Den hybridbaserade arbetsmodellen: typer, fördelar och exempel

Vad är en hybridarbetsmodell?

En hybridarbetsmodell är ett arbetssätt som kombinerar tid på kontoret med distansarbete. De anställda fördelar sin arbetsvecka mellan de två alternativen, istället för att vara på en och samma plats på heltid.

Vilka olika typer av hybridarbetsmodeller finns det?

Det finns ingen enskild modell för en hybridarbetsplats. De flesta organisationer väljer en av följande modeller eller kombinerar inslag från flera olika. Att förstå skillnaderna är det första steget för att avgöra vilken modell som passar just er organisation.

Hybridmodell med fast schema: Företaget fastställer specifika dagar då alla eller de flesta anställda ska vara på kontoret, till exempel tisdag till torsdag på kontoret och måndag och fredag på distans. Detta är ett av de vanligaste exemplen på hybridarbete, och det fungerar bra eftersom det garanterar att kollegor är på plats samtidigt utan att det krävs daglig samordning.

”Kontor först, flexibel distansarbete ”: Medarbetarna förväntas vara på kontoret större delen av veckan, medan distansarbete är förbehållet särskilda omständigheter eller ett begränsat antal dagar. Denna modell prioriterar samarbete på plats och passar organisationer med kundorienterade roller eller en stark kultur som präglas av närvaro på arbetsplatsen.

Distansarbete i första hand, kontoret som tillval. Standardläget är distansarbete, och kontoret används för möten, introduktionsprogram eller specifika samarbetsmöten snarare än för det dagliga arbetet. Detta passar team med medlemmar på olika platser eller organisationer som prioriterar tillgång till kompetens framför geografisk placering.

Veckobaserade eller roterande hybridteam växlar mellan veckor med distansarbete och veckor på kontoret. Denna modell används ofta av projektbaserade team som behöver särskilda sprintar med fysiskt samarbete parallellt med perioder av självständigt arbete.

Hybridmodell med fri valmöjlighet: De anställda bestämmer själva när de vill komma in på kontoret och när de vill arbeta på distans, utifrån sin egen schemaläggning och arbetsbelastning. Detta ger största möjliga flexibilitet, men bygger i hög grad på förtroende, tydliga förväntningar och god överblick över vem som befinner sig var.

Aktivitetsbaserat arbete (ABW) – I stället för att fastställa bestämda dagar eller platser låter aktivitetsbaserat arbete (ABW) medarbetarna välja var och hur de vill arbeta utifrån den aktuella uppgiften: ett lugnt skrivbord för koncentrerat arbete, ett mötesrum för samarbete eller en avkopplingshörna för informella diskussioner. ABW blir allt vanligare inom hybridmodeller, eftersom det tillämpar samma flexibla logik på själva kontoret, inte bara på om någon befinner sig i byggnaden överhuvudtaget. Det är en av de mer avancerade hybridmodellerna för arbetsplatser och bygger på realtidsöversikt över vilka utrymmen som är tillgängliga och var de finns.

Exempel på hybridarbetsmodeller

I tabellen nedan redogörs för hur dessa modeller vanligtvis ser ut i praktiken och vilken typ av organisation de olika modellerna brukar passa bäst för.

Dessa exempel på hybridkontor utesluter inte varandra. Många organisationer kombinerar en grundläggande modell med fasta arbetstider (till exempel tre fasta arbetsdagar) med ABW-principer när medarbetarna väl befinner sig på kontoret, vilket ger struktur på policyplan och flexibilitet när det gäller arbetsutrymmen.

Fördelarna med en hybrid arbetsmodell

De affärsmässiga argumenten för hybridarbete är väl etablerade, och fördelarna upplevs olika beroende på vem man frågar.

För organisationen

• Lägre fastighetskostnader. Eftersom färre medarbetare befinner sig på plats samtidigt kan kontorsytan optimeras istället för att dimensioneras för full bemanning.
• Bättre utnyttjande av utrymmet. Skrivbord och mötesrum utnyttjas mer effektivt när boknings- och beläggningsdata ligger till grund för planeringsbesluten.
• En bredare talangpool. Platsen blir en mindre begränsande faktor vid rekrytering, och flexibilitet är numera en viktig faktor för att locka till sig och behålla personal.
• Datastyrda beslut. Boknings- och beläggningsdata ger fastighets- och driftsteamen underlag för beslut om fastigheter och lokalplanering, istället för att förlita sig på antaganden.

För anställda

• Bättre balans mellan arbete och privatliv. Kortare pendlingstid och större kontroll över arbetsdagen.
• Val av arbetsmiljö. Medarbetarna kan anpassa sin arbetsplats efter uppgiften, oavsett om det handlar om koncentrerat distansarbete eller samarbete på kontoret.
• Ett starkare engagemang när det sköts på rätt sätt. Förutsägbara arbetsdagar på kontoret gör det enklare att planera kring kollegor, möten och sociala kontakter.

Utmaningar med en hybrid arbetsmodell

Hybridarbete medför också reella operativa utmaningar, särskilt för fastighets- och IT-team som sköter det fysiska kontoret.

Underutnyttjat och ojämnt fördelat utrymme. Kontorsbeläggningen efter övergången till hybridarbete ligger ofta långt under kapaciteten, med kraftiga toppar vissa dagar och nästan tomma våningar andra dagar. Utan insyn i realtid är det svårt att anpassa utrymmet efter behov eller planera lokalernas utformning utifrån den faktiska efterfrågan.

”Spökmöten” och lokalkonflikter. Mötesrum bokas men används aldrig, eller så blir de dubbelbokade mellan olika system, samtidigt som medarbetarna slösar tid på att leta efter ett ledigt rum. Detta innebär en direkt kostnad i form av förlorad tid och rum som står tomma samtidigt som efterfrågan inte tillgodoses på andra håll.

