Konfigurer romprofil

En romprofil inneholder delte innstillinger som definerer oppførselen og konfigurasjonen til rom innenfor GoBright plattform. Ved å tilordne rom til en profil kan du enkelt administrere vanlige innstillinger som bookbarhetsmodus, innsjekkingskrav og mer.

For å få tilgang til romprofiler, logg inn med din GoBright administratorkonto og gå til Innstillinger > Meet > Profiler. Derfra kan du åpne eller opprette den spesifikke profilen som brukes for rom.

Senere i denne artikkelen finner du en detaljert forklaring av hver profilinnstilling, inkludert formålet og hvordan den påvirker rommets oppførsel. Dette vil hjelpe deg med å konfigurere romprofiler effektivt for å samsvare med organisasjonens retningslinjer og arbeidsflyter for møterom.

Når du oppretter en romprofil, begynn med å gi den et spesifikt navn slik at den er enkel å identifisere.

Klikk på en av overskriftene nedenfor for å hoppe direkte til den delen av artikkelen.

Generelle innstillinger

Møtetyper

Bekreftelse og deteksjon av manglende oppmøte

Yrkesdeteksjon

Connect /Interaksjonsinnstillinger

Autentisering (på skjermen og i kartvisningen)

Åpningstider

Generelle innstillinger

Problemrapportering aktivert:
Aktiver dette alternativet for å bruke problemrapportering for denne romprofilen. Dette gir brukerne en måte å gi tilbakemelding på spesifikke fasiliteter eller miljøelementer i rommet hvis det oppdages en feil.

Språk:
Som standard arves språket fra de generelle innstillingene, men du kan velge et annet språk per profil. Språket som er konfigurert her er språket som vil vises på romskjermene.

Stopp/forlengelse av bestilling tillatt for:
Denne innstillingen brukes til å angi hvem som kan stoppe og forlenge en bestilling (i GoBright portal, mobilapp og romvisning).

Sletting av bestillinger er tillatt for:
Denne innstillingen brukes til å angi hvem som kan slette en bestilling (i portalen, appen og romvisningen).

Det er ikke nok å bare ha rollen som Bookingansvarlig eller Administrator. Disse alternativene må også aktiveres i innstillingene for at brukere med disse rollene skal kunne administrere andre brukeres rombookinger.

Bestillingsmodus:
Denne innstillingen avgjør om rommet kan bestilles eller om det er et rom som ikke kan bestilles. Ikke-bestillbar betyr at rommet ikke kan bestilles i GoBright portal, mobilapp, romvisning, Interact eller kartvisning, og statusen vil avhenge av sensorens tilstedeværelsesdeteksjon.

Hvis du velger modusen Kan bestilles, åpnes en ny seksjon i romprofilen om godkjenninger og buffertid.

Bestilling krever godkjenning:
Du kan administrere bestillingsgodkjenninger i din GoBright portal eller i ditt eksterne system. Skriv inn e-postadressen til godkjenneren, og de vil motta et e-postvarsel når det er en ventende forespørsel om rombestilling.

Viktig merknad: Bestillingsgodkjenninger i GoBright Portalen vil bare fungere når oppførselen til ressurspostboksen din er satt til AutoAccept. For mer informasjon om hvordan du konfigurerer oppførselen til ressurspostboksen din i Azure AD/Exchange, sjekk denne artikkelen .

Buffertid :

Når godkjenningsfunksjonen er aktivert, blir dette alternativet for buffertid tilgjengelig slik at du kan sette opp en buffertid. Denne tiden vil gi deg litt tid til å forberede rommet til neste møte, for eksempel rydde opp i cateringtjenesten eller sette opp rommets flyttbare vegger.

Vis som nesten opptatt når okkupasjon oppdages:
Med okkupasjonssensorer for rom kan du aktivere dette feltet for å vise om et rom nesten er opptatt når okkupasjon oppdages.

Automatisk aktivering av Microsoft Teams-møter
Når dette er aktivert, legges det automatisk til en Microsoft Teams-lenke når en bestilling opprettes ved hjelp av GoBright Portalen, den GoBright mobilapp, via et rompanel eller en kartvisning.
Lenken er klikkbar, noe som gjør det mulig for brukere å åpne Teams-møtet direkte fra GoBright Portalen eller GoBright mobilapp.

