over de werkdag.
• Keuze van de werkomgeving. Medewerkers kunnen hun werkplek afstemmen op de taak, of het nu gaat om geconcentreerd werken op afstand of om samenwerken op kantoor.
• Als het goed wordt aangepakt, leidt dit tot een grotere betrokkenheid. Dankzij voorspelbare dagen op kantoor is het makkelijker om rekening te houden met collega’s, vergaderingen en sociale contacten.

Uitdagingen van een hybride werkmodel

Hybride werken brengt ook concrete operationele uitdagingen met zich mee, met name voor de facilitaire en IT-teams die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het fysieke kantoor.

Onderbenutte en ongelijk verdeelde ruimte. De bezettingsgraad van kantoren ligt na de overstap naar hybride werken vaak ver onder de capaciteit, met sterke pieken op bepaalde dagen en bijna lege verdiepingen op andere dagen. Zonder realtime inzicht is het moeilijk om de ruimte op de juiste omvang af te stemmen of indelingen af te stemmen op de werkelijke vraag.

Spookvergaderingen en ruimteconflicten. Vergaderruimtes worden gereserveerd maar nooit gebruikt, of er treden dubbele boekingen op tussen verschillende systemen, terwijl medewerkers tijd verspillen met het zoeken naar een vrije ruimte. Dit leidt tot directe kosten, zowel in de vorm van verloren tijd als in de vorm van ruimtes die leeg staan terwijl elders de vraag niet wordt vervuld.

Gebrek aan inzicht. Medewerkers weten vaak niet wie er op een bepaalde dag nog meer op kantoor komt, wat de spontane samenwerking ondermijnt die hybride werken juist zou moeten bevorderen. Facilitaire teams kampen op grotere schaal met hetzelfde probleem: ze hebben geen duidelijk, realtime beeld van hoe het gebouw daadwerkelijk wordt gebruikt.

Versnipperde tools. Agenda’s, boekingssystemen en de bedrijfsinfrastructuur zijn vaak niet op elkaar afgestemd, wat extra administratieve rompslomp voor de IT-afdeling en een inconsistente gebruikerservaring voor medewerkers tot gevolg heeft.

Wat is het beste hybride werkmodel?

Er bestaat niet één beste hybride werkmodel. De juiste keuze hangt af van de organisatiecultuur, de aard van het werk en de mate waarin medewerkers behoefte hebben aan structuur of juist aan flexibiliteit. Een model met vaste werktijden is geschikt voor organisaties die behoefte hebben aan gegarandeerde overlap op kantoor; een model op basis van ‘at-will’ of ABW is geschikt voor organisaties met een hoog vertrouwensniveau en meer variabele werkpatronen.

Belangrijker dan het specifieke model is dat er hulpmiddelen beschikbaar zijn om het te ondersteunen. Elk hybride model, hoe gestructureerd of flexibel het ook is, is afhankelijk van het feit dat medewerkers kunnen zien en reserveren wat ze nodig hebben, en dat de facilitaire teams over nauwkeurige gegevens beschikken over hoe de ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Zonder dat mislukt zelfs een goed ontworpen beleid in de praktijk.

Oplossingen: hybride werken in de praktijk laten slagen

De meeste van de bovengenoemde uitdagingen komen neer op één probleem: een gebrek aan realtime inzicht in personeel, ruimte en reserveringen. Om dat aan te pakken is de juiste combinatie van technologie en processen nodig.