Brist på insyn. Medarbetarna vet ofta inte vilka andra som kommer att vara på plats en viss dag, vilket undergräver det spontana samarbetet som hybridarbetet är tänkt att främja. Fastighetsteamen står inför samma problem i större skala: de saknar en tydlig överblick i realtid över hur byggnaden faktiskt används.

Isolerade verktyg. Kalendrar, bokningssystem och byggnadsinfrastruktur kommunicerar ofta inte med varandra, vilket medför extra administrativt arbete för IT-avdelningen och en inkonsekvent upplevelse för de anställda.

Vilken är den bästa modellen för hybridarbete?

Det finns ingen enskild bästa hybridarbetsmodell. Det rätta valet beror på organisationens kultur, arbetets karaktär och hur mycket struktur respektive flexibilitet de anställda behöver. En modell med fasta arbetstider passar organisationer som behöver garanterad överlappning när personalen är på plats; en modell baserad på frivillig närvaro eller ABW passar organisationer med högt förtroende och mer varierande arbetsmönster.

Vad som är viktigare än den specifika modellen är att ha de verktyg som krävs för att stödja den. Oavsett hur strukturerad eller flexibel en hybridmodell än är, förutsätter den att medarbetarna kan se och boka det de behöver, och att lokalansvariga har korrekta uppgifter om hur utrymmena faktiskt används. Utan detta faller även en väl utformad policy samman i praktiken.

Lösningar: hur man får hybridarbete att fungera i praktiken

De flesta av ovanstående utmaningar kan i grunden härledas till en enda fråga: bristen på realtidsöversikt över personal, lokaler och bokningar. För att lösa detta krävs rätt kombination av teknik och processer.

• Bokning av rum och arbetsplatser. Ett centralt bokningssystem gör det enkelt att hitta en arbetsplats eller ett mötesrum och minskar risken för dubbelbokningar och uteblivna besök. Automatiserade funktioner för incheckning och frigörande av platser frigör utrymme som annars skulle vara reserverat men outnyttjat; se hur detta fungerar i GoBright:s system för rums- och arbetsplatsbokning.
• Uppgifter om beläggning och utrymmesanvändning. Genom att kombinera data från sensorer och bokningssystem får fastighetsförvaltarna en korrekt och löpande bild av hur utrymmet faktiskt används, snarare än hur man tidigare antog att det användes. GoBright:s datadrivna arbetsplatsstrategi omvandlar denna information till beslut om lokalplanering, kapacitet och fastighetsförvaltning.
• Stöd för aktivitetsbaserat arbete. För organisationer som inför aktivitetsbaserat arbete måste kontoret i sig kunna anpassas efter efterfrågan: verktyg för delade arbetsplatser och hotellmodell gör det möjligt för medarbetarna att hitta och boka rätt typ av utrymme för den aktuella uppgiften.
• Integration med befintliga system. Hybridverktyg måste fungera tillsammans med de kalendrar och plattformar som medarbetarna redan använder, inte lägga till ytterligare ett isolerat system. GoBright:s strategi för hybridarbete och smart kontorshantering bygger på just denna typ av integration, vilket innebär att boknings- och lokalinformation ingår i det befintliga arbetsflödet istället för att ligga utanför det.

Vad är ett exempel på ett avtal om hybridarbete?

Ett avtal om hybridarbete fastställer vanligtvis den överenskomna balansen mellan arbete på kontoret och distansarbete; till exempel ett minimiantal dagar per vecka på kontoret, vilka dagar (om några) som är fasta, och hur distansarbetet förväntas registreras eller rapporteras. Avtalet kan även omfatta utrustning som tillhandahålls för distansarbete, förväntningar kring tillgänglighet och kärntider, samt hur prestationer mäts när personalen inte är på plats på heltid. Detaljerna varierar beroende på organisation och jurisdiktion, så avtalet bör spegla den hybridmodell som företaget har valt snarare än en generisk mall.

De 5 C:na inom hybridarbete

Vissa organisationer använder de ”5 C:na” som ett enkelt ramverk för att utvärdera strategier för hybridarbete:

• Kommunikation – att se till att både distansanställda och kontorsanställda hålls lika väl informerade.
• Samarbete – att se till att teamen kan samarbeta effektivt oavsett var de befinner sig.
• Kultur — att upprätthålla en enhetlig företagskultur i hybridteam.
• Samhörighet – att hjälpa medarbetarna att känna samhörighet med kollegorna och organisationen.
• Konsekvens — att tillämpa hybridriktlinjerna på ett rättvist och förutsägbart sätt i alla team.

Dessa principer är användbara som en checklista när man utformar eller granskar en hybridpolicy, men de fungerar bäst i kombination med den praktiska infrastrukturen, bokningssystemen, beläggningsdata och en tydlig lokalhantering – vilket gör att policyn blir en fungerande del av den dagliga verksamheten.

Att få hybridarbete att fungera på rätt sätt

En hybridarbetsmodell ger först då fördelar, kostnadsbesparingar, flexibilitet och bättre utnyttjande av utrymmet när den stöds av tydlig insyn i hur kontoret faktiskt används. Det innebär att man måste kombinera rätt riktlinjer med rätt verktyg: bokningssystem, beläggningsdata och lokalhantering som ger både medarbetare och fastighetspersonal den information de behöver för att hybridarbetet ska fungera.

Om du håller på att se över din organisations hybridstrategi kan du ta reda på hur GoBright:s lösningar för smarta kontor och hybridarbete sammanför boknings-, beläggnings- och lokaluppgifter på en och samma plattform.