Med flexibla arbetsscheman som den nya normen blir det alltmer populärt för anställda att regelbundet arbeta hemifrån. Arbetsmiljöerna har förändrats drastiskt, liksom människors sätt att arbeta. I och med denna utveckling börjar många arbetsgivare logiskt nog undra vilka effekter det har på de anställdas produktivitet. Även om den övergripande produktiviteten hos de anställda verkar öka tack vare flexibla arbetsformer, finns det fortfarande några saker du kan göra för att ytterligare optimera din arbetsmiljö. I den här artikeln får du veta allt du behöver veta om hur du kan förbättra produktiviteten på den nya arbetsplatsen.
Vilka faktorer påverkar medarbetarnas produktivitet?
Innan man bestämmer sig för hur man ska öka arbetsproduktiviteten i en hybrid arbetsmiljö är det viktigt att först veta vilka faktorer som driver medarbetarnas motivation och produktivitet. Vad kan du som arbetsgivare eller kollega göra och hur påverkar arbetsmiljön produktiviteten?
Företagets kultur
Enligt en studie från 2021 är de mest kraftfulla faktorerna för att påverka medarbetarnas produktivitet konflikt, solidaritet, kreativitet och målklarhet.
På alla arbetsplatser, särskilt på hybridarbetsplatser, är konflikter oundvikliga. Olika personligheter, åsikter, kulturer och erfarenheter krockar ibland och det kan leda till en mängd missförstånd och missuppfattningar. Att helt få bukt med konflikter är dock omöjligt. Därför är det viktigt att skapa en arbetsmiljö där konflikter kan lösas på ett respektfullt sätt.
Förutom konfliktlösning är det också viktigt att skapa en kultur av solidaritet. Alla kan inte vara på topp hela tiden när det gäller arbetet, eftersom livet fortsätter efter jobbet. Det kan handla om att en nära anhörig har gått bort, utbrändhetssymptom eller att man helt enkelt inte mår bra. Att kritisera dem för det kommer inte att förbättra situationen och därför är solidaritet på sin plats. Det betyder inte att du inte ska kommunicera din oro över situationen: att hålla inne med åsikter kan växa till agg mot en person och det kan äventyra hela teamet. Ta hellre upp en öppen och ärlig konversation med personen och uttryck din oro med medkänsla.
I motsats till vad många tror ökar kreativitet produktiviteten. Det kan tyckas vara två helt motsatta saker, men kreativitet kan faktiskt öka produktiviteten genom att främja innovativt tänkande, skapa en trygg miljö där man kan experimentera med idéer och engagera medarbetarna i företagets uppdrag.
Slutligen kan produktiviteten ökas genom tydliga mål. Enligt forskning från 2015 skulle målsättning förbättra medarbetarnas prestationer med 12-15%. Detta är logiskt eftersom medarbetarna vet vad som förväntas av dem inom en viss tidsperiod och kan fördela uppgifter och ansvarsområden.
Arbetsmiljö
Förutom företagskulturen har den fysiska miljön där en anställd arbetar dagligen en enorm inverkan på deras produktivitet. Enligt en Harvard-studie från 2021 kan t.ex. luftkvaliteten på ett kontor ha betydande effekter på medarbetarnas kognitiva funktioner, som t.ex. förmågan att fokusera och produktiviteten. Även temperaturen har effekter på dina medarbetares produktivitet: Forskning har visat att en temperatur på cirka 22 ⁰C är optimal för medarbetarna att arbeta i. Naturlig belysning, musik och bakgrundsljud på låg nivå samt rätt färger har också visat sig öka produktiviteten.
Medarbetarna är som mest produktiva i miljöer där de trivs och känner sig bekväma och där de har tillgång till rätt faciliteter. Se till att du tillhandahåller det grundläggande på kontoret, till exempel en bra skrivare, en stabil internetanslutning och, viktigast av allt, en fastighetsskötare.
