Il modello di lavoro ibrido: tipologie, vantaggi ed esempi

Che cos’è un modello di lavoro ibrido?

Un modello di lavoro ibrido è una modalità lavorativa che combina il tempo trascorso in ufficio con quello dedicato al lavoro da remoto. I dipendenti suddividono la loro settimana tra le due modalità, anziché lavorare a tempo pieno in un’unica sede.

Quali sono i diversi tipi di modelli di lavoro ibrido?

Non esiste un unico modello di ambiente di lavoro ibrido. La maggior parte delle organizzazioni sceglie una delle opzioni seguenti oppure combina elementi di più modelli. Comprendere le differenze è il primo passo per decidere quale sia la soluzione più adatta alla propria organizzazione.

Modello ibrido a orario fisso: l’azienda stabilisce giorni specifici di presenza in ufficio per tutti o per la maggior parte dei dipendenti, ad esempio dal martedì al giovedì in ufficio, mentre il lunedì e il venerdì in remoto. Si tratta di uno degli esempi più comuni di lavoro ibrido e funziona bene perché garantisce la sovrapposizione tra i colleghi senza richiedere un coordinamento quotidiano.

"Office-first, remote-flexible ": i dipendenti sono tenuti a recarsi in ufficio per la maggior parte della settimana, mentre il lavoro da remoto è riservato a circostanze specifiche o a un numero limitato di giorni. Questo modello privilegia la collaborazione in presenza ed è adatto alle organizzazioni con ruoli a contatto con i clienti o con una forte cultura aziendale incentrata sul lavoro in sede.

"Remote-first, office-optional ": la modalità predefinita è il lavoro da remoto, mentre l'ufficio viene utilizzato per riunioni, attività di inserimento dei nuovi assunti o sessioni collaborative specifiche, piuttosto che per il lavoro quotidiano. Questo modello è ideale per i team distribuiti o per le organizzazioni che danno priorità all'accesso al talento piuttosto che alla sede di lavoro.

I team ibridi, che operano su base settimanale o a rotazione, alternano settimane di lavoro da remoto a settimane in ufficio; questa modalità è spesso adottata dai team che lavorano su progetti specifici e che necessitano di sprint dedicati in presenza, affiancati da periodi di lavoro autonomo.

I dipendenti ibridi “at-will” decidono autonomamente quando recarsi in ufficio e quando lavorare da remoto, in base ai propri impegni e al proprio carico di lavoro. Questo modello offre la massima flessibilità, ma si basa in larga misura sulla fiducia, su aspettative chiare e su una buona visibilità su chi si trova dove.

Lavoro basato sulle attività (ABW) – Anziché stabilire giorni o luoghi fissi, il lavoro basato sulle attività (ABW) consente ai dipendenti di scegliere dove e come lavorare in base all’attività da svolgere: una scrivania tranquilla per concentrarsi, un’ sale riunioni e per riunioni per collaborare o un’area relax per discussioni informali. L’ABW è sempre più diffuso nei modelli ibridi, poiché applica la stessa logica flessibile all’ufficio stesso, non solo alla presenza fisica di una persona nell’edificio. Si tratta di uno dei modelli di ambiente di lavoro ibrido più avanzati e si basa sulla visibilità in tempo reale degli spazi disponibili e della loro ubicazione.

Esempi di modelli di lavoro ibrido

La tabella che segue illustra come questi modelli si presentano in genere nella pratica e il tipo di organizzazione a cui ciascuno di essi tende ad adattarsi.

Questi esempi di ufficio ibrido non si escludono a vicenda. Molte organizzazioni combinano un programma fisso di base (ad esempio, tre giorni fissi) con i principi dell’ABW una volta che i dipendenti si trovano in sede, garantendo struttura a livello di politica aziendale e flessibilità a livello di spazi.

I vantaggi di un modello di lavoro ibrido

I vantaggi del lavoro ibrido sono ormai ampiamente riconosciuti, ma la loro percezione varia a seconda delle persone a cui ci si rivolge.