Møtetyper

Denne funksjonen i GoBright Portalen introduserer muligheten til å tilordne fargekodede møtetyper. Denne visuelle forbedringen lar brukerne raskt gjenkjenne innholdet i hvert planlagte møte med et raskt blikk. Brukere kan også enkelt filtrere og differensiere møter etter type i både Mine bestillinger og Alle bestillinger.

Ved å tilordne en møtetype blir tidslinjevisningen mer organisert og visuelt tydelig, mens godkjenningslisten er enklere å administrere, noe som gjør godkjenningsprosessen mer effektiv.

Opprett en liste over flere møtetyper og tilordne dem til en profil ved hjelp av rullegardinmenyen. Når de er konfigurert, vil brukerne kunne velge disse møtetypene når de oppretter en rombestilling i dashbordet. Dette feltet kan være valgfritt eller obligatorisk hvis du merker av i boksen for «Gjør møtetyper obligatoriske».

Bekreftelse og deteksjon av manglende oppmøte

Bekreftelse av tilstedeværelse:

Funksjonen for tidlig bekreftelse av tilstedeværelse ber arrangøren bekrefte om en bestilling fortsatt vil bli gjennomført. Noen dager eller timer før bestillingen starter, vil arrangøren motta en e-post eller push-varsel som ber om bekreftelse. For å beholde bestillingen må arrangøren klikke på den grønne «Ja, jeg vil delta»-knappen i meldingen.

Hvis arrangøren ikke bekrefter i tide, vil bestillingen automatisk bli kansellert, slik at ressursen blir tilgjengelig for andre å bestille.

I romvarsler vil systemet også vise eventuelle besøkende og catering knyttet til bestillingen.

For å konfigurere denne funksjonen må du aktivere bekreftelse av tilstedeværelse og definere start- og sluttidspunktene for vinduet der brukere kan bekrefte bestillingen av møterom. Du kan velge å hoppe over helger, da brukere kanskje ikke sjekker jobb-e-postene sine i løpet av den tiden og kan risikere å miste bestillingen.

Du kan deretter velge hva du skal gjøre hvis en bruker ikke bekrefter bestillingen sin etter å ha mottatt e-posten. Du kan enten beholde bestillingen som den er, eller avbryte den slik at møterommet blir tilgjengelig for andre brukere.

Når man bruker integrerte rom, vil brukerne også bli spurt om de vil endre møtet til «kun på nett». Dette sikrer at selve møtet ikke slettes, men det fysiske møterommet vil bli fjernet fra bestillingen slik at andre brukere kan reservere det.

For mer informasjon, se artikkelen Bekreftelse av tidlig tilstedeværelse.

No-show-deteksjon:

For å konfigurere et bekreftelsesvindu for innsjekking for brukerne dine, må du først aktivere funksjonen for manglende oppmøte. Når den er aktivert, vises to felt der du kan definere innsjekkingsvinduet ved hjelp av tid i minutter:

• Bekreftelsesvindu før bestillingsstart

• Bekreftelsesvindu etter at bestillingen har startet

Hvis for eksempel en bestilling starter klokken 09:00, og du setter bekreftelsesvinduet til 15 minutter før og 15 minutter etter starttidspunktet, må brukerne sjekke inn mellom klokken 08:45 og 09:15. I dette tilfellet er det totale innsjekkingsvinduet 30 minutter.

For å lagre innsjekkingsinnstillingene dine, må du velge minst én bestillingsbekreftelsesmetode fra de tilgjengelige alternativene nedenfor.

• Bestillingsbekreftelse på skjermen, GoBright Connect eller NFC/QR-klistremerke
  Med dette alternativet kan du bekrefte bestillingen din på romskjermen, via Interact eller ved hjelp av NFC/QR-kode.
• Bestillingsbekreftelse via sensor
  Romsensoren din kan bekrefte bestillingen ved å registrere belegg. Husk at romsensoren ikke kan registrere bestemte brukere. Ethvert registrert belegg kan bekrefte rombestillingen din.
• Bestillingsbekreftelse via portal eller app
  I tilfeller der du ikke kan bekrefte bestillingen din på romdisplayet eller med romsensoren din, kan du la brukerne bekrefte rombestillingene sine i GoBright portalen eller vår GoBright mobilapp.

