Konfiguration af besøgstyper

Hvis du bruger flere sprog i din besøgsregistreringskonfiguration, kan det være nødvendigt at oversætte nogle udtryk. Det meste af oversættelsen er allerede klaret, men de tekster, du selv angiver (som navn, brugerdefinerede titler osv.), skal oversættes manuelt.

Brug knappen 'Oversæt' i toppen, og en popup vil vise dig, hvilke oversættelser der er brug for.

Du kan tildele hver besøgstype et navn, som vil blive vist på besøgsdisplayet. Når besøgende tjekker ind ved besøgsautomaten, bliver de bedt om at vælge deres besøgstype.

Besøgstyper kan også aktiveres eller deaktiveres når som helst. Hvis du deaktiverer en besøgstype, skjules den midlertidigt fra besøgsskærmen uden at blive slettet.

Dette afkrydsningsfelt angiver, om besøgstypen kan bruges til forhåndstilmelding af værten, når der planlægges en aftale. Hvis funktionen er aktiveret, kan værten invitere deltagere og automatisk sende dem en e-mail med en QR-kode, som kan bruges til check-in ved den digitale reception.

Hvis du aktiverer forhåndsregistrering, får du mulighed for også at aktivere e-mail-beskeder for denne besøgstype. Når du markerer afkrydsningsfeltet »Mail aktiveret«, kan du vælge en e-mail-skabelon, der skal bruges. Denne e-mail-skabelon vil blive sendt til de forhåndsregistrerede besøgende.

Bemærk: Hvis der ikke er nogen skabeloner at vælge imellem, skal du kontrollere, at der er konfigureret mindst én e-mailskabelon i navigationspanelet til venstre.

Når e-mail-funktionen er aktiveret, sendes den valgte skabelon til hver enkelt besøgende, der er inviteret som forhåndstilmeldt deltager. Disse e-mails sendes på et fastsat tidspunkt inden besøget og kan tilpasses efter dine behov.

Du kan angive, hvornår e-mailen skal sendes ved at indtaste en værdi i et eller flere af følgende felter: dage, timer eller minutter før den planlagte besøgsdato.

E-mailen sendes altid præcis på det indstillede tidspunkt før besøget. Hvis der foretages en forhåndstilmelding til et besøg, der finder sted samme dag, sendes e-mailen straks efter, at tilmeldingen er afsluttet.

En anden indstilling giver dig mulighed for at sende en oversigts-e-mail til en eller flere adresser, der angives i det næste felt. Når denne indstilling er aktiveret, sendes der en e-mail med en oversigt over alle forhåndsregistrerede besøgende, hvilket f.eks. giver receptionisten et overblik over, hvem der forventes at besøge kontoret.

Her kan du angive, hvilke felter besøgende skal udfylde, når de opretter en forhåndstilmelding eller ved besøgsautomaten. Hvis du vil tilføje flere felter, kan du konfigurere dem under »Generel konfiguration«.

• Vælg »aktiveret« for at anvende feltet til denne besøgertype.
• Brug »show« for at vise dette felt i formularen for denne besøgende.
• Brug »required«, hvis du ønsker, at denne værdi skal være obligatorisk.

Der findes to typer felter: Kiosk og Forhåndstilmelding.

Hvis forhåndsregistrering er aktiveret, kan du indstille, hvilke felter der skal udfyldes ved oprettelse af en forhåndsregistrering, og hvilke felter der vises på besøgsterminalen. De felter, der vises på besøgsterminalen, bestemmer, hvilke oplysninger besøgende skal angive, når de tjekker ind som denne besøgstype.

Alle oplysninger, der er angivet under forhåndsregistreringen, vises på besøgsautomaten, når den besøgende tjekker ind, og behøver derfor ikke indtastes igen. Den besøgende skal blot udfylde de felter, der ikke blev udfyldt under forhåndsregistreringen.

I eksemplet nedenfor er e-mail-adressen et obligatorisk felt, uanset om denne besøgstype bruges til forhåndsregistrering eller vælges af en besøgende, der ankommer til din bygning uden en forhåndsregistrerings-e-mail og tjekker ind ved besøgsautomaten.

Telefonnummer: Kan indtastes, når forhåndstilmeldingen oprettes, eller når den besøgende tjekker ind ved kiosken. Dette er et valgfrit felt.

Firmanavn: Vises ikke i forhåndsregistreringsformularen, men skal angives, når den besøgende logger ind ved kiosken. Dette er et obligatorisk felt.

Nummerplade: Anmodes kun om, når den besøgende tjekker ind ved kiosken.

Bemærk: Hvis en besøgende ankommer til din bygning uden forudgående registrering, skal vedkommende angive alle de oplysninger, der er markeret som obligatoriske i kolonnen »Kiosk «.

Aktiver valg af vært

Når denne funktion er aktiveret, kan besøgende vælge en vært (en bruger på GoBright ) under tilmeldingsprocessen. Når en vært er valgt, modtager vedkommende en besked om, at den pågældende besøgende er ankommet.

Notifikationer kan sendes via push-notifikationer i GoBright , SMS eller e-mail.
Detaljer om konfiguration af værtsnotifikationer vil blive gennemgået senere.

