Brugerkonfiguration
Brugere er de mennesker, der har adgang til dit GoBright . Disse inkluderer:
- almindelige brugere, der har tilladelse til at oprette bookinger eller fungere som vært for GoBright Visit
- ledere, der kan kontrollere og redigere bookinger
- administratorer, der kan kontrollere og redigere bookinger og ændre systemindstillingerne
Oplysningerne fra disse brugere skal være i GoBright , før de kan bruge systemet. En bruger skal som minimum have et navn og en e-mailadresse for at blive tilføjet. Der er flere måder at oprette og administrere brugere på, hver med deres egne fordele og begrænsninger:
- Manuel, tilføj eller rediger brugere manuelt i systemet
- Manuel import af brugere ved hjælp af en CSV-fil
- Automatisk synkronisering af brugere fra Azure/Entra via SCIM User Provisioning
- Automatisk synkronisering af brugere fra Active Directory eller Azure AD
- Automatisk synkronisering af brugere ved hjælp af SAML i Azure Premium P1
Ved at tilføje brugere manuelt har vi mere kontrol over, hvordan hver enkelt bruger skal håndteres. Ulempen er, at håndtering af store grupper af brugere er fejlbehæftet og potentielt kan være et stort arbejde at administrere.
Automatisk administration af brugere giver kun lidt kontrol over hver enkelt bruger, men er mindre tilbøjelig til at begå fejl og er nem at administrere. Opsætningen kræver adgang til enten Active Directory / Azure AD eller tilladelse til at oprette en virksomhedsapplikation i Azure Premium 1 eller højere.
Vi beskriver fire metoder nedenfor.
Tilføj eller rediger brugere manuelt i systemet
Log ind på GoBright med din managerkonto, vælg ikonet med de fire firkanter i øverste højre hjørne, og gå til Administrationscenter > Brugere.
Tilføj nu en bruger med knappen "Tilføj", eller vælg en eksisterende, som du vil redigere.
Brugerkonfiguration
Hver bruger kan aktiveres eller deaktiveres og har et navn, der vises overalt på GoBright -portalen.
E-mailadressen bruges som brugernavn ved login på GoBright.
Du kan eventuelt angive et mobilnummer. Dette nummer kan bruges til at sende SMS-beskeder, som er en valgfri funktion i modulet »Digital Reception «.
Du kan også angive, om brugeren er en integreret bruger. Hvis denne funktion er aktiveret, anvendes den konfigurerede integration til at godkende brugeren. Hvis brugeren ikke er integreret, skal der angives en adgangskode for vedkommende.
Du kan eventuelt konfigurere en PIN-kode, hvis brugerne ikke har tilladelse til at administrere deres egne PIN-koder. Indstillingen »Brugere administrerer deres egen PIN-kode « bestemmer, om brugerne kan oprette eller ændre deres egen PIN-kode. Denne indstilling kan konfigureres under »Generelle indstillinger«.
Du kan eventuelt konfigurere NFC-identifikation. Hvis du aktiverer NFC-understøttelse, aktiveres NFC-indstillingerne, og feltet »NFC-identifikation« bliver tilgængeligt, når du redigerer en bruger.
NFC-funktionen skal først aktiveres under »Generelle indstillinger«.
Feltet »NFC-identifikation« skal indeholde det unikke ID for brugerens NFC-kort i HEX-format efter følgende skema:
XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX
Derudover kan NFC-attributten leveres direkte fra Microsoft 365-integrationer, hvilket sikrer problemfri adgangsstyring for brugerne.
Importer brugere ved hjælp af en CSV-fil
Det er muligt at importere en liste over brugere ved at oprette en *.csv-fil og uploade den til portalen GoBright .
I Admin Center > Brugere skal du klikke på knappen »Gennemse«. Vælg den *.csv-fil, der skal importeres, og klik på knappen »Importer«.
Forbered *.csv-filen ved hjælp af den skabelon, der findes her.
Vigtige bemærkninger:
Navn og e-mailadresse er obligatoriske felter.
Indtast alle e-mail-adresser med små bogstaver. E-mail-adresser, der indeholder store bogstaver, vil ikke blive valideret korrekt.
Kolonnen »Aktiv« skal udfyldes med værdien »True«, ellers vil CSV-filen ikke fungere.
Filen skal gemmes som en CSV-fil. En XLS(X)-fil fungerer ikke.
Følgende oplysninger kan også importeres:
- E-mailadresse
- Navn
- TelefonMobil
- Pinkode
- GodkendelseBrugernavn
- Aktiv
- UnikImportID
- DefaultCostCenterIdOrName
- NFCId
Vælg integrationen og indstil brugerrollen:
Efter upload vises alle brugere fra csv-filen i en liste.
Du skal vælge en GoBright til disse brugere nederst på listen. (For mere information, se Brugerroller)
Bemærk, at brugere, der er importeret ved hjælp af csv-brugerroller, ikke kan opdateres samlet. Du skal åbne hver bruger individuelt for at opdatere deres rolle.
Vi anbefaler også stærkt, at du angiver den type integration, du ønsker at bruge, så dine brugere kan logge ind med den integrerede konto , f.eks. Office365 SSO. (se: Konfiguration af integrationer)
Brugeradgangskoder efter CSV-import for ikke-integrerede brugere
Bemærk: Det er ikke muligt at angive en adgangskode til dine brugere ved hjælp af denne fil, da det ville være usikkert og ikke GDPR-sikkert.
Hvis du ikke ønsker at integrere GoBright med dit Active Directory, Azure AD eller Google, skal du manuelt angive en adgangskode for hver bruger efter importen af CSV-filen.
Du kan derefter dele den tildelte adgangskode med den enkelte bruger via din foretrukne kommunikationskanal. Alternativt kan du lade brugeren være uden adgangskode, hvis vedkommende skal godkendes via en anden tilgængelig metode.
GoBright Besøg:
Den eneste grund til at tilføje brugere uden adgangskode er, at man dermed kan sende brugerneen e-mail eller en sms, hvor de informeres om, at deres gæst er ankommet til receptionen, efter at gæsten har tjekket ind ved GoBright Visit-kiosken.
Synkroniser brugere fra Active Directory eller Azure AD
For en organisation, der bruger Active Directory, er det muligt at automatisere processen med at oprette/aktivere/deaktivere brugere. Det kræver, at man har tilladelse til at foretage ændringer på serveren og til at køre PowerShell-scripts. Selvom GoBright ikke foretager ændringer i Active Directory, bruger den oplysningerne og kopierer dem over i portalen.
For at opsætte synkroniseringen skal der findes en integration under Indstillinger > Integrationer . Navnet fra integrationen vil blive brugt under opsætningen. Når vi synkroniserer brugere, kan vi også anvende brugerroller på eksisterende organisationsenheder.
Se artiklen om Microsoft Active Directory-integration for mere information og opsætning.
Synkroniser brugere ved hjælp af SAML i Azure Premium P1
Hvis organisationen bruger Office 365 og har Azure Premium P1, kan vi opsætte SAML. Det er nødvendigt at have tilladelser i Azure for at opsætte en virksomhedsapplikation. Brugere skal være knyttet til applikationen for automatisk at blive oprettet i systemet.
For at konfigurere synkroniseringen skal der være en integration i Indstillinger > SAML . Oplysningerne fra SAML skal indtastes her. Nye brugere får automatisk en standardrolle i GoBright. Det betyder, at brugerroller enten skal konfigureres manuelt eller synkroniseres fra Azure AD.
Se artiklen Single Sign-on/SAML2-integrationer for mere information og opsætning.
