Konfiguration av användare

Användare är de personer som har tillgång till din GoBright . Dessa inkluderar:

• vanliga användare som har rätt att skapa bokningar eller agera värd för GoBright Visit
• chefer som kan kontrollera och redigera bokningar
• administratörer som kan kontrollera och redigera bokningar och ändra systeminställningarna

Informationen från dessa användare måste finnas i GoBright för att de ska kunna använda systemet. En användare kräver åtminstone ett namn och en e-postadress för att kunna läggas till. Det finns flera sätt att skapa och hantera användare, alla med sina egna fördelar och begränsningar:

1. Manuell, lägga till eller redigera användare manuellt i systemet
2. Manuell, importera användare med hjälp av en CSV-fil
3. Automatisk synkronisering av användare från Azure/Entra via SCIM User Provisioning
4. Automatisk synkronisering av användare från Active Directory eller Azure AD
5. Automatisk synkronisering av användare med SAML inom Azure Premium P1

Genom att lägga till användare manuellt har vi större kontroll över hur vi ska hantera varje enskild användare. Nackdelen är att det är lätt att göra fel när man hanterar stora grupper av användare och att det kan bli mycket arbete att hantera.

Att hantera användare automatiskt ger liten kontroll över varje enskild användare men är mindre benäget att göra fel och är enkelt att hantera. Installationen kräver tillgång till antingen Active Directory / Azure AD eller behörighet att skapa en företagsapplikation i Azure Premium 1 eller högre.

Vi beskriver fyra metoder här nedan.

Lägga till eller redigera användare manuellt i systemet

Logga in på GoBright med ditt managerkonto, välj ikonen med fyra rutor i det övre högra hörnet och gå till Admin center > Users.

Lägg nu till en användare med knappen "Add" eller välj en befintlig användare för att redigera den.

Konfiguration av användare

Varje användare kan aktiveras/inaktiveras och har ett namn som ska visas i GoBright.

E-postadressen används som användarnamn för att logga in.

Eventuellt kan mobiltelefonnumret användas för att skicka SMS-meddelanden, vilket är valfritt i den digitala mottagningsmodulen.

Eventuellt kan användaren vara integrerad, vilket innebär att integrationen kommer att användas för att autentisera.
Om användaren inte är en integrerad användare ska ett lösenord anges.

Alternativt kan pinkoden konfigureras om användarna inte hanterar sin egen pinkod.
Inställningen "användarna hanterar sin egen pinkod" definierar hur många detaljer som är synliga, se de allmänna inställningarna.

NFC-identifieringen kan konfigureras som tillval. Därför bör NFC-stöd aktiveras i de allmänna inställningarna. Då aktiveras NFC-alternativen och fältet NFC-identifiering aktiveras när du redigerar en användare. NFC-identifieringen bör innehålla NFC-kortets unika ID i HEX-format: XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX:XX .

Dessutom kan NFC-attributet tillhandahållas direkt från Microsoft 365-integrationer, vilket säkerställer smidig åtkomsthantering för användarna.

Importera användare med hjälp av en CSV-fil

Det är möjligt att importera en lista med användare genom att skapa en *.csv-fil och ladda upp den till GoBright . Inom Admin Center > Användare trycker du på knappen Bläddra. Välj den *.csv-fil som ska importeras och tryck på "Import"-knappen.

Förbered *.csv-filen med hjälp av den mall som tillhandahålls här.

Följande information kan också importeras:

• E-postadress
• Namn
• TelefonMobil
• PIN-kod
• Autentiseringsanvändarnamn
• Aktiv
• UnikImportID
• StandardCostCenterIdOrName
• NFCId

Välja integration och ställa in användarrollen:

Efter uppladdningen visas alla användare från csv-filen i en lista.
Du måste välja en GoBright för dessa användare längst ner i listan. (För mer information, se Användarroller)
Observera att efter importen kan användare som använder csv-användarroller inte uppdateras i bulk. Du måste öppna varje användare individuellt för att uppdatera deras roll.

Vi rekommenderar också starkt att du ställer in vilken typ av integration du vill använda, så att dina användare kan logga in med det integrerade kontot , till exempel Office365 SSO. (se: Konfigurera integrationer)

Icke-integrerad användare utan lösenord via csv (för GoBright Visit):

Om du inte vill integrera med din AD/Azure AD/Google måste du redigera varje användare efter att ha importerat csv-filen för att ställa in deras lösenord i GoBright manuellt och dela det angivna lösenordet via din personliga e-post till dina användare, eller lämna användaren utan lösenord.

GoBright Visit:
Det enda skälet till att lägga till användare utan lösenord är att du vill kunna skickaett e-postmeddelande eller sms till dina användare för att informera dem om att deras besökare har anlänt till receptionen efter att de har loggat in i GoBright Visit-kiosken

Synkronisera användare från Active Directory eller Azure AD

För en organisation som använder Active Directory är det möjligt att automatisera processen för att skapa/aktivera/inaktivera användare. Det krävs att man har behörighet att göra ändringar på servern och att köra PowerShell-skript. GoBright gör inga ändringar i Active Directory, men använder informationen och kopierar över den i portalen.

För att kunna ställa in synkroniseringen måste en integration finnas under Inställningar > Integrationer . Namnet från integrationen kommer att användas under installationen. När vi synkroniserar användare kan vi också tillämpa användarroller på befintliga organisationsenheter.

Se artikeln om Microsoft Active Directory-integrering för mer information och installation.

Synkronisera användare med SAML inom Azure Premium P1

Om organisationen använder Office 365 och har Azure Premium P1 kan vi konfigurera SAML. Det krävs att man har behörigheter inom Azure för att sätta upp en företagsapplikation. Användare måste länkas inom applikationen för att automatiskt skapas inom systemet.

För att kunna ställa in synkroniseringen måste det finnas en integration i Inställningar > SAML . Informationen från SAML måste anges här. Nya användare kommer automatiskt att få en standardroll i GoBright. Detta innebär att användarrollerna antingen måste konfigureras manuellt eller synkroniseras från Azure AD.

Se artikeln Single Sign-on/SAML2-integrationer för mer information och installation.