Tillad besøgende at springe dette trin over

Når det er aktiveret, kan besøgende springe værtsvalget over i besøgskiosken.

Søg efter vært for booking via besøgendes e-mailadresse

Denne funktion henter værten ved at tjekke den forhåndsregistrering, der er knyttet til den besøgendes e-mailadresse.

Filtrer værten efter tildelte roller

Når denne funktion er aktiveret, vises der et ekstra felt med en rullemenu. I denne rullemenu kan du vælge en eller flere roller, som du ønsker at tildele denne besøgstype. Det betyder, at kun de GoBright -brugere, der er tildelt disse roller, kan fungere som vært ved besøgsautomaten.

Giv værten besked via push-besked

For at kunne modtage en push-besked på din mobiltelefon skal du være logget ind på mobilappen » GoBright «. Du kan finde mobilappen » GoBright « i de relevante app-butikker til din smartphone.

Du skal desuden aktivere funktionen » GoBright « for at kunne sende push-beskeder til slutbrugerne. Du finder denne indstilling under Indstillinger > Generelt > Send besked til slutbrugerens app. Du skal markere dette afkrydsningsfelt.

Giv værten besked via sms

For at kunne sende SMS’er fra platformen GoBright skal dine brugere på GoBright have et mobilnummer. Du kan kontrollere dette felt som administrator under Admin Center > Brugere, når du åbner brugerkontoen.

For at kunne sende SMS’er skal GoBright -portalen have SMS-kreditter. Du kan se dine SMS-kreditter under Indstillinger > Generelt > Licenser. SMS-kreditter skal købes i pakker. Kontakt din forhandler for yderligere oplysninger.

Giv værten besked via e-mail

E-mail-beskeder kræver ingen yderligere licenser eller konfigurationer. Der sendes en e-mail til værten, når dennes besøgende logger ind.

Giver besøgende mulighed for at blive fotograferet under indtjekningen, så billedet kan udskrives på deres adgangskort. Dette bidrager til at sikre, at adgangskortene er personlige og kun kan bruges af den pågældende besøgende.

Bekræftelsesskærmen vises, når den besøgende er registreret. Mulighederne her giver dig mulighed for at tilpasse logoet og teksterne.

For at kunne vælge et billede eller en tekst til din titel eller besked skal du markere feltet. For et brugerdefineret logo skal du bruge et størrelsesforhold på 2:1 (bredde:højde). For eksempel et billede med dimensioner: 800 px gange 400 px (bredde x højde).

Med denne mulighed kan du aktivere udskrivning af badges og vælge badge. På den måde kan du udelukke bestemte typer besøgende fra at bruge badges eller udskrive forskellige badges til forskellige typer besøgende.

Bemærk, at der skal oprettes et badge, før denne indstilling kan vælges. Gå til denne artikel for at konfigurere badgen.

Det er muligt at aktivere vilkår og betingelser for visse besøgende, som skal accepteres, før en besøgende kan logge ind. Se denne artikel for at få mere at vide om, hvordan du konfigurerer dine egne vilkår og betingelser.

Når denne funktion er aktiveret, kan du vælge dine vilkår og betingelser.

Brugerdefineret logo, titel og tekst til vilkår og betingelser: Med disse indstillinger kan du tilpasse dit eget logo, din titel og din tekst til vilkår og betingelser.

For at kunne vælge et billede eller en tekst til din titel eller besked skal du markere feltet. For et brugerdefineret logo skal du bruge et størrelsesforhold på 2:1 (bredde:højde). For eksempel et billede med dimensioner: 800 px gange 400 px (bredde x højde).

Du kan oprette et udmeldelsesflow for dine besøgende.

Tilpasning af udlogningslogo, titel og besked: Med disse indstillinger kan du tilpasse dit eget udlogningslogo, din titel og din besked.

For at kunne vælge et billede eller en tekst til din titel eller besked skal du markere feltet. For et brugerdefineret logo skal du bruge et størrelsesforhold på 2:1 (bredde:højde). For eksempel et billede med dimensioner: 800 px gange 400 px (bredde x højde).

Automatisk afmelding

Når denne funktion er aktiveret, vil dine besøgende blive logget ud automatisk efter den angivne tid i din »Auto-logout-tilstand«. Du kan vælge »på« et bestemt tidspunkt eller »efter« et bestemt antal timer og/eller minutter.

Ligesom ved besøgende, der tjekker ind, kan du indstille notifikationer, der informerer værten, når en besøgende tjekker ud. Notifikationer kan sendes via:

Giv værten besked via push-besked

Underret værten via SMS

Giv værten besked via e-mail

Send generiske meddelelser efter ind- og udlogning
Denne indstilling giver dig mulighed for at sende en generisk meddelelse til en eller flere personer – ud over værten – når en besøgende logger ind. Meddelelserne kan sendes via SMS eller e-mail.

Når denne indstilling er aktiveret, vises der to felter:

• Telefonnummer: Indtast det telefonnummer, hvor du ønsker at modtage SMS-beskeder.
• E-mail-adresser: Indtast en eller flere e-mail-adresser, adskilt med kommaer, for at modtage e-mail-beskeder.