Maken of wijzigen kamerprofiel

De kamer- en bureauprofielen lijken veel op elkaar en bevatten gedeelde instellingen voor de kamers of bureaus. Voor algemene informatie over profielen, zie het algemene 'profielen' artikel.

Log in met uw GoBright admin account en ga naar Instellingen > Ontmoeten > Profielen en open uw profiel voor kamers

Kamerinstellingen

Probleemrapportering ingeschakeld > E-mailadres voor probleemrapportering:
Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt er een veld getoond waarin u het e-mailadres voor probleemrapportering kunt invullen. Dit e-mailadres zal worden gebruikt om meldingen te versturen van problemen die via de Kamerdisplay zijn gemeld. Deze rapportage functionaliteit is alleen beschikbaar voor Room displays.

Taal:
Standaard wordt de taal overgenomen van de algemene instellingen, maar je kunt per profiel een andere taal kiezen. De taal die hier wordt ingesteld is de taal die zal worden getoond op de Room displays.

Stoppen/verlengen van een boeking toegestaan voor:
Deze instelling wordt gebruikt om in te stellen wie een boeking kan stoppen en verlengen (in de portal, app en de kamerweergave). Indien ingesteld op 'Iedereen' dan is er geen authenticatie nodig bij de kamerweergave.

Boeking verwijderen toegestaan voor:
Deze instelling wordt gebruikt om in te stellen wie een boeking mag verwijderen (in het portaal, de app en de kamerweergave). Indien ingesteld op 'Iedereen' dan is er geen authenticatie nodig bij de kamerweergave.

Boekingsmodus:
Deze instelling bepaalt of de kamer kan worden geboekt of dat het een niet-boekbare kamer is. Niet-boekbaar betekent dat de kamer niet kan worden geboekt, en de status zal afhangen van de sensoring.

Boeking moet worden goedgekeurd:
U kunt boekingsgoedkeuringen beheren via uw GoBright portaal of via uw externe systeem. Belangrijke opmerking: Boekingsgoedkeuringen via de GoBright portal werken alleen wanneer het gedrag van uw resource mailbox is ingesteld op AutoAccepteren. Voor meer informatie over hoe u het gedrag van uw resource mailbox in Azure AD/Exchange kunt configureren, kunt u dit artikel raadplegen.

Toon als bijna bezet wanneer bezetting wordt gedetecteerd:
Met bezettingssensoren voor kamers kunt u dit veld inschakelen om te tonen of een kamer bijna bezet is wanneer bezetting wordt gedetecteerd.

No-show detectie:
De no-show detectie moet worden ingeschakeld als u een check-in bevestigingsvenster voor uw gebruikers wilt configureren. Wanneer dit is ingeschakeld krijgt u twee velden te zien waarin u een aantal minuten kunt instellen. U dient het aantal minuten in te stellen voor het 'Bevestigingsvenster voor aanvang' van uw vergadering. En u moet het aantal minuten instellen voor het 'Bevestigingsvenster na boeking start' van uw vergadering.

Dat betekent dat als uw boeking om 09:00 uur begint, en u heeft uw incheckvenster ingesteld op 15 minuten voordat uw boeking begint en 15 minuten nadat uw boeking begint, dan moeten uw gebruikers inchecken tussen 08:45 en 09:15 uur. In dit voorbeeld heeft u in totaal 30 minuten om in te checken.

Om uw incheckvenster te kunnen opslaan, moet u ten minste één boekingsbevestigingsmethode selecteren.

• Boekingsbevestiging op Room Display / GoBright Connect
  • Met deze optie kunt u uw boeking alleen bevestigen via een kamerweergave.
• Bevestiging van de reservering per sensor
  • De kamersensor kan de boeking bevestigen door de bezetting te detecteren. Houd er rekening mee dat de kamersensor geen specifieke gebruikers kan detecteren. Elke gedetecteerde bezetting kan uw kamerreservering bevestigen.
• Bevestiging van de reservering via portaal of app
  • In gevallen waarin u niet kunt bevestigen via de kamerweergave of met uw kamersensor, kunt u uw gebruikers hun kamerreserveringen laten bevestigen via de portal GoBright of onze mobiele app GoBright .

Wanneer no-show is geconfigureerd, zult u ook kunnen meten of iemand is komen opdagen. Indien ingeschakeld, moet u de periode instellen waarin de persoon moet komen opdagen. Wanneer de boeking niet bevestigd is binnen uw incheckvenster, zal de kamerreservering worden gestopt. De kamer zal weer beschikbaar zijn voor boeking. Gedetecteerde no-shows worden geregistreerd en kunnen worden bekeken in de Analytics-sectie van de GoBright portal.

