Question 1

Che cos'è la prenotazione a tavolino?

Accepted Answer

La prenotazione della scrivania è la possibilità di prenotare in anticipo una scrivania o una postazione di lavoro, in modo da garantire ai dipendenti una postazione di lavoro al loro arrivo in ufficio. Ha molti vantaggi nei luoghi di lavoro ibridi o flessibili, e/o anche nelle aziende che utilizzano il modello Hot Desking. Pianificate la vostra settimana lavorativa decidendo autonomamente quando recarvi in ufficio e a quale scrivania lavorare. Magari una scrivania accanto al vostro collega preferito, oppure una scrivania in un ambiente più silenzioso per un lavoro concentrato.

Per fare tutto questo, è necessario un sistema di prenotazione delle scrivanie. La maggior parte delle aziende sceglie un sistema di prenotazione delle scrivanie in ufficio per dare certezza ai dipendenti o per poter gestire l'occupazione dell'ufficio. Entrambe le ragioni stanno diventando sempre più importanti, soprattutto se si considera la crescente popolarità del lavoro ibrido.

GoBright offre un sistema di prenotazione delle scrivanie, che consente ai dipendenti di prenotare una scrivania in anticipo, sia da casa che appena arrivati in ufficio.

Question 2

Quali sono i vantaggi di un sistema di prenotazione per scrivania?

Accepted Answer

L'implementazione di un sistema di prenotazione in ufficio presenta numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per il datore di lavoro.

1. Facilita nuovi modi di lavorare

Sappiamo che il lavoro flessibile, o Hybrid Working, sta diventando sempre più popolare. Le persone vogliono decidere da sole quando venire in ufficio e quando rimanere a casa. Se decidono di recarsi in ufficio, i dipendenti vogliono avere la certezza di un posto di lavoro. Un sistema di prenotazione della scrivania facilita questo aspetto. Inoltre, stimola la collaborazione. Diventa più facile prenotare un posto di lavoro vicino alla persona con cui si vuole collaborare. La gestione dei tassi di occupazione tramite un sistema di prenotazione delle scrivanie assicura che siano sempre disponibili spazi di lavoro piacevoli. Con un sistema di gestione delle scrivanie, i dipendenti possono filtrare e selezionare una scrivania in base alle proprie preferenze. In questo modo, è possibile offrire ai dipendenti un'ampia libertà e dare loro il controllo su quando e a quale scrivania desiderano lavorare nell'ufficio fisico.

2. Sostenere la collaborazione

Con la prenotazione delle scrivanie, la collaborazione tra team o reparti viene potenziata. I dipendenti possono collaborare meglio semplicemente prenotando le scrivanie fianco a fianco. Ad esempio, la piattaforma di prenotazione delle scrivanie GoBright dispone di una funzione di prenotazione per team progettata per supportare questo tipo di collaborazioni.

Oltre ai vantaggi per i dipendenti, l'utilizzo di Desk Booking è vantaggioso anche per il datore di lavoro.

3. Costo efficace

Il software di prenotazione delle scrivanie consente di gestire e controllare l'occupazione dell'ufficio. I dati raccolti permettono di capire meglio come viene utilizzato l'ufficio. Grazie alla conoscenza dell'occupazione effettiva, molti uffici hanno scoperto di non aver bisogno del numero di scrivanie che avevano. Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni strategiche basate sui dati, al fine di riorganizzare l'ufficio e offrire ai dipendenti un ambiente ottimale. Potreste anche essere in grado di eliminare alcuni costi immobiliari, perché avete scoperto di avere troppo spazio in ufficio. Anche dal punto di vista dei costi!

4. Sostenibilità

Il Desk Booking incoraggia le persone a utilizzare solo lo spazio di cui hanno realmente bisogno. In questo modo, l'ufficio diventa molto più sostenibile. Niente più spazi inutilizzati e costosi.

5. Efficienza temporale

Nella maggior parte dei casi, non tutti i dipendenti saranno in ufficio nello stesso momento, a causa di nuovi modelli di lavoro e altri cambiamenti nell'ambiente di lavoro. In alcuni giorni l'ufficio potrebbe essere tranquillo, mentre in altri potrebbe essere molto più affollato del previsto. Indipendentemente dalla situazione, se un dipendente decide di venire in ufficio, deve essere disponibile una bella postazione di lavoro. L'utilizzo di un sistema di prenotazione delle scrivanie consente di valutare in anticipo la situazione dell'ufficio. Potendo anticipare, non si perde tempo a recarsi in ufficio e non si incorre in sorprese.

