Question 1

Was ist Desk Booking?

Accepted Answer

Desk Booking ist die Möglichkeit, einen Schreibtisch oder Arbeitsplatz im Voraus zu reservieren, so dass den Mitarbeitern ein Arbeitsplatz garantiert ist, wenn sie im Büro ankommen. Es hat viele Vorteile für hybride oder flexible Arbeitsplätze und/oder sogar für Unternehmen, die das Hot-Desking-Modell verwenden. Planen Sie Ihre eigene Arbeitswoche, indem Sie selbst entscheiden, wann Sie das Büro aufsuchen und an welchem Schreibtisch Sie arbeiten möchten. Vielleicht ein Schreibtisch neben Ihrem Lieblingskollegen oder ein Schreibtisch in einer ruhigeren Umgebung für konzentriertes Arbeiten.

Um all dies zu ermöglichen, benötigen Sie ein Schreibtischbuchungssystem. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für ein Tischbuchungssystem im Büro, um den Mitarbeitern Sicherheit zu geben oder um die Belegung des Büros zu verwalten. Beide Gründe werden immer wichtiger, vor allem in Anbetracht der zunehmenden Beliebtheit des hybriden Arbeitens.

GoBright bietet ein Desk Booking System an, das es den Mitarbeitern ermöglicht, einen Schreibtisch im Voraus zu reservieren, sowohl von zu Hause aus als auch bei ihrer Ankunft im Büro.

Question 2

Was sind die Vorteile eines Desk Booking Systems?

Accepted Answer

Die Einführung eines Desk Booking Systems in Ihre Büroumgebung hat sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber mehrere Vorteile.

1. Erleichtert neue Arbeitsweisen

Wir wissen, dass flexibles Arbeiten, oder Hybrid Working, immer beliebter wird. Die Menschen wollen selbst entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wann sie zu Hause bleiben wollen. Wenn sie sich entscheiden, das Büro aufzusuchen, wollen die Mitarbeiter sicher sein, dass sie einen Arbeitsplatz haben. Ein Desk Booking System erleichtert ihnen dies. Es fördert auch die Zusammenarbeit. Es wird einfacher, einen Arbeitsplatz in der Nähe der Person zu reservieren, mit der man zusammenarbeiten möchte. Die Verwaltung der Belegungsraten über ein Desk Booking System sorgt dafür, dass immer angenehme Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Mit einem Schreibtischmanagementsystem können die Mitarbeiter einen Schreibtisch nach ihren eigenen Präferenzen filtern und auswählen. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern viele Freiheiten einräumen und ihnen die Kontrolle darüber geben, wann und an welchem Schreibtisch sie im physischen Büro arbeiten möchten.

2. Zusammenarbeit unterstützen

Mit der Schreibtischreservierung wird die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen gefördert. Mitarbeiter können besser zusammenarbeiten, indem sie einfach nebeneinander liegende Schreibtische reservieren. Die GoBright Desk Booking Platform verfügt zum Beispiel sogar über eine Team Booking Funktion, die diese Art der Zusammenarbeit unterstützt.

Neben den Vorteilen für die Arbeitnehmer ist Desk Booking auch für den Arbeitgeber von Vorteil.

3. Kostengünstig

Mit der Software für die Schreibtischbuchung können Sie die Belegung des Büros verwalten und kontrollieren. Die gesammelten Daten geben Ihnen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie das Büro genutzt wird. Durch den Einblick in die tatsächliche Belegung haben viele Büros festgestellt, dass sie die Anzahl ihrer Schreibtische nicht wirklich benötigen. Anhand dieser Informationen lassen sich strategische, datengestützte Entscheidungen über die Umgestaltung des Büros treffen, um Ihren Mitarbeitern eine optimale Büroumgebung zu bieten. Vielleicht können Sie sogar einige Immobilienkosten einsparen, weil Sie feststellen, dass Sie viel zu viel Bürofläche haben. Auch kosteneffizient!

4. Nachhaltigkeit

Desk Booking ermutigt die Menschen, nur den Platz zu nutzen, den sie wirklich brauchen. Auf diese Weise wird das Büro viel nachhaltiger. Kein unbesetzter und unnötig teurer Büroraum mehr.

5. Zeiteffizienz

In den meisten Fällen sind aufgrund neuer Arbeitsmodelle und anderer Veränderungen in der Büroumgebung nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Büro. An manchen Tagen mag es im Büro ruhig sein, an anderen Tagen ist vielleicht mehr los als erwartet. Wie auch immer die Situation aussieht, wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, ins Büro zu kommen, muss ein schöner Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Mit einem Tischreservierungssystem können Sie die Situation im Büro im Voraus einschätzen. Dadurch, dass Sie vorausplanen können, verschwenden Sie keine Zeit damit, ins Büro zu gehen und Überraschungen zu erleben.

