Das hybride Arbeitsmodell: Arten, Vorteile und Beispiele

Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?

Ein hybrides Arbeitsmodell ist eine Arbeitsweise, bei der die Zeit im Büro mit der Zeit im Homeoffice kombiniert wird. Die Mitarbeiter teilen ihre Arbeitswoche zwischen beiden Optionen auf, anstatt Vollzeit an einem Standort zu arbeiten.

Welche verschiedenen Arten von hybriden Arbeitsmodellen gibt es?

Es gibt kein einheitliches Modell für hybride Arbeitsmodelle. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine der folgenden Optionen oder kombinieren Elemente aus mehreren Modellen. Die Unterschiede zu verstehen, ist der erste Schritt bei der Entscheidung, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt.

Hybridmodell mit festen Arbeitszeiten: Das Unternehmen legt für alle oder die meisten Mitarbeiter bestimmte Tage fest, an denen sie im Büro arbeiten müssen, beispielsweise von Dienstag bis Donnerstag im Büro und montags und freitags im Homeoffice. Dies ist eines der gängigsten Beispiele für hybrides Arbeiten und funktioniert gut, da es eine zeitliche Überschneidung zwischen den Kollegen gewährleistet, ohne dass eine tägliche Abstimmung erforderlich ist.

„Office-first, Remote-flexibel “: Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie den Großteil der Woche im Büro verbringen, wobei die Arbeit im Homeoffice bestimmten Umständen oder einer begrenzten Anzahl von Tagen vorbehalten ist. Dieses Modell legt den Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit vor Ort und eignet sich für Unternehmen mit kundenorientierten Positionen oder einer ausgeprägten Kultur der Präsenz am Arbeitsplatz.

„Remote-first“, „Office-optional “: Die Standardarbeitsweise ist Remote-Arbeit, und das Büro wird eher für Besprechungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bestimmte gemeinsame Arbeitssitzungen genutzt als für die tägliche Arbeit. Dies eignet sich für verteilte Teams oder Organisationen, denen der Zugang zu Talenten wichtiger ist als der Standort.

Wochenweise oder rotierende Hybridteams wechseln zwischen Wochen im Homeoffice und Wochen im Büro; diese Arbeitsweise wird häufig von projektbasierten Teams genutzt, die neben Phasen der selbstständigen Arbeit auch gezielte Sprints vor Ort benötigen.

Bei der „At-Will“-Hybrid-Arbeitsweise entscheiden die Mitarbeiter selbst, wann sie ins Büro kommen und wann sie im Homeoffice arbeiten – je nach ihrem eigenen Zeitplan und ihrer Arbeitsbelastung. Diese Variante bietet die größte Flexibilität, setzt jedoch in hohem Maße auf Vertrauen, klare Erwartungen und einen guten Überblick darüber, wer sich gerade wo aufhält.

Aktivitätsorientiertes Arbeiten (ABW) Anstatt feste Tage oder Orte vorzuschreiben, ermöglicht das aktivitätsorientierte Arbeiten (ABW) den Mitarbeitern, je nach anstehender Aufgabe selbst zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten: an einem ruhigen Schreibtisch für konzentriertes Arbeiten, in einem Besprechungsraum für die Zusammenarbeit oder in einem Pausenbereich für informelle Gespräche. ABW findet in hybriden Modellen zunehmend Verbreitung, da es dieselbe flexible Logik auf das Büro selbst anwendet und nicht nur darauf, ob sich jemand überhaupt im Gebäude befindet. Es ist eines der fortschrittlicheren hybriden Arbeitsplatzmodelle und setzt auf Echtzeit-Transparenz darüber, welche Räume wo verfügbar sind.

Beispiele für hybride Arbeitsmodelle

Die folgende Tabelle zeigt, wie diese Modelle in der Praxis typischerweise aussehen und für welche Art von Organisation sie jeweils am besten geeignet sind.

Diese Beispiele für Hybridbüros schließen sich nicht gegenseitig aus. Viele Unternehmen kombinieren eine Grundregelung mit festen Arbeitszeiten (beispielsweise drei Anker-Tage) mit den Prinzipien des ABW, sobald die Mitarbeiter im Büro sind, und schaffen so Struktur auf der Ebene der Richtlinien und Flexibilität auf der Ebene der Räumlichkeiten.

Vorteile eines hybriden Arbeitsmodells

Die wirtschaftlichen Argumente für hybrides Arbeiten sind hinlänglich bekannt, und die Vorteile werden je nach Befragtem unterschiedlich bewertet.

