Konfiguration av användare
Användare är de personer som har tillgång till din GoBright . Dessa inkluderar:
- vanliga användare som har rätt att skapa bokningar eller agera värd för GoBright Visit
- chefer som kan kontrollera och redigera bokningar
- administratörer som kan kontrollera och redigera bokningar och ändra systeminställningarna
Informationen från dessa användare måste finnas i GoBright för att de ska kunna använda systemet. En användare kräver åtminstone ett namn och en e-postadress för att kunna läggas till. Det finns flera sätt att skapa och hantera användare, alla med sina egna fördelar och begränsningar:
- Manuell, lägga till eller redigera användare manuellt i systemet
- Manuell, importera användare med hjälp av en CSV-fil
- Automatisk synkronisering av användare från Azure/Entra via SCIM User Provisioning
- Automatisk synkronisering av användare från Active Directory eller Azure AD
- Automatisk synkronisering av användare med SAML inom Azure Premium P1
Genom att lägga till användare manuellt har vi större kontroll över hur vi ska hantera varje enskild användare. Nackdelen är att det är lätt att göra fel när man hanterar stora grupper av användare och att det kan bli mycket arbete att hantera.
Att hantera användare automatiskt ger liten kontroll över varje enskild användare men är mindre benäget att göra fel och är enkelt att hantera. Installationen kräver tillgång till antingen Active Directory / Azure AD eller behörighet att skapa en företagsapplikation i Azure Premium 1 eller högre.
Vi beskriver fyra metoder här nedan.
Lägga till eller redigera användare manuellt i systemet
Logga in på GoBright med ditt managerkonto, välj ikonen med fyra rutor i det övre högra hörnet och gå till Admin center > Users.
Lägg nu till en användare med knappen "Add" eller välj en befintlig användare för att redigera den.
Konfiguration av användare
Varje användare kan aktiveras eller inaktiveras och har ett namn som visas överallt på portalen GoBright .
E-postadressen används som användarnamn för inloggning på GoBright.
Om du vill kan du ange ett mobilnummer. Detta nummer kan användas för att skicka SMS-meddelanden, en funktion som finns tillgänglig som tillval i modulen Digital Reception.
Du kan också ange om användaren är en integrerad användare. Om denna funktion är aktiverad används den konfigurerade integrationen för att autentisera användaren. Om användaren inte är integrerad måste ett lösenord anges för denne.
Om användarna inte har behörighet att hantera sina egna PIN-koder kan du vid behov ställa in en PIN-kod. Inställningen ”Användarna hanterar sina egna PIN-koder ” avgör om användarna kan skapa eller ändra sina egna PIN-koder. Denna inställning kan konfigureras under ”Allmänna inställningar”.
Om du vill kan du ställa in NFC-identifiering. Om du aktiverar NFC-stöd aktiveras NFC-alternativen och fältet för NFC-identifiering blir tillgängligt när du redigerar en användare.
NFC-funktionen måste först aktiveras i inställningarna under ”Allmänt”.
Fältet ”NFC-identifiering” ska innehålla det unika ID-numret för användarens NFC-kort i HEX-format, enligt följande format:
XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX
Dessutom kan NFC-attributet tillhandahållas direkt från Microsoft 365-integrationer, vilket säkerställer smidig åtkomsthantering för användarna.
Importera användare med hjälp av en CSV-fil
Det går att importera en användarlista genom att skapa en *.csv-fil och ladda upp den till portalen GoBright .
I Admin Center > Användare klickar du på knappen ”Bläddra”. Välj den *.csv-fil som ska importeras och klicka på knappen ”Importera”.
Förbered *.csv-filen med hjälp av den mall som tillhandahålls här.
Viktiga anmärkningar:
Namn och e-postadress är obligatoriska fält.
Ange alla e-postadresser med små bokstäver. E-postadresser som innehåller stora bokstäver kommer inte att valideras korrekt.
Kolumnen ”Aktiv” måste fyllas i med värdet ”True”, annars fungerar inte CSV-filen.
Filen måste sparas som en CSV-fil. En XLS(X)-fil fungerar inte.
Följande information kan också importeras:
- E-postadress
- Namn
- TelefonMobil
- PIN-kod
- Autentiseringsanvändarnamn
- Aktiv
- UnikImportID
- StandardCostCenterIdOrName
- NFCId
Välja integration och ställa in användarrollen:
Efter uppladdningen visas alla användare från csv-filen i en lista.
Du måste välja en GoBright för dessa användare längst ner i listan. (För mer information, se Användarroller)
Observera att efter importen kan användare som använder csv-användarroller inte uppdateras i bulk. Du måste öppna varje användare individuellt för att uppdatera deras roll.
Vi rekommenderar också starkt att du ställer in vilken typ av integration du vill använda, så att dina användare kan logga in med det integrerade kontot , till exempel Office365 SSO. (se: Konfigurera integrationer)
Användarlösenord efter CSV-import för icke-integrerade användare
Obs: Det är inte möjligt att ange ett lösenord för dina användare med hjälp av den här filen eftersom det skulle vara osäkert och inte GDPR-säkert.
Om du inte vill integrera GoBright med Active Directory, Azure AD eller Google måste du manuellt ange ett lösenord för varje användare efter att du har importerat CSV-filen.
Du kan sedan dela det tilldelade lösenordet med varje användare via den kommunikationskanal du föredrar. Alternativt kan du låta användaren vara utan lösenord om denne ska autentiseras via en annan tillgänglig metod.
GoBright Besök:
Det enda skälet till att lägga till användare utan lösenord är att kunna skickaett e-postmeddelande eller ett SMS till dina användare och informera dem om att deras besökare har anlänt till receptionen efter att denne har checkat in vid kiosken på GoBright .
Synkronisera användare från Active Directory eller Azure AD
För en organisation som använder Active Directory är det möjligt att automatisera processen för att skapa/aktivera/inaktivera användare. Det krävs att man har behörighet att göra ändringar på servern och att köra PowerShell-skript. GoBright gör inga ändringar i Active Directory, men använder informationen och kopierar över den i portalen.
För att kunna ställa in synkroniseringen måste en integration finnas under Inställningar > Integrationer . Namnet från integrationen kommer att användas under installationen. När vi synkroniserar användare kan vi också tillämpa användarroller på befintliga organisationsenheter.
Se artikeln om Microsoft Active Directory-integrering för mer information och installation.
Synkronisera användare med SAML inom Azure Premium P1
Om organisationen använder Office 365 och har Azure Premium P1 kan vi konfigurera SAML. Det krävs att man har behörigheter inom Azure för att sätta upp en företagsapplikation. Användare måste länkas inom applikationen för att automatiskt skapas inom systemet.
För att kunna ställa in synkroniseringen måste det finnas en integration i Inställningar > SAML . Informationen från SAML måste anges här. Nya användare kommer automatiskt att få en standardroll i GoBright. Detta innebär att användarrollerna antingen måste konfigureras manuellt eller synkroniseras från Azure AD.
Se artikeln Single Sign-on/SAML2-integrationer för mer information och installation.