6. Einblicke in die Analytik

Ein intelligenter , datengesteuerter Arbeitsplatz ist das, worum es heutzutage geht. Mit den Daten, die aus den Schreibtischbuchungslösungen gewonnen werden, können Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter viel besser verstehen. Sie erhalten einen Einblick, wie das Büro genutzt wird. Warum buchen die Mitarbeiter ihre Schreibtische häufig auf einer bestimmten Etage? Was ist das Besondere an diesen Schreibtischen? Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter am liebsten dort, wo es am hellsten ist, oder in der Nähe des Betriebsrestaurants? All dies sind wertvolle Analysen, die Ihnen helfen können, das Büro zu optimieren. Die Anpassung des Büros an das Verhalten der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um Ihr Büro zukunftssicher zu machen.

7. Eine neue Generation anziehen

Nicht zu vergessen, dass die jüngere Generation mit neuen Idealen auf den Arbeitsmarkt kommt. Flexibilität und Freiheit sind für sie ein Muss. Sie wollen nicht an den traditionellen 9-bis-5-Büroarbeitsplatz gebunden sein. Sie erwarten einen Arbeitsplatz, der ihren Ansprüchen entspricht und ihre Wünsche berücksichtigt. Die Integration von Desk-Booking in das Büro passt sehr gut zu den Vorstellungen, die diese Generation vom Büro der Zukunft hat. Denn das Büro der Zukunft ist ein intelligentes Büro.

8. Gesundheit und Sicherheit

Beim Desk-Sharing teilen sich mehrere Personen denselben Schreibtisch im Büro. Man könnte annehmen, dass dies automatisch zu Bedenken in Bezug auf Gesundheit, Hygiene und Sicherheit führen wird. Allerdings gibt es hier zwei Seiten der Medaille. Wenn mehrere Personen denselben Schreibtisch nutzen und dieser Vorgang nicht überwacht wird, führt dies in der Tat zu erhöhten Risiken in Bezug auf Hygiene und Sicherheit. Bei der Verwendung eines Tischbuchungssystems wird dieser Vorgang jedoch tatsächlich überwacht. Gerade in Zeiten, in denen die Sicherheit besonders wichtig ist (z. B. während einer Pandemie), sorgt der Einsatz von Desk Booking Systemen dafür, dass es im Büro nicht zu voll wird. So kann ein Büromanager beispielsweise bestimmte Schreibtische sperren, so dass ein sicherer Abstand gewährleistet ist. Durch die Kontrolle der Belegungsrate wird außerdem sichergestellt, dass sich nie zu viele Personen gleichzeitig auf der Etage befinden.

Selbst mit Überwachung bleibt die Tatsache bestehen, dass die Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden. Wie soll das sicher gehen? GoBright hat sich darüber bereits Gedanken gemacht. Mit dem GoBright Connect können Sie Ihren Status anpassen, während Sie am Schreibtisch arbeiten. Neben dem offensichtlichen "besetzt" oder "verfügbar" wird auch "muss gereinigtwerden" angezeigt, wenn ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch verlassen hat. Die Facility-Abteilung wird automatisch benachrichtigt, dass der Schreibtisch ordnungsgemäß gereinigt werden muss. Nach der Reinigung ist der Schreibtisch wieder "verfügbar".

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz eines Desk Booking Systems viele Vorteile mit sich bringt. Es unterstützt die neue Art des Arbeitens, fördert die Zusammenarbeit und ist kosten- und zeiteffizient. Es ist auch vorteilhaft für die Nachhaltigkeit Ihres Büros, es zieht neue Talente an, fördert die Gesundheit und Sicherheit im Büro und bietet Einblicke in die Belegung Ihres Büros.

Question 3

Was ist ein Desk Booking System?

Accepted Answer

Ein Schreibtischbuchungssystem ermöglicht es den Mitarbeitern eines Unternehmens, ihren Arbeitsplatz oder Schreibtisch aus der Ferne zu buchen, zum Beispiel von zu Hause oder von unterwegs.

Mit GoBright Desk Booking können Schreibtische aus der Ferne über die Online-Plattform und über die Mobile App gebucht werden. Auf diese Weise ist es möglich, einen Schreibtisch zu buchen, bevor Sie ins Büro gehen, so dass Sie garantiert den gewünschten Arbeitsplatz erhalten. Sie können die Suchfunktion oder die interaktive Karte nutzen. Diese Karte zeigt Ihnen genau an, welche Arbeitsplätze von wem besetzt sind, so dass Sie eine wohlüberlegte Entscheidung treffen können, wo Sie an diesem Tag arbeiten möchten. Innerhalb dieser interaktiven Karte können Sie auch einen bestimmten Kollegen mit der Funktion "Meinen Kollegen finden" finden. Geben Sie einfach seinen Namen ein, und die Karte zeigt Ihnen, wo er an diesem Tag sitzt!

