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FAQ

Quali sono i vantaggi di un sistema di prenotazione per scrivania?

L'implementazione di un sistema di prenotazione in ufficio presenta numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per il datore di lavoro.

1. Facilita nuovi modi di lavorare

Sappiamo che il lavoro flessibile, o Hybrid Working, sta diventando sempre più popolare. Le persone vogliono decidere da sole quando venire in ufficio e quando rimanere a casa. Se decidono di recarsi in ufficio, i dipendenti vogliono avere la certezza di un posto di lavoro. Un sistema di prenotazione della scrivania facilita questo aspetto. Inoltre, stimola la collaborazione. Diventa più facile prenotare un posto di lavoro vicino alla persona con cui si vuole collaborare. La gestione dei tassi di occupazione tramite un sistema di prenotazione delle scrivanie assicura che siano sempre disponibili spazi di lavoro piacevoli. Con un sistema di gestione delle scrivanie, i dipendenti possono filtrare e selezionare una scrivania in base alle proprie preferenze. In questo modo, è possibile offrire ai dipendenti un'ampia libertà e dare loro il controllo su quando e a quale scrivania desiderano lavorare nell'ufficio fisico.

2. Sostenere la collaborazione

Con la prenotazione delle scrivanie, la collaborazione tra team o reparti viene potenziata. I dipendenti possono collaborare meglio semplicemente prenotando le scrivanie fianco a fianco. Ad esempio, la piattaforma di prenotazione delle scrivanie GoBright dispone di una funzione di prenotazione per team progettata per supportare questo tipo di collaborazioni.

Oltre ai vantaggi per i dipendenti, l'utilizzo di Desk Booking è vantaggioso anche per il datore di lavoro.

3. Costo efficace

Il software di prenotazione delle scrivanie consente di gestire e controllare l'occupazione dell'ufficio. I dati raccolti permettono di capire meglio come viene utilizzato l'ufficio. Grazie alla conoscenza dell'occupazione effettiva, molti uffici hanno scoperto di non aver bisogno del numero di scrivanie che avevano. Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni strategiche basate sui dati, al fine di riorganizzare l'ufficio e offrire ai dipendenti un ambiente ottimale. Potreste anche essere in grado di eliminare alcuni costi immobiliari, perché avete scoperto di avere troppo spazio in ufficio. Anche dal punto di vista dei costi!

4. Sostenibilità

Il Desk Booking incoraggia le persone a utilizzare solo lo spazio di cui hanno realmente bisogno. In questo modo, l'ufficio diventa molto più sostenibile. Niente più spazi inutilizzati e costosi.

5. Efficienza temporale

Nella maggior parte dei casi, non tutti i dipendenti saranno in ufficio nello stesso momento, a causa di nuovi modelli di lavoro e altri cambiamenti nell'ambiente di lavoro. In alcuni giorni l'ufficio potrebbe essere tranquillo, mentre in altri potrebbe essere molto più affollato del previsto. Indipendentemente dalla situazione, se un dipendente decide di venire in ufficio, deve essere disponibile una bella postazione di lavoro. L'utilizzo di un sistema di prenotazione delle scrivanie consente di valutare in anticipo la situazione dell'ufficio. Potendo anticipare, non si perde tempo a recarsi in ufficio e non si incorre in sorprese.

6. Approfondimento dell'analisi

Un luogo di lavoro intelligente e basato sui dati è ciò di cui si parla al giorno d'oggi. Grazie ai dati ricavati dalle soluzioni di prenotazione delle scrivanie, è possibile comprendere molto meglio il comportamento dei dipendenti. Potrete capire come viene utilizzato l'ufficio. Perché i dipendenti prenotano spesso le loro scrivanie su un piano specifico? Cosa c'è di speciale in queste scrivanie? Forse ai vostri dipendenti piace lavorare dove c'è più luce naturale o vicino al ristorante aziendale? Queste sono tutte analisi preziose che possono aiutarvi a ottimizzare l'ufficio. Adattare l'ufficio al comportamento dei dipendenti è uno dei modi più importanti per garantire che il vostro ufficio sia a prova di futuro.

7. Attirare una nuova generazione

Senza dimenticare che le nuove generazioni entrano nel mercato del lavoro con nuovi ideali. La flessibilità e la libertà sono un must per loro. Non vogliono essere legati al tradizionale cubicolo dell'ufficio dalle 9 alle 5. Si aspettano un posto di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. Si aspettano un luogo di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. L'integrazione della prenotazione della scrivania nell'ufficio si adatta molto bene alla prospettiva che questa generazione ha dell'ufficio del futuro. Perché l'ufficio del futuro è un ufficio intelligente.

8. Salute e sicurezza

Con il desk sharing, più persone condividono la stessa scrivania in ufficio. Si potrebbe pensare che questo comporti automaticamente problemi di salute, igiene e sicurezza. Tuttavia, la storia ha due risvolti. Quando le persone utilizzano la stessa scrivania e questo processo non viene monitorato, si verifica un aumento dei rischi per l'igiene e la sicurezza. Tuttavia, con l'uso di un sistema di prenotazione delle scrivanie, questo processo è di fatto monitorato. Soprattutto nei momenti in cui la sicurezza deve essere particolarmente enfatizzata (ad esempio, durante una pandemia), l'uso dei sistemi di prenotazione delle scrivanie assicura che l'ufficio non sia troppo affollato. Ad esempio, il responsabile dell'ufficio può bloccare alcune scrivanie in modo da garantire una distanza di sicurezza. Inoltre, grazie al controllo del tasso di occupazione, è possibile garantire che non ci siano mai troppe persone al piano nello stesso momento.

Anche con il monitoraggio, le scrivanie vengono utilizzate da più persone. Come può essere sicuro? GoBright ci ha già pensato. Con GoBright Connect è possibile regolare il proprio stato mentre si lavora alla scrivania. Oltre agli ovvi "Occupato" o "Disponibile", si regola anche su "Necessità di pulizia" quando un dipendente ha lasciato la scrivania. Il reparto strutture viene automaticamente avvisato che la scrivania deve essere pulita correttamente. Dopo la pulizia, la scrivania sarà di nuovo "disponibile".

In conclusione, i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di Desk Booking sono molteplici. Supporta il nuovo modo di lavorare, stimola la collaborazione ed è efficace in termini di costi e di tempo. È inoltre utile per la sostenibilità dell'ufficio, attira nuovi talenti, stimola la salute e la sicurezza in ufficio e fornisce informazioni sull'occupazione dell'ufficio.

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