Besökstyper Konfigurationer

Om du använder flera språk i din konfiguration för besökarregistrering kan du behöva översätta vissa termer. Det mesta av översättningen är redan gjord, men de texter som du själv anger (som namn, anpassade titlar etc.) måste översättas manuellt.

Använd "Översätt"-knappen högst upp, så visas en popup-ruta som visar vilka översättningar som behövs.

Du kan tilldela varje besökartyp ett namn, som kommer att visas på besökardisplayen. När besökarna checkar in vid besökarkiosken ombeds de att välja sin besökartyp.

Besökartyper kan också aktiveras eller inaktiveras när som helst. Om du avaktiverar en besökartyp döljs den tillfälligt från besöksdisplayen utan att raderas.

Denna kryssruta avgör om besökartypen kan användas för förhandsregistrering av värden vid bokning av ett möte. Om funktionen är aktiverad kan värden bjuda in deltagare och automatiskt skicka ett e-postmeddelande med en QR-kod, som kan användas för incheckning vid den digitala receptionen.

Om du aktiverar förhandsregistrering får du möjlighet att även aktivera e-postaviseringar för denna typ av besökare. När du markerar rutan ”Mail Enabled” kan du välja en e-postmall som ska användas. Denna e-postmall kommer att skickas till de förhandsregistrerade besökarna.

Obs: Om inga mallar finns tillgängliga för val ska du kontrollera att minst en e-postmall har konfigurerats i den vänstra navigeringspanelen.

När e-postfunktionen är aktiverad skickas den valda mallen till varje besökare som har bjudits in som förhandsanmäld deltagare. Dessa e-postmeddelanden skickas vid en schemalagd tidpunkt före besöket och kan anpassas efter dina behov.

Du kan ange när e-postmeddelandet ska skickas genom att ange ett värde i ett eller flera av följande fält: dagar, timmar eller minuter före det schemalagda besöksdatumet.

E-postmeddelandet skickas alltid exakt vid den inställda tidpunkten före besöket. Om en förhandsanmälan görs för ett besök som äger rum samma dag skickas e-postmeddelandet omedelbart efter att anmälan har slutförts.

Ett annat alternativ gör det möjligt att skicka ett sammanfattande e-postmeddelande till en eller flera adresser som anges i nästa fält. När detta alternativ är aktiverat skickas ett e-postmeddelande med en sammanfattning av alla förhandsanmälda besökare, vilket till exempel ger receptionisten en översikt över vilka som förväntas besöka kontoret.

Här kan du ange vilka fält besökarna måste fylla i när de skapar en förhandsregistrering eller vid besökarkiosken. Om du vill lägga till fler fält kan du ställa in dem under ”Allmän konfiguration”.

• Ange ”aktiverad” för att använda fältet för denna besökartyp.
• Använd ”visa” för att visa detta fält i formuläret för denna besökartyp.
• Använd ”required” om du vill att detta värde ska vara obligatoriskt.

Det finns två typer av fält: Kiosk och Förhandsregistrering.

Om förhandsregistrering är aktiverad kan du ställa in vilka fält som ska fyllas i vid skapandet av en förhandsregistrering och vilka fält som ska visas på besökarkiosken. De fält som visas på besökarkiosken avgör vilken information besökarna måste ange när de checkar in som denna besökartyp.

Alla uppgifter som lämnats vid förhandsregistreringen visas på besökarkiosken när besökaren checkar in, och behöver därför inte anges på nytt. Besökaren behöver endast fylla i de fält som inte fylldes i vid förhandsregistreringen.

I exemplet nedan är e-postadressen ett obligatoriskt fält, oavsett om denna besökartyp används för förhandsregistrering eller väljs av en besökare som anländer till din byggnad utan ett förhandsregistreringsmejl och skriver in sig vid besökarkiosken.

Telefonnummer: Kan anges vid förhandsregistreringen eller när besökaren checkar in vid kiosken. Detta är ett frivilligt fält.

Företagsnamn: Visas inte i förregistreringsformuläret, men uppges när besökaren loggar in vid kiosken. Detta är ett obligatoriskt fält.

Registreringsnummer: Begärs endast när besökaren registrerar sig vid kiosken.

Obs! Om en besökare anländer till din byggnad utan att ha förhandsregistrerat sig måste hen ange alla uppgifter som är markerade som obligatoriska i kolumnen ”Kiosk ”.

Aktivera val av värd

När funktionen är aktiverad kan besökare välja en värd (en användare på GoBright ) under registreringsprocessen. När en värd har valts får denne ett meddelande om att besökaren har anlänt.

Meddelanden kan skickas via push-meddelande i GoBright , SMS eller e-post.
Detaljer om hur du konfigurerar värdmeddelanden kommer att behandlas senare.

Tillåt besökaren att hoppa över detta steg

När den är aktiverad kan besökarna hoppa över steget för val av värd i besökskiosken.