6. Approfondimento dell'analisi

Un luogo di lavoro intelligente e basato sui dati è ciò di cui si parla al giorno d'oggi. Grazie ai dati ricavati dalle soluzioni di prenotazione delle scrivanie, è possibile comprendere molto meglio il comportamento dei dipendenti. Potrete capire come viene utilizzato l'ufficio. Perché i dipendenti prenotano spesso le loro scrivanie su un piano specifico? Cosa c'è di speciale in queste scrivanie? Forse ai vostri dipendenti piace lavorare dove c'è più luce naturale o vicino al ristorante aziendale? Queste sono tutte analisi preziose che possono aiutarvi a ottimizzare l'ufficio. Adattare l'ufficio al comportamento dei dipendenti è uno dei modi più importanti per garantire che il vostro ufficio sia a prova di futuro.

7. Attirare una nuova generazione

Senza dimenticare che le nuove generazioni entrano nel mercato del lavoro con nuovi ideali. La flessibilità e la libertà sono un must per loro. Non vogliono essere legati al tradizionale cubicolo dell'ufficio dalle 9 alle 5. Si aspettano un posto di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. Si aspettano un luogo di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. L'integrazione della prenotazione della scrivania nell'ufficio si adatta molto bene alla prospettiva che questa generazione ha dell'ufficio del futuro. Perché l'ufficio del futuro è un ufficio intelligente.

8. Salute e sicurezza

Con il desk sharing, più persone condividono la stessa scrivania in ufficio. Si potrebbe pensare che questo comporti automaticamente problemi di salute, igiene e sicurezza. Tuttavia, la storia ha due risvolti. Quando le persone utilizzano la stessa scrivania e questo processo non viene monitorato, si verifica un aumento dei rischi per l'igiene e la sicurezza. Tuttavia, con l'uso di un sistema di prenotazione delle scrivanie, questo processo è di fatto monitorato. Soprattutto nei momenti in cui la sicurezza deve essere particolarmente enfatizzata (ad esempio, durante una pandemia), l'uso dei sistemi di prenotazione delle scrivanie assicura che l'ufficio non sia troppo affollato. Ad esempio, il responsabile dell'ufficio può bloccare alcune scrivanie in modo da garantire una distanza di sicurezza. Inoltre, grazie al controllo del tasso di occupazione, è possibile garantire che non ci siano mai troppe persone al piano nello stesso momento.

Anche con il monitoraggio, le scrivanie vengono utilizzate da più persone. Come può essere sicuro? GoBright ci ha già pensato. Con GoBright Connect è possibile regolare il proprio stato mentre si lavora alla scrivania. Oltre agli ovvi "Occupato" o "Disponibile", si regola anche su "Necessità di pulizia" quando un dipendente ha lasciato la scrivania. Il reparto strutture viene automaticamente avvisato che la scrivania deve essere pulita correttamente. Dopo la pulizia, la scrivania sarà di nuovo "disponibile".

In conclusione, i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di Desk Booking sono molteplici. Supporta il nuovo modo di lavorare, stimola la collaborazione ed è efficace in termini di costi e di tempo. È inoltre utile per la sostenibilità dell'ufficio, attira nuovi talenti, stimola la salute e la sicurezza in ufficio e fornisce informazioni sull'occupazione dell'ufficio.

Question 3

Che cos'è un sistema di prenotazione per scrivania?

Accepted Answer

Un sistema di prenotazione delle scrivanie consente ai dipendenti di un'azienda di prenotare il proprio posto di lavoro o la propria scrivania da remoto, ad esempio da casa o in viaggio.