När det gäller fysiska utrymmen är det bästa sättet att förstå vad dina medarbetare vill ha och behöver att använda sig av beläggningsmätning. Denna metod mäter och rapporterar hur ditt kontor används. Analyserna kan till exempel visa att det finns behov av fler mötesrum eller annorlunda placerade skrivbord. Å andra sidan kan resultaten visa att du har mer än tillräckligt av båda faciliteterna, och att du kan spara kostnader genom att ge upp golvyta.
Hur påverkar distansarbete produktiviteten?
Det är uppenbart att allt fler människor arbetar på distans. Enligt en McKinsey-studie tackar 87% av de anställda som får möjlighet att arbeta på annan ort ja till erbjudandet från sin arbetsgivare. Många tror att distansarbete har en negativ inverkan på arbetsproduktiviteten, men det är inte längre från sanningen. Enligt en studie från Future Forum rapporterar anställda som har möjlighet att planera sin dag på ett flexibelt sätt 29% högre produktivitet än de som inte har det. Effekten av distansarbete på produktiviteten verkar alltså vara positiv!
Om du fortfarande är osäker finns det några olika sätt att mäta medarbetarnas produktivitet. Det bästa sättet att göra detta är naturligtvis de välkända Key Performance Indicators (KPI:er). De används ofta för att mäta individuella prestationer och de kan variera från person till person. Vid sidan av dessa KPI:er kan du använda mål och nyckelresultat (OKR:er). Dessa definierar större mål för företaget och bryter ner dessa mål i mindre uppgifter som sedan kan delas upp i teamet. Tillsammans är de den perfekta blandningen för att mäta produktiviteten på jobbet, eftersom du enkelt kan delegera uppgifter och följa upp hur de utvecklas.
Även om du absolut inte bör bortse från kommunikation för att spåra produktiviteten med dina anställda, förstår vi att du kanske inte alltid vill hålla reda på dessa framsteg för varje projekt manuellt. Det kan uppfattas som påträngande och det tar förmodligen också mycket av din tid. I dessa fall kanske du vill investera i programvara för projekthantering. Med den här typen av program kan du som arbetsgivare hålla koll på utvecklingen i varje projekt utan att ständigt behöva höra av dig till dina anställda. Se till att hitta en projekthanteringslösning som passar ditt företag, så är vi säkra på att det snart kommer att bevisa den ökade produktiviteten tack vare distansarbete.
Tips om produktivitet på jobbet
Med dessa faktorer i åtanke kan du skapa en arbetsmiljö som optimerar produktiviteten med hjälp av små detaljer. Tänk på ditt eget och dina medarbetares beteende och skapa en fördomsfri och tolerant arbetskultur. Lägg till några inslag av rätt färg på ditt kontor, ventilera luften väl och håll temperaturen på cirka 22 ⁰C för att uppfylla de praktiska kraven.
Men vad kan du göra för att öka din egen produktivitet? Här är en lista med produktivitetstips för arbetet som du kan använda för din egen fördel.
1. Fokusera på en uppgift i taget
Att ständigt växla mellan olika uppgifter tar mycket tid i anspråk, och din koncentration är också mer konstant om du håller dig till samma uppgift tills den är klar.
2. Ta pauser!
Vi känner alla igen det: att avsluta en uppgift trots att det är lunchtid, eller att kaffet blir kallt för att du glömde att dricka det... Dags att ta pauser! En teknik som har visat sig vara mycket effektiv är Pomodoro-tekniken: Arbeta i 25 minuter och ta sedan 5 minuters rast. Efter fem av dessa intervaller tar du en längre paus. Även om det kan verka kontraintuitivt har forskning visat att pauser faktiskt ökar produktiviteten och minskar risken för utbrändhet.
3. Tvåminutersregeln
Kärnan i denna regel är att slutföra uppgifter som tar mindre än två minuter i anspråk direkt. Om du skjuter upp dem kan det leda till att du lägger mycket mer tid på att avsluta dem. Dessa små uppgifter kan också användas mellan två större uppgifter,
4. Begränsa avbrotten
Se till att sätta din telefon och/eller laptop på stör ej, eller installera aviseringar enligt dina preferenser, för att begränsa avbrott. Dessa kan ta dig ur din koncentration och minska din produktivitet.