Für die Organisation

• Geringere Immobilienkosten. Da sich zu jedem Zeitpunkt weniger Mitarbeiter vor Ort befinden, können die Büroflächen optimiert werden, anstatt sie für die volle Belegschaft auszulegen.
• Bessere Raumnutzung. Schreibtische und Besprechungsräume werden effizienter genutzt, wenn Planungsentscheidungen auf der Grundlage von Buchungs- und Belegungsdaten getroffen werden.
• Größerer Talentpool. Der Standort spielt bei der Personalbeschaffung eine immer geringere Rolle, und Flexibilität ist mittlerweile ein wichtiger Faktor, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.
• Datengestützte Entscheidungen. Buchungs- und Belegungsdaten liefern den Facility- und Betriebsteams fundierte Grundlagen für Entscheidungen in Bezug auf Immobilien und Raumaufteilung, sodass sie sich nicht mehr auf Annahmen verlassen müssen.

Für Mitarbeiter

• Eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Weniger Zeit für den Arbeitsweg und mehr Kontrolle über den Arbeitstag.
• Wahl des Arbeitsumfelds. Die Mitarbeiter können ihren Arbeitsort an die jeweilige Aufgabe anpassen, sei es konzentriertes Arbeiten im Homeoffice oder gemeinsame Arbeit im Büro.
• Bei guter Umsetzung sorgt dies für ein stärkeres Engagement. Durch vorhersehbare Arbeitstage im Büro lassen sich Termine mit Kollegen, Besprechungen und soziale Kontakte leichter planen.

Herausforderungen eines hybriden Arbeitsmodells

Das hybride Arbeiten bringt zudem echte operative Herausforderungen mit sich, insbesondere für die Facility- und IT-Teams, die für die Verwaltung der physischen Büroräume zuständig sind.

Unausgelastete und ungleichmäßig verteilte Flächen. Die Büroauslastung liegt nach der Umstellung auf hybrides Arbeiten oft deutlich unter der Kapazität, wobei es an manchen Tagen zu starken Spitzen kommt, während andere Etagen fast leer sind. Ohne Echtzeit-Einblicke ist es schwierig, die Flächen optimal anzupassen oder die Raumaufteilung entsprechend dem tatsächlichen Bedarf zu planen.

„Geister“-Besprechungen und Raumkonflikte. Besprechungsräume werden gebucht und dann nie genutzt oder systemübergreifend doppelt belegt, während die Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, nach einem freien Raum zu suchen. Dies verursacht direkte Kosten in Form von Zeitverlust und ungenutzten Räumen, während der Bedarf an anderer Stelle nicht gedeckt wird.

Mangelnde Transparenz. Die Mitarbeiter wissen oft nicht, wer an einem bestimmten Tag noch ins Büro kommt, was die spontane Zusammenarbeit untergräbt, die durch hybrides Arbeiten eigentlich gefördert werden soll. Die Facility-Teams stehen vor dem gleichen Problem in größerem Maßstab: Es fehlt ein klarer Echtzeit-Überblick darüber, wie das Gebäude tatsächlich genutzt wird.

Zersplitterte Tools. Kalender, Buchungssysteme und die Gebäudeinfrastruktur sind oft nicht miteinander vernetzt, was zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand für die IT-Abteilung und zu uneinheitlichen Nutzererfahrungen für die Mitarbeiter führt.

Was ist das beste hybride Arbeitsmodell?

Es gibt kein einheitlich bestes Hybrid-Arbeitsmodell. Die richtige Wahl hängt von der Unternehmenskultur, der Art der Arbeit und davon ab, wie viel Struktur bzw. Flexibilität die Mitarbeiter benötigen. Ein Modell mit festen Arbeitszeiten eignet sich für Unternehmen, die eine garantierte Überschneidung der Präsenzzeiten benötigen; ein Modell nach eigenem Ermessen oder auf der Grundlage von „Anywhere but Work“ (ABW) eignet sich für Unternehmen mit hohem Vertrauensniveau und variableren Arbeitsmustern.

Wichtiger als das konkrete Modell ist es, über die entsprechenden Instrumente zu verfügen, um es zu unterstützen. Jedes Hybridmodell – egal wie strukturiert oder flexibel es auch sein mag – hängt davon ab, dass die Mitarbeiter sehen und buchen können, was sie benötigen, und dass die Facility-Teams über genaue Daten zur tatsächlichen Raumnutzung verfügen. Ohne diese Voraussetzungen scheitert selbst eine gut durchdachte Richtlinie in der Praxis.

Lösungen: So funktioniert hybrides Arbeiten in der Praxis

Die meisten der oben genannten Herausforderungen lassen sich auf ein einziges Problem zurückführen: den Mangel an Echtzeit-Transparenz in Bezug auf Mitarbeiter, Räumlichkeiten und Buchungen. Um dieses Problem zu lösen, bedarf es der richtigen Kombination aus Technologie und Prozessen.