Con GoBright Desk Booking, le scrivanie possono essere prenotate a distanza tramite la piattaforma online e l'app mobile. In questo modo è possibile prenotare una scrivania prima di partire per l'ufficio, in modo da garantirsi il posto di lavoro desiderato. È possibile utilizzare lo strumento di ricerca o la Mappa interattiva. Questa mappa mostra esattamente quali scrivanie sono occupate e da chi, in modo che possiate fare una scelta ponderata su dove volete lavorare quel giorno. All'interno di questa Mappa interattiva, è anche possibile trovare un collega specifico con la funzione "Trova il mio collega". Basta digitare il suo nome e la Mappa vi mostrerà dove è seduto per la giornata!

A volte è necessario effettuare prenotazioni più avanzate. Per questo motivo, nell'ambiente diprenotazione delle scrivanie di GoBright è possibile effettuare prenotazioni ricorrenti, che consentono di prenotare una scrivania per più giorni o per altri periodi di tempo preferiti. È inoltre possibile effettuare prenotazioni di gruppo, per poter collaborare efficacemente con i colleghi. Le prenotazioni di gruppo consentono di prenotare più scrivanie contemporaneamente, in modo da avere la garanzia di essere seduti vicini per collaborare.

Quando si dimentica di prenotare in anticipo o si preferisce prenotare ad hoc, è possibile effettuare il check-in presso le scrivanie del posto di lavoro ogni volta che si arriva in ufficio. È possibile effettuare il check-in tramite il sito GoBright Connect o GoBright Interact sulla scrivania, oppure tramite gli adesivi NFC. La vostra scrivania sarà automaticamente prenotata da voi e visibile sulla mappa della piattaforma GoBright per informazione dei vostri colleghi. Se siete attenti alla vostra privacy, potete anche prenotare un posto in forma anonima. Le persone sapranno che quella specifica postazione è occupata, ma non potranno vedere chi è seduto.

Question 4

Perché ho bisogno di una soluzione di Desk Booking?

Accepted Answer

Desk Booking consente di gestire e controllare l'occupazione dell'ufficio. Il monitoraggio e la misurazione del tasso di occupazione presentano molti vantaggi interessanti. In primo luogo, è possibile creare disponibilità per i dipendenti. Con Desk Booking, i dipendenti sono sempre sicuri di avere uno spazio di lavoro piacevole in ufficio. Inoltre, è possibile gestire l'igiene. In pratica, i datori di lavoro possono personalizzare il loro spazio di lavoro in ufficio. Funzionalità come Team Booking e "Trova il mio collega", che rendono il lavoro in ufficio flessibile ed efficiente, attirano i dipendenti.

Il Desk Booking contribuisce all'esperienza positiva complessiva dei dipendenti. Anche attrarre e trattenere i talenti fa parte dell'esperienza dei dipendenti.

La gestione e il monitoraggio del tasso di occupazione offrono spunti interessanti per i datori di lavoro. È possibile risparmiare sulle spese immobiliari ed energetiche. Può sembrare che ci sia molto meno spazio di quanto si pensava. Con il software Desk Booking è possibile misurare la quantità di spazio realmente necessaria per gli uffici. Inoltre, grazie a GoBright Analytics, che deriva dalla misurazione dell'occupazione, è possibile conoscere il comportamento e le preferenze dei dipendenti. Grazie a informazioni precise, è possibile riprogettare e ottimizzare lo spazio dell'ufficio.

Question 5

Desk Booking funziona per il mio ufficio?

Accepted Answer

I software di prenotazione delle scrivanie sono progettati per creare flessibilità e disponibilità in ufficio. L'uso di questi sistemi può aiutare a gestire e controllare la strategia di occupazione dell'ufficio. Poiché la gestione dell'occupazione è un aspetto indispensabile della gestione dell'ufficio, i sistemi di prenotazione delle scrivanie possono funzionare in qualsiasi ufficio, indipendentemente dalle dimensioni.

Prima di cambiare drasticamente il vostro ambiente di lavoro, fate una ricerca sulle esigenze e sui desideri dell'azienda e dei suoi dipendenti. Oltre ai numerosi vantaggi, cambiare la cultura del lavoro e iniziare a utilizzare un altro sistema può comportare alcuni svantaggi.

GoBrightIl software Desk Booking può integrarsi con MS Outlook, MS Teams, Azure AD, Office 365, Microsoft Exchange, Google Workspace e altro ancora. Le nostre numerose integrazioni rendono il passaggio a un sistema di prenotazione delle scrivanie più semplice ed efficace.

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