Manchmal benötigen Sie fortgeschrittenere Buchungen. Aus diesem Grund sind in derBuchungsumgebung von GoBright wiederkehrende Buchungen möglich, die es Ihnen ermöglichen, einen Arbeitsplatz für mehrere Tage oder andere gewünschte Zeiträume zu buchen. Sie können auch Teambuchungen vornehmen, wenn Sie effektiv mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten möchten. Mit der Teambuchung können Sie mehrere Schreibtische gleichzeitig buchen, so dass Sie garantiert in der Nähe eines anderen sitzen und zusammenarbeiten können.

Wenn Sie vergessen haben, im Voraus zu buchen, oder es vorziehen, ad hoc zu buchen, können Sie auch an den Schaltern an Ihrem Arbeitsplatz einchecken, wenn Sie im Büro ankommen. Sie können über GoBright Connect oder GoBright Interact auf dem Schreibtisch oder über NFC-Sticker einchecken. Ihr Schreibtisch wird automatisch von Ihnen reserviert und auf der Karte auf der gesamten GoBright Plattform zur Information Ihrer Kollegen angezeigt. Wenn Sie auf Ihre Privatsphäre bedacht sind, können Sie einen Platz auch anonym buchen. Die Leute wissen dann, dass der bestimmte Arbeitsplatz besetzt ist, können aber nicht sehen, wer dort sitzt.

Question 4

Warum brauche ich eine Desk Booking Lösung?

Accepted Answer

Desk Booking ermöglicht es Ihnen, die Belegung des Büros zu verwalten und zu kontrollieren. Die Überwachung und Messung der Belegungsrate hat viele interessante Vorteile. Erstens können Sie Verfügbarkeiten für Mitarbeiter schaffen. Mit Desk Booking sind die Mitarbeiter immer sicher, dass sie einen angenehmen Arbeitsplatz im Büro haben. Außerdem können Sie die Hygiene kontrollieren. In der Praxis können Arbeitgeber ihren Arbeitsbereich im Büro individuell gestalten. Funktionen wie Team Booking und "Find my Colleague", die das Arbeiten im Büro flexibel und effizient machen, sind für die Mitarbeiter attraktiv.

Desk Booking trägt zu einem positiven Gesamterlebnis der Mitarbeiter bei. Auch die Gewinnung und Bindung von Talenten ist Teil der Mitarbeitererfahrung.

Die Verwaltung und Überwachung der Belegungsrate bringt interessante Erkenntnisse für Arbeitgeber mit sich. Es kann Geld für Immobilien- und Energierechnungen gespart werden. Es kann sich herausstellen, dass viel weniger Platz benötigt wird, als absichtlich angenommen. Mit der Desk Booking Software kann gemessen werden, wie viel Bürofläche wirklich benötigt wird. Mit GoBright Analytics, die aus der Messung der Belegung abgeleitet werden, erhalten Sie außerdem Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter. Mit den genauen Erkenntnissen können Sie den Büroraum neu gestalten und optimieren.

Question 5

Ist Desk Booking für mein Büro geeignet?

Accepted Answer

Desk Booking Software ist darauf ausgelegt, Flexibilität und Verfügbarkeit im Büro zu schaffen. Der Einsatz solcher Systeme kann Ihnen helfen, die Belegungsstrategie im Büro zu verwalten und zu kontrollieren. Da das Belegungsmanagement ein unverzichtbarer Aspekt des Büromanagements ist, können Schreibtischbuchungssysteme in jedem Büro eingesetzt werden, unabhängig von der Größe.

Bevor Sie eine drastische Änderung Ihrer Arbeitsumgebung vornehmen, sollten Sie sich über die Bedürfnisse und Wünsche des Unternehmens und seiner Mitarbeiter informieren. Neben den vielen Vorteilen kann die Umstellung Ihrer Arbeitskultur und die Einführung eines anderen Systems auch einige Nachteile mit sich bringen.

GoBrightDie Desk Booking Software kann mit MS Outlook, MS Teams, Azure AD, Office 365, Microsoft Exchange, Google Workspace und mehr integriert werden. Unsere zahlreichen Integrationen machen den Schritt zu einem Desk Booking System einfacher und effektiver.

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