Allmänna inställningar

Avsnittet Allmänna inställningar innehåller de konfigurationsalternativ som definierar grundinställningarna för din GoBright . Dessa inställningar påverkar hur din miljö fungerar i olika moduler, t.ex. bokningsregler, tidspreferenser, språk och mycket mer.

När du har loggat in på GoBright med ett managerkonto väljer du alternativet Inställningar > Allmänt för att visa och hantera de allmänna inställningarna.

Klicka på någon av rubrikerna nedan för att hoppa direkt till det avsnittet i artikeln.

Allmänna inställningar

Namn
Detta är namnet på din GoBright . Det går inte att ändra inom portalen.

Organisationskod
Detta är den unika koden för din GoBright . Om en användares e-postadress finns i flera GoBright måste denna organisationskod anges vid inloggningen för att säkerställa åtkomst till rätt miljö.
Den kan inte ändras inifrån portalen.

Language
Detta är standardspråket i din GoBright . Det används som standard för användare, rum och andra element, men kan åsidosättas om du vill att ett visst rum eller en viss användare ska använda ett annat språk.

Standardregion för telefonnummer
Om ditt företag är beläget i ett visst land kan du ställa in regionen för telefonnummer (t.ex. +1 för USA, +31 för Nederländerna osv.). Detta underlättar valideringen av telefonnummer när användarna anger dem.

SMS-krediter
Om du använder SMS-aviseringar (t.ex. för digital reception) visas de återstående krediterna här. Har du slut på krediter? SMS-krediter måste köpas i paket. Kontakta din återförsäljare för mer information om SMS-paket.

Aktivera anpassad logotyp

När den är aktiverad kan en anpassad logotyp laddas upp. Denna logotyp kommer att ersätta standardlogotypen för GoBright i det övre vänstra hörnet av GoBright .

Bokningar

Ta bort hela mötet när du tar bort bokningen (när användaren är arrangör)
Detta alternativ låter systemet ta bort hela mötet (i den personliga agendan och rumsagendan) om användaren är arrangör. Annars kan endast bokningen i rumsagendan tas bort.

Möjliggör långa återkommande bokningar för (icke-integrerade) rums-, skrivbords- och parkeringsbokningar

Den här inställningen styr den maximalt tillåtna varaktigheten för återkommande bokningar.

Om det här alternativet inte är aktiverat är återkommande bokningar som standard begränsade till högst 55 tillfällen. Det innebär att användare endast kan skapa en återkommande bokning som upprepas upp till 55 gånger, oavsett vald frekvens (dagligen, veckovis osv.).

Systemet tar också hänsyn till de konfigurerade arbetsdagarna och arbetstimmarna. Detta innebär att icke-arbetsdagar som t.ex. helger inte räknas med, vilket kan förlänga den totala tidsperioden för återkommande händelser samtidigt som antalet faktiska bokningar begränsas till 55.

När det här alternativet är aktiverat förlängs gränsen för återkommande bokningar till maximalt 1 år från bokningens startdatum. Detta gör det möjligt för användare att skapa återkommande bokningar på längre sikt, samtidigt som de behåller kontrollen över systemets prestanda och resurstillgänglighet.

De konfigurerade öppettiderna och arbetsdagarna (t.ex. att hoppa över helger) beaktas också vid beräkningen av återkomstmönstret.

Insynsnivå i bokningsdetaljer för chefer när chefen inte är deltagare
Den här inställningen avgör vilka bokningsdetaljer som kan visas av (boknings)chefer när de inte själva deltar i bokningen. Du kan välja nivån på insynen, från mycket begränsad information (t.ex. endast datum, tid och plats) till fullständig bokningsinformation.

När du till exempel håller muspekaren över ett schemalagt möte i tidslinjen kan du styra vilken detaljnivå som ska visas.

Alternativen är:

Alla detaljer
Arrangör och personer
Arrangör och personbelopp
Endast arrangör
Inga detaljer

Visningsnivå i bokningsinformationen för användare som varken är upprättare eller deltagare

Samma regler kan tillämpas på allmänna användare som varken är deltagare eller skapare av mötet. Du kan välja vilken detaljnivå de ska få se, allt från mycket begränsad information (endast datum, tid och plats) till fullständig bokningsinformation.

Alternativen är:

Alla detaljer
Arrangör och personer
Arrangör och personbelopp
Endast arrangör
Inga detaljer

I tabellen nedan finns en översikt över de olika scenarierna som beskriver vilka detaljer som organisatörer och deltagare kan se, samt vilken information som är synlig för användare och chefer som inte är deltagare i mötet.

