Question 1

Wat is Desk Booking?

Accepted Answer

Desk Booking is de mogelijkheid om vooraf een bureau of werkplek te reserveren, zodat werknemers verzekerd zijn van een werkplek als ze op kantoor komen. Het heeft veel voordelen in de hybride of flexibele werkplek, en/of zelfs bedrijven die het Hot Desking model gebruiken. Plan je eigen werkweek door zelf te bepalen wanneer je naar kantoor wilt komen en aan welk bureau je wilt werken. Misschien een bureau naast je favoriete collega, of een bureau in een meer stille omgeving voor geconcentreerd werken.

Om dit allemaal mogelijk te maken, heb je een bureauboekingssysteem nodig. De meeste bedrijven kiezen voor een bureaureserveringssysteem op kantoor om medewerkers zekerheid te bieden of om de bezetting op kantoor te kunnen beheren. Beide redenen worden steeds belangrijker, zeker gezien de toenemende populariteit van hybride werken.

GoBright biedt een Desk Booking systeem, waarmee werknemers vooraf een bureau kunnen reserveren, zowel vanuit huis als zodra ze op kantoor aankomen.

Question 2

Wat zijn de voordelen van een Desk Booking System?

Accepted Answer

Het implementeren van een Desk Booking systeem in je kantooromgeving heeft verschillende voordelen voor zowel de werknemers als de werkgever.

1. Faciliteert nieuwe manieren van werken

We weten dat flexibel werken, of Hybride Werken, steeds populairder wordt. Mensen willen zelf bepalen wanneer ze naar kantoor komen en wanneer ze thuis blijven. Als ze dan toch besluiten om naar kantoor te komen, willen medewerkers verzekerd zijn van een werkplek. Een Desk Booking systeem vergemakkelijkt dit voor hen. Het stimuleert ook de samenwerking. Het wordt makkelijker om een werkplek te reserveren in de buurt van degene met wie je wilt samenwerken. Het beheren van de bezettingsgraad via een bureaureserveringssysteem zorgt ervoor dat er altijd prettige werkplekken beschikbaar zijn. Met een bureaubeheersysteem kunnen medewerkers een bureau filteren en selecteren op basis van hun eigen voorkeuren. Op deze manier kun je medewerkers veel vrijheid geven en controle geven over wanneer en aan welk bureau ze willen werken op het fysieke kantoor.

2. Ondersteunt samenwerking

Met het reserveren van bureaus wordt de samenwerking tussen teams of afdelingen bevorderd. Medewerkers kunnen beter samenwerken door eenvoudigweg bureaus naast elkaar te reserveren. Het GoBright Desk Booking Platform heeft bijvoorbeeld zelfs een Team Booking functie die ontworpen is om dit soort samenwerkingen te ondersteunen.

Naast de voordelen voor de werknemer heeft het gebruik van Desk Booking ook voordelen voor de werkgever.

3. Kosteneffectief

Met desk booking software kun je de bezetting op kantoor beheren en controleren. De verzamelde gegevens geven je meer inzicht in de manier waarop het kantoor wordt gebruikt. Door inzicht te krijgen in de werkelijke bezetting hebben veel kantoren ontdekt dat ze het aantal bureaus dat ze hadden niet echt nodig hadden. Deze informatie kan worden gebruikt om strategische, datagestuurde beslissingen te nemen met betrekking tot het herinrichten van het kantoor en om je werknemers de beste kantooromgeving te bieden. Misschien kun je zelfs wat vastgoedkosten kwijtraken, omdat je ontdekt dat je veel te veel kantoorruimte hebt. Nog kostenefficiënt ook!

4. Duurzaamheid

Desk Booking moedigt mensen aan om alleen de ruimte te gebruiken die ze echt nodig hebben. Zo wordt het kantoor een stuk duurzamer. Geen onbezette en onnodig dure kantoorruimte meer.