• Reservering van vergaderruimtes en werkplekken. Een centraal reserveringssysteem maakt het zoeken naar een werkplek of vergaderruimte een stuk eenvoudiger en zorgt ervoor dat dubbele boekingen en no-shows worden voorkomen. Dankzij geautomatiseerde functies voor het inchecken en vrijgeven van ruimtes wordt ruimte vrijgemaakt die anders geblokkeerd zou blijven maar niet zou worden gebruikt; bekijk hoe dit werkt in de systemen voor het reserveren van vergaderruimtes en werkplekken van GoBright.
• Gegevens over bezetting en ruimtegebruik. Dankzij de combinatie van sensor- en reserveringsgegevens krijgen facilitaire teams een nauwkeurig en actueel beeld van hoe de ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt, in plaats van hoe men dacht dat deze werd gebruikt. De datagestuurde aanpak van GoBrightvertaalt dit in beslissingen over indeling, capaciteit en vastgoed.
• Ondersteuning voor activiteitsgericht werken. Voor organisaties die activiteitsgericht werken (ABW) invoeren, moet het kantoor zelf meebewegen met de vraag: dankzij tools voor hot-desking en hoteling kunnen medewerkers de juiste ruimte voor de betreffende taak vinden en reserveren.
• Integratie met bestaande systemen. Hybride tools moeten aansluiten op de agenda’s en platforms die medewerkers al gebruiken, en mogen geen extra, losstaand systeem vormen. De aanpak van GoBrightop het gebied van hybride werken en slim kantoorbeheer is gebaseerd op dit soort integratie, zodat reserverings- en ruimtegegevens deel uitmaken van de bestaande workflow in plaats van erbuiten te vallen.

Wat is een voorbeeld van een hybride arbeidsovereenkomst?

In een hybride arbeidsovereenkomst wordt doorgaans de overeengekomen verhouding tussen kantoor- en thuiswerk vastgelegd; bijvoorbeeld een minimumaantal dagen per week op kantoor, welke dagen (indien van toepassing) vastliggen, en hoe thuiswerk moet worden geregistreerd of gemeld. De overeenkomst kan ook betrekking hebben op apparatuur die voor thuiswerk wordt verstrekt, verwachtingen ten aanzien van beschikbaarheid en kernuren, en hoe de prestaties worden gemeten wanneer medewerkers niet fulltime op kantoor aanwezig zijn. De details verschillen per organisatie en rechtsgebied, dus de overeenkomst moet het door het bedrijf gekozen hybride model weerspiegelen in plaats van een algemeen sjabloon te volgen.

De 5 C’s van hybride werken

Sommige organisaties gebruiken de „5 C’s“ als een eenvoudig raamwerk voor het beoordelen van hun strategie voor hybride werken:

• Communicatie — medewerkers op afstand en op kantoor even goed op de hoogte houden.
• Samenwerking — ervoor zorgen dat teams effectief kunnen samenwerken, ongeacht hun locatie.
• Cultuur — het handhaven van een consistente bedrijfscultuur binnen hybride teams.
• Verbondenheid — ervoor zorgen dat medewerkers zich verbonden voelen met hun collega’s en de organisatie.
• Consistentie — het op een eerlijke en voorspelbare manier toepassen van hybride beleidsregels binnen alle teams.

Deze uitgangspunten zijn nuttig als checklist bij het opstellen of herzien van een hybride beleid, maar ze komen pas echt tot hun recht in combinatie met de praktische infrastructuur, reserveringssystemen, bezettingsgegevens en een duidelijk ruimtebeheer, waardoor het beleid in de dagelijkse praktijk goed functioneert.

Hybride werken goed aanpakken

Een hybride werkmodel levert pas voordelen, kostenbesparingen, flexibiliteit en een beter ruimtegebruik op als er duidelijk inzicht is in hoe het kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat betekent dat het juiste beleid moet worden gecombineerd met de juiste hulpmiddelen: reserveringssystemen, bezettingsgegevens en ruimtebeheer die zowel medewerkers als facilitaire teams de informatie bieden die ze nodig hebben om hybride werken tot een succes te maken.

Als u de hybride strategie van uw organisatie aan het herzien bent, ontdek dan hoe de oplossingen voor slimme kantoren en hybride werken van GoBrightde gegevens over reserveringen, bezetting en ruimte op één platform samenbrengen.