Per l'organizzazione

• Costi immobiliari inferiori. Un numero inferiore di dipendenti presenti in sede in un dato momento consente di ottimizzare lo spazio degli uffici, anziché dimensionarlo in base alla presenza completa del personale.
• Migliore utilizzo degli spazi. Le scrivanie e le sale riunioni vengono utilizzate in modo più efficiente quando i dati relativi alle prenotazioni e all'occupazione guidano le decisioni di pianificazione.
• Un bacino di talenti più ampio. La sede di lavoro rappresenta un vincolo sempre minore nelle assunzioni e la flessibilità è ormai un fattore determinante per attrarre e trattenere il personale.
• Decisioni basate sui dati. I dati relativi alle prenotazioni e all’occupazione forniscono ai team responsabili delle strutture e delle operazioni elementi concreti su cui basare le decisioni relative agli immobili e alla disposizione degli spazi, anziché affidarsi a semplici ipotesi.

Per i dipendenti

• Migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Meno tempo dedicato agli spostamenti e maggiore controllo sulla giornata lavorativa.
• Scelta dell'ambiente. I dipendenti possono scegliere la sede più adatta all'attività da svolgere, che si tratti di lavoro da remoto incentrato sui propri compiti o di momenti di collaborazione in ufficio.
• Se gestito bene, favorisce un maggiore coinvolgimento. Avere giornate in ufficio ben definite rende più facile organizzarsi in base agli impegni dei colleghi, alle riunioni e alle interazioni sociali.

Le sfide di un modello di lavoro ibrido

Il lavoro ibrido comporta inoltre delle vere e proprie sfide operative, in particolare per i team addetti alla gestione delle strutture e all’IT che si occupano dell’ufficio fisico.

Spazi sottoutilizzati e distribuiti in modo disomogeneo. Dopo il passaggio al lavoro ibrido, l’occupazione degli uffici si attesta spesso ben al di sotto della capacità massima, con picchi marcati in determinati giorni e piani quasi vuoti in altri. Senza una visione in tempo reale, è difficile dimensionare correttamente gli spazi o pianificare la disposizione degli uffici in base alla domanda effettiva.

Riunioni fantasma e conflitti di “ sale riunioni ”. Le sale riunioni vengono prenotate e poi mai utilizzate, oppure vengono prenotate due volte su sistemi diversi, mentre i dipendenti perdono tempo a cercare uno spazio libero. Si tratta di un costo diretto, in termini di tempo perso e di sale che rimangono inutilizzate mentre altrove la domanda non viene soddisfatta.

Mancanza di visibilità. Spesso i dipendenti non sanno chi altro sarà presente in un determinato giorno, il che compromette quella collaborazione spontanea che il lavoro ibrido dovrebbe favorire. I team addetti alla gestione delle strutture si trovano ad affrontare lo stesso problema su scala più ampia: non dispongono di una visione chiara e in tempo reale di come l’edificio venga effettivamente utilizzato.

Strumenti frammentati. Calendari, sistemi di prenotazione e infrastrutture aziendali spesso non comunicano tra loro, generando un carico di lavoro amministrativo aggiuntivo per il reparto IT ed esperienze incoerenti per i dipendenti.

Qual è il miglior modello di lavoro ibrido?

Non esiste un unico modello di lavoro ibrido che sia il migliore in assoluto. La scelta giusta dipende dalla cultura dell’organizzazione, dalla natura del lavoro e dal grado di struttura o flessibilità di cui i dipendenti hanno bisogno. Un modello con orario fisso è adatto alle organizzazioni che necessitano di una sovrapposizione garantita della presenza in sede; un modello “at-will” o basato sull’ABW è invece indicato per quelle caratterizzate da un elevato livello di fiducia e da modelli di lavoro più variabili.

Più che il modello specifico, ciò che conta è disporre degli strumenti necessari a sostenerlo. Qualsiasi modello ibrido, per quanto strutturato o flessibile, dipende dalla capacità dei dipendenti di visualizzare e prenotare ciò di cui hanno bisogno, nonché dalla disponibilità, da parte dei team addetti alla gestione delle strutture, di dati accurati sull’effettivo utilizzo degli spazi. Senza questi elementi, anche una politica ben concepita fallisce nella pratica.

Soluzioni: come rendere efficace il lavoro ibrido nella pratica

La maggior parte delle sfide sopra citate si riduce a un unico problema: la mancanza di visibilità in tempo reale su persone, spazi e prenotazioni. Per risolvere questo problema è necessaria la giusta combinazione di tecnologia e processi.