Sök värd för bokning via besökarens e-postadress

Denna funktion kommer att få värden genom att kontrollera den förregistrering som är kopplad till besökarens e-postadress.

Filtrera värd efter tilldelade roller

När funktionen är aktiverad visas ett extra fält med en rullgardinsmeny. I rullgardinsmenyn kan du välja en eller flera roller som du vill tilldela denna besökartyp. Det innebär att endast de GoBright -användare som tilldelats dessa roller kan visas som värd vid besökarkiosken.

Meddela värden via push-meddelande

För att kunna ta emot push-meddelanden på din mobiltelefon måste du vara inloggad i mobilappen ” GoBright ”. Du hittar mobilappen ” GoBright ” i de butiker som finns för din smartphone.

Du måste dessutom aktivera funktionen ” GoBright ” för att kunna skicka push-meddelanden till slutanvändarna. Du hittar detta alternativ under Inställningar > Allmänt > Skicka meddelanden till slutanvändarens app. Du måste markera denna kryssruta.

Meddela värden via sms

För att kunna skicka SMS från plattformen GoBright måste dina användare på GoBright ha ett mobilnummer. Som administratör kan du kontrollera detta fält under Admin Center > Användare när du öppnar användarkontot.

För att kunna skicka SMS måste portalen GoBright ha SMS-krediter. Du hittar dina SMS-krediter under Inställningar > Allmänt > Licenser. SMS-krediter måste köpas i paket. Kontakta din återförsäljare för mer information.

Meddela värden via e-post

E-postaviseringar kräver inga ytterligare licenser eller inställningar. Ett e-postmeddelande skickas till värden när dennes besökare loggar in.

Gör det möjligt för besökare att bli fotograferade vid incheckningen så att bilden kan skrivas ut på deras passerkort. Detta bidrar till att säkerställa att passerkorten är personliga och endast kan användas av den avsedda besökaren.

Bekräftelseskärmen visas när besökaren har registrerats. Med alternativen här kan du anpassa logotypen och texterna.

För att kunna välja en bild eller text för din titel eller ditt meddelande måste du kryssa i rutan. För en anpassad logotyp ska du använda ett bildförhållande på 2:1 (bredd:höjd). Till exempel en bild med måtten: 800px gånger 400px (bredd x höjd).

Med det här alternativet kan du aktivera utskrift av badges och välja badge. På så sätt kan du utesluta vissa besökartyper från att använda badges eller skriva ut olika badges för olika besökartyper.

Observera att en badge måste skapas innan det här alternativet kan väljas. Gå till den här artikeln för att konfigurera badgen.

Det är möjligt att aktivera villkor för vissa besökare som måste accepteras innan en besökare kan logga in. Läs den här artikeln om du vill veta mer om hur du konfigurerar dina egna villkor.

När den här funktionen är aktiverad kan du välja dina användarvillkor.

Anpassad logotyp, rubrik och text för användarvillkoren: Med dessa alternativ kan du anpassa logotypen, rubriken och texten för dina egna användarvillkor.

För att kunna välja en bild eller text för din titel eller ditt meddelande måste du kryssa i rutan. För en anpassad logotyp ska du använda ett bildförhållande på 2:1 (bredd:höjd). Till exempel en bild med måtten: 800px gånger 400px (bredd x höjd).

Du kan skapa ett utcheckningsflöde för dina besökare.

Anpassa logotyp, rubrik och meddelande vid utloggning: Med dessa alternativ kan du anpassa din egen logotyp, rubrik och ditt eget meddelande vid utloggning.

För att kunna välja en bild eller text för din titel eller ditt meddelande måste du kryssa i rutan. För en anpassad logotyp ska du använda ett bildförhållande på 2:1 (bredd:höjd). Till exempel en bild med måtten: 800px gånger 400px (bredd x höjd).

Automatisk avregistrering

När funktionen är aktiverad kommer dina besökare att loggas ut automatiskt efter den angivna tiden i ditt ”läge för automatisk utloggning”. Du kan välja ”vid” en viss tidpunkt eller ”efter” ett visst antal timmar och/eller minuter.

Precis som vid incheckning av besökare kan du ställa in aviseringar som meddelar värden när en besökare checkar ut. Aviseringarna kan skickas via:

Meddela värden via push-meddelande

Meddela värden via SMS

Meddela värden via e-post

Skicka generella aviseringar vid in- och utloggning
Med det här alternativet kan du skicka en generell avisering till en eller flera personer, utöver värden, när en besökare loggar in. Aviseringarna kan skickas via SMS eller e-post.

När det här alternativet är aktiverat visas två fält:

• Telefonnummer: Ange det telefonnummer som ska användas för att ta emot SMS-meddelanden.
• E-postadresser: Ange en eller flera e-postadresser, åtskilda med kommatecken, för att få e-postmeddelanden.