5. Tijdsefficiëntie

In de meeste gevallen zullen niet alle werknemers op hetzelfde moment op kantoor zijn door nieuwe werkmodellen en andere veranderingen in de kantooromgeving. Op sommige dagen kan het rustig zijn op kantoor en op andere dagen kan het een stuk drukker zijn dan verwacht. Ongeacht de situatie, als een werknemer besluit naar kantoor te komen, moet er een fijne werkplek beschikbaar zijn. Met behulp van een bureaureserveringssysteem kun je de situatie op kantoor van tevoren inschatten. Doordat je hierop kunt anticiperen, verlies je geen tijd als je het kantoor binnengaat en kom je niet voor verrassingen te staan.

6. Inzicht in Analytics

Een slimme , datagestuurde werkplek is waar het tegenwoordig allemaal om draait. Met de gegevens die afkomstig zijn van oplossingen voor bureauboekingen kun je het gedrag van werknemers veel beter begrijpen. Je krijgt inzicht in hoe het kantoor wordt gebruikt. Waarom boeken werknemers hun bureau vaak op een bepaalde verdieping? Wat is er speciaal aan deze bureaus? Misschien werken uw werknemers graag op plaatsen met de meeste natuurlijke verlichting, of in de buurt van het bedrijfsrestaurant? Dit zijn allemaal waardevolle analyses die u kunnen helpen bij het optimaliseren van het kantoor. Het kantoor aanpassen aan het gedrag van werknemers is een van de belangrijkste manieren om ervoor te zorgen dat uw kantoor toekomstbestendig is.

7. Aantrekken van nieuwe generaties

En niet te vergeten, de jongere generatie betreedt de arbeidsmarkt met nieuwe idealen. Flexibiliteit en vrijheid is een must voor hen. Ze willen niet gebonden zijn aan een traditioneel kantoorhokje van 9 tot 5. Ze verwachten een werkplek die voldoet aan hun normen en wensen. Het integreren van bureaureservering in het kantoor past heel goed bij het perspectief dat deze generatie heeft op het toekomstige kantoor. Want het toekomstige kantoor is een slim kantoor.

8. Gezondheid en veiligheid

Bij desk sharing delen meerdere mensen hetzelfde bureau op kantoor. Je zou kunnen denken dat dit automatisch leidt tot zorgen over gezondheid, hygiëne en veiligheid. Er zitten echter twee kanten aan het verhaal. Wanneer mensen hetzelfde bureau gebruiken en dit proces niet wordt gecontroleerd, leidt dit inderdaad tot verhoogde risico's op het gebied van hygiëne en veiligheid. Maar met een balieboekingssysteem wordt dit proces wel gecontroleerd. Vooral in tijden waarin veiligheid extra benadrukt moet worden (bijvoorbeeld tijdens een pandemie), zorgt het gebruik van Desk Booking systemen ervoor dat het niet te druk wordt op kantoor. Een kantoormanager kan bijvoorbeeld bepaalde bureaus blokkeren zodat een veilige afstand gegarandeerd is. Met controle over de bezettingsgraad zorg je er bovendien voor dat er nooit te veel mensen tegelijk op de vloer zijn.

Zelfs met toezicht blijft het een feit dat bureaus door meerdere mensen worden gebruikt. Hoe wordt dit veilig? GoBright heeft hier al over nagedacht. Met de GoBright Connect en Interact kunt u uw status aanpassen terwijl u aan het bureau werkt. Naast het voor de hand liggende "bezet" of "beschikbaar", zal het ook worden aangepast naar "Moet worden schoongemaakt" wanneer een medewerker is uitgecheckt van zijn bureau. De facilitaire afdeling wordt automatisch gewaarschuwd dat het bureau goed moet worden schoongemaakt. Nadat het bureau is schoongemaakt, is het weer 'beschikbaar'.