• sale riunioni e la prenotazione delle postazioni. Un sistema di prenotazione centralizzato elimina le incertezze legate alla ricerca di una postazione o di una sala riunioni sale riunioni e riduce le doppie prenotazioni e le mancate presentazioni. Le funzionalità automatizzate di check-in e liberazione delle postazioni consentono di liberare spazi che altrimenti rimarrebbero bloccati ma inutilizzati; scopri come funziona nei sistemi di prenotazione e di gestione delle postazioni di GoBrightsale riunioni .
• Dati sull'occupazione e sugli spazi. I dati provenienti dai sensori e dalle prenotazioni, considerati congiuntamente, forniscono ai team responsabili delle strutture un quadro accurato e aggiornato dell'effettivo utilizzo degli spazi, anziché di come si presumeva venissero utilizzati. L'approccio al posto di lavoro basato sui dati di GoBrightsi traduce in decisioni relative alla disposizione degli spazi, alla capacità e alla gestione immobiliare.
• Supporto al lavoro basato sulle attività. Per le organizzazioni che adottano l’ABW, l’ufficio stesso deve adattarsi alla domanda: gli strumenti di hot-desking e hoteling consentono ai dipendenti di trovare e prenotare il tipo di spazio più adatto all’attività da svolgere.
• Integrazione con i sistemi esistenti. Gli strumenti per il lavoro ibrido devono integrarsi con i calendari e le piattaforme già utilizzati dai dipendenti, senza aggiungere un altro sistema scollegato dal resto. L’approccio di GoBrightal lavoro ibrido e alla gestione intelligente degli uffici si basa proprio su questo tipo di integrazione, in modo che i dati relativi alle prenotazioni e agli spazi siano integrati nel flusso di lavoro esistente anziché rimanere al di fuori di esso.

Qual è un esempio di contratto di lavoro ibrido?

Un contratto di lavoro ibrido definisce in genere l’equilibrio concordato tra lavoro in ufficio e lavoro da remoto; ad esempio, un numero minimo di giorni in ufficio a settimana, quali giorni (se presenti) sono fissi e come deve essere registrato o comunicato il lavoro da remoto. Può inoltre riguardare le attrezzature fornite per il lavoro da remoto, le aspettative in materia di disponibilità e orario di lavoro obbligatorio, nonché le modalità di misurazione delle prestazioni quando il personale non è presente in sede a tempo pieno. I dettagli variano a seconda dell’organizzazione e della giurisdizione, pertanto il contratto dovrebbe riflettere il modello ibrido scelto dall’azienda piuttosto che un modello generico.

Le 5 C del lavoro ibrido

Alcune organizzazioni utilizzano le “5 C” come semplice modello di riferimento per valutare la strategia di lavoro ibrido:

• Comunicazione: garantire che i dipendenti che lavorano da remoto e quelli in ufficio siano informati allo stesso modo.
• Collaborazione — garantire che i team possano lavorare insieme in modo efficace, indipendentemente dalla loro ubicazione.
• Cultura — garantire una cultura aziendale coerente all’interno dei team ibridi.
• Connessione — aiutare i dipendenti a sentirsi in sintonia con i colleghi e con l’organizzazione.
• Coerenza: applicare le politiche ibride in modo equo e prevedibile in tutti i team.

Questi principi sono utili come lista di controllo nella fase di elaborazione o revisione di una politica ibrida, ma danno il meglio di sé se affiancati da infrastrutture concrete, sistemi di prenotazione, dati sull’occupazione e una chiara gestione degli spazi, che trasformano la politica in un’esperienza quotidiana concretamente applicabile.

Come gestire al meglio il lavoro ibrido

Un modello di lavoro ibrido offre i propri vantaggi, risparmi sui costi, flessibilità e un migliore utilizzo degli spazi solo se supportato da una chiara visione di come l’ufficio viene effettivamente utilizzato. Ciò significa combinare la giusta politica con gli strumenti adeguati: sistemi di prenotazione, dati sull’occupazione e gestione degli spazi che forniscano sia ai dipendenti che ai team addetti alle strutture le informazioni necessarie per far funzionare efficacemente il lavoro ibrido.

Se state rivedendo la strategia ibrida della vostra organizzazione, scoprite come le soluzioni per l’ufficio intelligente e il lavoro ibrido di GoBrightriuniscono in un’unica piattaforma i dati relativi alle prenotazioni, all’occupazione e agli spazi.