Hvis en bestilling ikke bekreftes innen det definerte innsjekkingsvinduet, vil den automatisk bli kansellert, og rommet vil bli tilgjengelig for andre å bestille. Dette bidrar til å forbedre romutnyttelsen og sikrer at ubrukte plasser ikke forblir blokkert.

Oppdagede manglende oppmøter logges og kan gjennomgås i Analyse-delen av GoBright Portal, som gir deg verdifull innsikt i rombruk og oppmøteatferd.

Du har nå muligheten til å sende et e-postvarsel til arrangøren hvis de ikke sjekker inn i tide og bestillingen deres automatisk kanselleres. Aktiver dette alternativet, som ligger rett under innstillingen for manglende oppmøte-deteksjon.

Yrkesdeteksjon

Dette alternativet er bare tilgjengelig når sensorer er aktivert. Disse innstillingene påvirker okkupasjonstilstanden og bestillingen avhengig av hva som er konfigurert.

• ' Hold deg opptatt i … minutter etter at brukeren har gått '
  Denne innstillingen forlenger brukstiden selv etter at sensoren slutter å registrere bevegelse. Det kan være spesielt nyttig hvis rommet ikke kan bookes, ettersom folk har en tendens til å forlate rommet raskt i løpet av en pause eller andre aktiviteter.
• « Forleng med … flere minutter når brukeren har gått og det er en bestilling eller innsjekking »
  Denne innstillingen forlenger brukstiden med flere minutter hvis brukeren har bestilt eller sjekket inn. Dette gir muligheten til å belønne brukere som har bestilt (bestillingsbar situasjon) eller sjekket inn (ikke-bestillingsbar med Connect enhet), fordi de vil nyte godt av en mindre streng automatisk forkorting av bestillingen/innsjekkingen.
• «Forkort bestillingen automatisk basert på beleggsensor»
  Når den oppdagede bookingen avsluttes mens bookingen fortsatt er aktivert, kan denne innstillingen avslutte bookingen for tidlig, noe som vil gjøre rommet/skrivebordet tilgjengelig for andre.

Connect /Interaksjonsinnstillinger

Innenfor profilen er det mulig å konfigurere spesifikke innstillinger for Connect Hvis du bruker Interact koblet til et rom, gjelder disse innstillingene også for Interact-enheten.

Selv om alternativet er aktivert som standard, vil deaktivering av «Bruk standard Smart Unit-innstillinger» vise hvilke alternativer som kan konfigureres:

• Lysstyrke-/intensitetsnivået kan justeres for begge Connect og glød
• Tiden i sekunder for når sensoren oppdager okkupasjon/ikke-okkupasjon
• RFID/NFC-modus, som kan være lesing og/eller emulering

Autentisering (på skjermen og i kartvisningen)

Mens romdisplayet er konfigurert til å vise statusen til et enkeltrom, viser kartviseren en oversikt over alle tilgjengelige rom som kan bestilles. Avhengig av hvilke innstillinger som er aktivert, kan brukerne bestille rommene på flere måter:

• Anonym: Alle kan bestille rommet, og bestillingen blir merket som "anonym" da arrangøren ikke er kjent.
• Pinkode: Kun brukere som har en pinkode kan bestille rom. Pinkoden kan konfigureres i brukerens detaljer.
• NFC: Kun brukere som har et NFC-kort kan bestille rom. Dette alternativet vil bare være tilgjengelig hvis NFC-støtten er aktivert i de generelle innstillingene. Maskinvaren skal være utstyrt med NFC-lesere.

Raske bestillingsforslag

På romdisplayet, kartvisningen, GoBright portalen eller mobilappen, brukes disse hurtigbestillingsforslagene til å gi alternativer for ad hoc-bestilling og for å forlenge en bestilling. Det finnes to typer hurtigbestillingsforslag:

• Varighet: et antall timer/minutter, for eksempel 10 minutter eller 1 time.
• Fast tid: et tidspunkt på dagen, for eksempel 17:30, slik at du enkelt kan bestille et rom for hele arbeidsdagen.

Når forslagene for hurtigbestilling er konfigurert, klikker du bare på et rom på kartet for å se disse alternativene vist som grønne knapper.

Åpningstider

Åpningstidene definerer lokalets vanlige åpningstider. Dette brukes til å søke etter ledige rom ( standard kun innenfor åpningstidene ). Den kan også brukes som standardinnstilling for romdisplayene for å gå over til "nattmodus".