Concluderend zijn er veel voordelen verbonden aan het gebruik van een Desk Booking systeem. Het ondersteunt de nieuwe manier van werken, stimuleert samenwerking en is kosten- en tijdbesparend. Het is ook goed voor de duurzaamheid van je kantoor, het trekt nieuw talent aan, stimuleert de gezondheid en veiligheid op kantoor en geeft inzicht in de bezetting van je kantoor.

Question 3

Wat is een Desk Booking Systeem?

Accepted Answer

Met een bureauboekingssysteem kunnen werknemers van een bedrijf hun werkplek of bureau op afstand reserveren, bijvoorbeeld vanuit huis of op reis.

Met GoBright Desk Booking kunnen bureaus op afstand geboekt worden via het online platform en via de Mobile App. Op deze manier is het mogelijk om een bureau te reserveren voordat je naar kantoor vertrekt, zodat je gegarandeerd de werkplek hebt die je wilt. Je kunt gebruik maken van de zoekfunctie of de interactieve Kaart. Deze Map laat precies zien welke bureaus bezet zijn en door wie, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken waar je die dag zou willen werken. Binnen deze interactieve kaart kun je ook een specifieke collega vinden met de functie 'Zoek mijn collega'. Typ gewoon hun naam in en de kaart laat je zien waar ze die dag zitten!

Soms heb je meer geavanceerde boekingen nodig. Daarom zijn terugkerende boekingen mogelijk binnen de GoBright Desk Booking-omgeving, waardoor je een bureau voor meerdere dagen of andere gewenste periodes kunt reserveren. Je kunt ook teamboekingen maken, voor wanneer je effectief wilt kunnen samenwerken met je collega's. Teamboekingen zorgen ervoor dat je meerdere bureaus tegelijk kunt reserveren, zodat je gegarandeerd naast elkaar zit om samen te werken.

Als je vergeet van tevoren te boeken, of liever ad hoc boekt, kun je ook inchecken bij de balies op je werkplek wanneer je op kantoor aankomt. Je kunt inchecken via de GoBright Connect of GoBright Interact op het bureau. Uw bureau wordt automatisch door u gereserveerd en is zichtbaar op de kaart in het hele GoBright ter informatie van uw collega's. Als u voorzichtig bent met uw privacy, kunt u ook anoniem een plek reserveren. Mensen weten dan dat de specifieke werkplek bezet is, maar kunnen niet zien wie er zit.

Question 4

Waarom heb ik een Desk Booking oplossing nodig?

Accepted Answer

Met Desk Booking kun je de bezetting op kantoor beheren en controleren. Het controleren en meten van de bezettingsgraad heeft veel interessante voordelen. Ten eerste kan je beschikbaarheid creëren voor medewerkers. Met Desk Booking zijn werknemers altijd zeker van een aangename werkplek op kantoor. Je kunt ook de hygiëne beheren. Praktisch gezien kunnen werkgevers hun werkplek op kantoor aanpassen. Functies zoals Team Booking en 'Find my Colleague' die het werken op kantoor flexibel en efficiënt maken, zijn aantrekkelijk voor werknemers.

Desk Booking draagt bij tot de algemene positieve werknemerservaring. Talent aantrekken en behouden maakt ook deel uit van de werknemerservaring.

Het beheren en monitoren van de bezettingsgraad levert interessante inzichten op voor werkgevers. Er kan geld bespaard worden op onroerend goed en energierekeningen. Het kan blijken dat er veel minder ruimte nodig is dan bewust gedacht. Met Desk Booking software kan gemeten worden hoeveel kantoorruimte echt nodig is. Ook krijgt u met GoBright Analytics, afgeleid van het meten van de bezetting, inzicht in het gedrag en de voorkeuren van werknemers. Met nauwkeurige inzichten kunt u de kantoorruimte opnieuw inrichten en optimaliseren.

Bureaureservering in Microsoft Teams

Wat is Desk Booking?

Een bureau reserveren via Microsoft Teams

Wil je meer weten?

De voordelen van Desk Booking in Teams

Voordelen voor de werkgever

ANALYTIEK

Meest gestelde vragen

Klaar voor meer?