Microsoft Teams vergadering automatisch inschakelen
Indien ingeschakeld, voegt dit automatisch een Microsoft Teams-link toe wanneer een boeking wordt gemaakt via het GoBright Portaal, de GoBright mobiele app, via een kamerpaneel of kaartviewer.
De link is aanklikbaar waardoor gebruikers de Teams-vergadering rechtstreeks vanuit het GoBright portaal of de GoBright mobiele app kunnen openen.

Opsporing van beroep

Deze optie is alleen beschikbaar als sensoren zijn ingeschakeld. Deze instellingen hebben invloed op de toestand van de bezetting en de boeking, afhankelijk van wat is geconfigureerd.

• Bezet blijven gedurende ... minuten nadat gebruiker is vertrokken'
  Deze instelling verlengt de bezetting, zelfs nadat de sensor is gestopt met het detecteren van beweging. Dit kan vooral nuttig zijn als de ruimte niet gereserveerd kan worden, omdat mensen de neiging hebben de ruimte snel weer te verlaten tijdens een pauze of andere activiteiten.
• 'Verleng met ... meer minuten als de gebruiker is vertrokken en er is een boeking of een checkin'
  Deze instelling geeft de mogelijkheid om de bezetting met een aantal minuten te verlengen als de gebruiker heeft geboekt of ingecheckt. Dit geeft de mogelijkheid om gebruikers die geboekt hebben (boekbare situatie) of ingecheckt hebben (niet boekbaar met Connect device) te belonen, omdat zij minder streng automatisch worden ingekort bij het boeken/checken.
• 'Boeking automatisch inkorten op basis van bezettingssensor'
  Wanneer de gedetecteerde bezetting wordt beëindigd terwijl de boeking nog van kracht is kan deze instelling de boeking voortijdig beëindigen waardoor de kamer/desk beschikbaar komt voor anderen.

Instellingen verbinden

Binnen het profiel is het mogelijk om specifieke instellingen voor de verbinding te configureren. Hoewel de optie standaard is ingeschakeld, is het uitschakelen van de 'Standaard Smart Unit instellingen gebruiken' zal laten zien welke opties kunnen worden geconfigureerd:

• De helderheid/intensiteit kan worden aangepast voor zowel de Connect als de Glow
• De tijd in seconden voor wanneer de sensor bewoning/niet-bezetting detecteert
• RFID/NFC-modus, die kan worden gelezen en/of geëmuleerd

Authenticatie op de kamer display en kaart kijker

Terwijl de kamerweergave is geconfigureerd om de status van een enkele kamer te tonen, toont de kaartviewer een overzicht van alle beschikbare kamers die geboekt kunnen worden. Afhankelijk van welke instellingen zijn ingeschakeld kunnen gebruikers de kamers op verschillende manieren boeken:

• Anoniem: Iedereen kan de kamer boeken en de boeking zal als 'anoniem' gemarkeerd worden omdat de organisator niet bekend is.
• Pincode: Alleen gebruikers die een pincode hebben, kunnen kamers boeken. De pincode kan worden geconfigureerd in de details van de gebruiker.
• NFC: Alleen gebruikers die een NFC-kaart hebben, kunnen kamers boeken. Deze optie is alleen beschikbaar als NFC ondersteuning is ingeschakeld bij de algemene instellingen. De hardware moet zijn uitgerust met ondersteuning voor NFC lezers.

Snelle boekingssuggesties

Op de kamerweergave, de kaartviewer en de app worden deze snelle boekingssuggesties gebruikt om opties te geven voor ad-hocboekingen en voor het verlengen van een boeking. Er zijn twee soorten snelle boekingssuggesties:

• Duur: een aantal uren/minuten, bijvoorbeeld 10 minuten of 1 uur
• Vaste tijd: een tijdstip op een dag, bijvoorbeeld 17.30 uur, zodat u gemakkelijk een kamer voor de hele werkdag kunt boeken

Openingstijden

De openingsuren bepalen de normale openingsuren van de kamer. Dit wordt gebruikt voor het zoeken naar beschikbare kamers(standaard alleen binnen openingstijden). Het kan ook worden gebruikt als standaardinstelling voor de kamerdisplays om naar de 'nachtmodus' te schakelen.