• GoBrightRaum- und Arbeitsplatzreservierung. Ein zentrales Reservierungssystem macht die Suche nach einem Arbeitsplatz oder Besprechungsraum zum Kinderspiel und reduziert Doppelbuchungen und Nichterscheinen. Automatisierte Check-in- und Freigabefunktionen geben Platz frei, der andernfalls blockiert, aber ungenutzt bleiben würde; sehen Sie sich an, wie dies in den Raumbuchung und den Schreibtisch-Buchungssystemen.
• Belegungs- und Raumbelegungsdaten. Sensor- und Buchungsdaten liefern den Facility-Teams gemeinsam ein genaues, aktuelles Bild davon, wie Räume tatsächlich genutzt werden – und nicht nur davon, wie ihre Nutzung angenommen wurde. Der datengestützte Arbeitsplatzansatz von „ GoBright“ lässt sich in Entscheidungen über Raumaufteilung, Kapazität und Immobilien umsetzen.
• Unterstützung für aktivitätsorientiertes Arbeiten. Für Unternehmen, die auf aktivitätsorientiertes Arbeiten (ABW) umstellen, muss sich das Büro selbst an den Bedarf anpassen: Mithilfe von Hot-Desking- und Hoteling-Tools können Mitarbeiter den für die jeweilige Aufgabe geeigneten Arbeitsplatz finden und reservieren.
• Integration in bestehende Systeme. Hybrid-Tools müssen mit den Kalendern und Plattformen zusammenarbeiten, die die Mitarbeiter bereits nutzen, und dürfen kein weiteres, isoliertes System darstellen. Der Ansatz von GoBrightfür hybrides Arbeiten und intelligentes Büromanagement basiert auf dieser Art der Integration, sodass Buchungs- und Raumdaten in den bestehenden Arbeitsablauf eingebunden sind und nicht außerhalb davon stehen.

Was ist ein Beispiel für einen hybriden Arbeitsvertrag?

Ein Hybrid-Arbeitsvertrag legt in der Regel das vereinbarte Verhältnis zwischen Büro- und Remote-Arbeit fest; dazu gehören beispielsweise eine Mindestanzahl an Tagen pro Woche, an denen im Büro gearbeitet wird, welche Tage (falls vorhanden) feststehen und wie die Remote-Arbeit protokolliert oder kommuniziert werden soll. Er kann auch die für die Remote-Arbeit bereitgestellte Ausrüstung, Erwartungen hinsichtlich der Erreichbarkeit und der Kernarbeitszeiten sowie die Art und Weise umfassen, wie die Leistung gemessen wird, wenn Mitarbeiter nicht Vollzeit vor Ort sind. Die Einzelheiten variieren je nach Unternehmen und Rechtsordnung, daher sollte der Vertrag das vom Unternehmen gewählte Hybridmodell widerspiegeln und nicht einer allgemeinen Vorlage entsprechen.

Die 5 Cs der hybriden Arbeitsweise

Einige Organisationen nutzen die „5 Cs“ als einfaches Rahmenkonzept zur Bewertung ihrer Strategie für hybrides Arbeiten:

• Kommunikation – Mitarbeiter im Homeoffice und im Büro gleichermaßen auf dem Laufenden halten.
• Zusammenarbeit – dafür sorgen, dass Teams unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten können.
• Kultur – Aufrechterhaltung einer einheitlichen Unternehmenskultur in hybriden Teams.
• Verbundenheit – den Mitarbeitern helfen, sich mit ihren Kollegen und dem Unternehmen verbunden zu fühlen.
• Konsistenz – faire und vorhersehbare Anwendung hybrider Richtlinien in allen Teams.

Diese Grundsätze eignen sich als Checkliste bei der Ausarbeitung oder Überprüfung einer Hybrid-Richtlinie, entfalten ihre Wirkung jedoch am besten in Verbindung mit der praktischen Infrastruktur, den Buchungssystemen, den Belegungsdaten und einer klaren „ Raumplanung “, die die Richtlinie in eine praktikable alltägliche Erfahrung umsetzt.

Hybrides Arbeiten richtig umsetzen

Ein hybrides Arbeitsmodell kann seine Vorteile – Kosteneinsparungen, Flexibilität und eine bessere Raumnutzung – nur dann voll entfalten, wenn es durch einen klaren Überblick über die tatsächliche Nutzung der Büroräume gestützt wird. Das bedeutet, die richtigen Richtlinien mit den richtigen Tools zu kombinieren: Buchungssysteme, Belegungsdaten und Raumplanung , die sowohl den Mitarbeitern als auch den Facility-Teams die Informationen liefern, die sie benötigen, damit hybrides Arbeiten erfolgreich funktioniert.

Wenn Sie die Hybrid-Strategie Ihres Unternehmens überprüfen, sollten Sie sich ansehen, wie die Smart-Office- und Hybrid-Arbeitslösungen von GoBrightBuchungs-, Belegungs- und Raumdaten auf einer einzigen Plattform zusammenführen.