	Inga detaljer	Endast arrangör	Arrangör & personbelopp	Arrangör & personer	Alla detaljer	Privat bokning
Arrangör av bokning	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer

Deltagare i möte	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer	Alltid alla detaljer

Användare (som inte är arrangör eller deltagare)
Arrangör		x	x	x	x	x
Antal deltagare			x	x	x
Deltagarnas namn				x	x
Ämne					x
Kropp					x
Förhandsanmälan				x	x
Tjänster					x
Registreringsskylt					x

Chef
Arrangör	x	x	x	x	x	x
Antal deltagare			x	x	x
Deltagarnas namn				x	x
Ämne					x
Kropp					x
Förhandsanmälan				x	x
Tjänster	x	x	x	x	x	x
Registreringsskylt					x

Bevarandetid

Lagringsperioden anger hur länge tidigare bokningar sparas innan de raderas. Den här inställningen påverkar inte analyser - bokningar kommer fortfarande att ingå i rapporter - men personuppgifter för arrangörer och deltagare kommer att tas bort.

Bevarandetid i dagar för rumsbokningar
Bevarandetid i dagar för servicebokningar
Bevarandetid i dagar för skrivbordsbokningar
Bevarandetid i dagar för gruppbokningar
Bevarandetid i dagar för parkeringsbokningar

Användare

Användarna hanterar sin egen PIN-kod på
. PIN-koden kan användas på två sätt:

Användaren hanterar sin egen pinkod: på detta sätt kan användaren generera en pinkod i sin profil i GoBright eller mobilappen. Denna pinkod kan användas för att göra ad hoc-bokningar på rumsvisningen och kartvisaren.
Pinkoden hanteras av administratören: administratören anger pinkoden som en egenskap hos användaren (och synkroniseras eventuellt från ditt back-end-system).

Aktivera NFC-alternativ
Om din hårdvara är utrustad med NFC-läsare kan du aktivera NFC-stöd med det här alternativet. Detta gör att NFC-alternativen visas i rum- och skrivbordsprofilerna samt i användaruppgifterna.

Aktivera funktionen ”Hitta kollega”
När funktionen är aktiverad kan du söka efter dina kollegor i portalen, mobilappen och via kartvisaren för att se vilka resurser de har bokat – skrivbord, parkeringsplats eller mötesrum – för ett visst datum.

Standardinställning för synlighet
Du kan ställa in standardinställningen för synlighet för alla användare i GoBright . Välj mellan följande alternativ:”Synlig för alla”, ”Synlig inom teamet/avdelningen” eller ”Osynlig”. Om du väljer standardalternativet ”Synlig inom teamet/avdelningen” kommer användarnas namn endast att vara synliga för medlemmar i deras team eller avdelning när de gör en bokning. För alla andra användare kommer arrangören att visas som ”Arrangör dold”.

Automatisk återställning av användarens tillgänglighetsstatus aktiverad
Användare kan ändra standardinställningen för tillgänglighetsstatus i sin profil till”Synlig för alla”, ”Synlig inom teamet/avdelningen” eller ”Osynlig”. Du kan automatiskt återställa denna ändring efter en viss tid genom att aktivera alternativet ”Återställ synlighet och stör ej-status automatiskt” till standardvärdet. Aktivera detta alternativ och ange ett värde i”Återställ automatiskt efter” för att återställa användarnas status efter ett angivet antal timmar eller minuter. Den kortaste tiden du kan ställa in är 15 minuter.

Allmänt e-postmeddelande

E-postmeddelandena från GoBright skickas till användarna från gobright.cloud. Kunderna kan konfigurera sin egen domän och anpassa namnet och e-postadressen som ska användas som avsändare när de skickar e-postmeddelanden för tjänster, rapporterade problem och besöksmeddelanden.

Tillämpning för slutanvändare

NFC-incheckning på GoBright Connect aktiverad i smartphone-app

Aktiverar incheckningsfunktionen i GoBright så att användare kan använda sin smartphone för att checka in vid ett skrivbord via GoBright Connect eller Interact.

QR-kod för incheckning på GoBright Interact aktiverad i smartphone-app

Aktiverar incheckningsfunktionen i GoBright så att användare kan använda sin smartphone för att checka in vid ett skrivbord via GoBright Interact.

Skicka meddelanden till slutanvändarapplikationen
Som standard skickar GoBright meddelanden till smartphone-appen om avslutade bokningar och bokningar som är på väg att avbrytas på grund av utebliven ankomst.
Om du avaktiverar det här alternativet inaktiveras dessa meddelanden.

Tjänster

Dessa inställningar styr vilka tjänster som skapas och om användaren måste ange en kostnadsställe för att kunna använda dem.
Prisberäkning aktiverad – Aktivera detta alternativ så att priset kan beräknas för artiklarna.

Använd kostnadsställe - Välj ett av alternativen:

Inaktiverad
Valfritt
Krävs
Krävs med bekräftelse

Tillåt fritextinmatning för kostnadsställe – Om du aktiverar det här alternativet blir fältet Kostnadsställe redigerbart, och cateringansvarig kan ange annan text än de föreslagna alternativen för kostnadsställe: