Brukerroller
Hver bruker i systemet er tildelt én eller flere roller som bestemmer deres tilgangsrettigheter og tillatelser. Disse rollene definerer hvilke handlinger brukeren kan utføre, hvilke data de kan se eller endre, og hvilke systemfunksjoner de har tilgang til.
Du kan tilordne forhåndsdefinerte roller som følger med et standard sett med tillatelser, eller du kan opprette tilpassede roller skreddersydd til organisasjonens spesifikke behov. Tilpassede roller lar deg designe en fleksibel tillatelsesstruktur ved å velge og kombinere presise tilgangsrettigheter, slik at brukerne bare har det tilgangsnivået som kreves for å utføre sine oppgaver.
Systembrukerroller
Det finnes tre forhåndsdefinerte systemroller som alltid er tilgjengelige:
Bruker
En bruker kan få tilgang til systemet for å opprette og administrere reservasjoner for personlig bruk. Gjentakende bestillinger på skranker eller parkeringsplasser er ikke mulig med denne brukerrollen.
Bookingansvarlig
En bookingansvarlig har alle tillatelsene til en bruker, og kan i tillegg administrere bookinger for andre, inkludert redigering og sletting av reservasjoner. Gjentakende bookinger på skranker eller parkeringsplasser er ikke mulig med denne brukerrollen.
Det tildelte innsiktsnivået bestemmer hvor mye bestillingsdetaljer som er synlige. Se artikkelen om generelle innstillinger for mer informasjon.
Administrator
En administrator har full tilgang til hele systemet, inkludert alle moduler, brukeradministrasjon og systeminnstillinger. Denne rollen har det høyeste nivået av tillatelser og ubegrenset tilgang til konfigurasjons- og administrative funksjoner. Gjentakende bestillinger på skrivebord eller parkeringsplasser er ikke mulig med denne brukerrollen.
Disse rollene kan brukes manuelt i Innstillinger > Brukere > Roller eller synkroniseres via Active Directory. For mer informasjon, se artikkelen om Azure AD / Active Directory-synkronisering eller artikkelen om trinn 5 i SCIM-brukerklargjøring (EntraID/AzureAD) – GoBright hjelpesenter .
Egendefinerte brukerroller
I tillegg til standardrollene kan du opprette egendefinerte roller ved å navigere til Innstillinger > Brukere > Roller .
Merk: Dette anbefales på det sterkeste fordi du for hver tilpassede rolle kan definere et skreddersydd sett med tillatelser som samsvarer med spesifikke ansvarsområder i organisasjonen din.
Dette lar deg kontrollere nøyaktig hva brukere kan se, opprette, redigere eller slette på tvers av ulike moduler og funksjoner i systemet.
Per tilpasset brukerrolle kan du konfigurere følgende tillatelser:
Bestillinger
- Bestillinger
- Ikke tillatt:
Brukeren har ikke tillatelse til å foreta eller administrere bestillinger. - Tillatt å gjøre bestillinger:
Brukeren kan gjøre og administrere personlige bestillinger, men ikke for andre brukere. - Tillat å lage og administrere bestillinger:
Brukeren har tillatelse til å foreta og administrere bestillinger for seg selv og andre brukere.
- Ikke tillatt:
- Bestillingstillatelser:
- Tillatt for alle steder/rom/pulter
- Kun tillatt for bestemte steder/rom/pulter
- Bestillingstillatelser: Inkludert steder
De valgte stedene er synlige for bestilling - Bestillingstillatelser: Ekskluderer steder
De valgte stedene er ikke synlige for bestilling - Bestillingstillatelser: Inkludert mellomrom
De utvalgte rommene/pultene er synlige for bestilling - Bestillingstillatelser: Ekskluderer mellomrom
De valgte rommene/pultene er ikke synlige for bestilling
- Bestillingstillatelser: Inkludert steder
Sjekk artiklene nedenfor for eksempler og beste praksis for hvordan du strukturerer og spesifiserer lokasjoner effektivt:
Begrens brukernes mulighet til å gjøre bestillinger på bestemte steder
Begrens brukere til å gjøre bestillinger på bestemte dager
- Gi tilgang til ukeplanleggeren
Når denne er aktivert, kan brukeren bruke ukeplanleggerfunksjonen. -
Et ekstra alternativ er å la brukere endre statusen sin i ukeplanleggeren. Når alternativet for å endre status er deaktivert, vil ikke brukere lenger kunne oppdatere statusen sin manuelt via portalen eller mobilappen.
Merk: Statusendringene kan fortsatt brukes eksternt via API-et, som vil overstyre brukerens nåværende status.
Husk at tillatelsene fungerer i et hierarki. Så når forelderen er ekskludert/inkludert, er alle elementene nedenfor også ekskludert/inkludert.
Hvis du ekskluderer en bestemt plassering eller plass, bør du også inkludere stedet/området der brukeren med denne rollen har lov til å bestille.
Rom
- Tillat å bestille utenom åpningstidene
Åpningstidene til et rom er satt innenfor den tildelte romprofilen. - Begrens i forhåndsbestillingsperiode
- Tillatt å bestille … dager i forveien
Antall dager brukeren kan bestille på forhånd - Tillatt å bestille … dager i forveien: Hopp over helger
Når dette er aktivert og «Tillat å bestille … dager i forveien» er satt til 1 eller 2 dager, kan du velge å «Hoppe over helger» for å kunne bestille et rom dagene i forveien deretter. - Tillatt å bestille … dager i forveien: Starttidspunkt
Distrikterer tidspunktet da den siste dagen i forhåndsbestillingsvinduet kan bestilles.
F.eks. i dag er det mandag. Når «Tillatt å bestille … dager i forveien» er satt til to og «Tillatt å bestille … dager i forveien: Starttid» er satt til 10:00, kan brukeren nå bestille for mandag og tirsdag, men ikke for onsdag ennå. Bestilling for onsdag blir tilgjengelig dagen før klokken 10:00. Altså, på tirsdag klokken 10:00.
- Tillatt å bestille … dager i forveien
- Begrens varigheten av bestillinger
Begrens varigheten av en enkelt bestilling. Merk at samme bruker kan gjøre en annen bestilling samme dag med denne varigheten. - Begrens på hvilke ukedager bestillinger kan gjøres
Når den er aktivert, kan bestillinger kun gjøres på den(e) valgte dagen(e).
Skrivebord
- Tillat gjentakende bestillinger
Tillat gjentakende bordbestillinger for alle eller bestemte steder/plasser. - Tillat å bestille utenom åpningstidene
Åpningstidene til et rom er satt innenfor den tildelte skrivebordsprofilen. - Begrens i forhåndsbestillingsperiode
- Tillatt å bestille … dager i forveien
Antall dager de kan bestille på forhånd - Tillatt å bestille … dager i forveien: Hopp over helger
Når aktivert og 'Tillat å bestille ... dager i forveien' er satt til 1 eller 2 dager, kan du velge å 'Hopp over helger' for å kunne bestille en pult dagene i forveien tilsvarende. Dette gjelder også for enkeltbestillinger. - Tillatt å bestille … dager i forveien: Starttid
Dikterer tidspunktet for når den siste dagen i det avanserte bestillingsvinduet kan bestilles.
F.eks i dag er det mandag. Når 'tillatt å bestille ... dager i forveien' er satt til to og 'Tillat å bestille ... dager i forveien: Starttid' er satt til 10:00, kan brukeren nå bestille for mandag og tirsdag, men ikke for onsdag ennå. Booking for onsdag blir tilgjengelig dagen før kl 10:00. Så på tirsdag kl 10:00.
- Tillatt å bestille … dager i forveien
- Begrens varigheten av bestillinger
Begrens varigheten av en enkelt bestilling. Merk at samme bruker kan gjøre en annen bestilling samme dag med denne varigheten. - Begrens på hvilke ukedager bestillinger kan gjøres
Når den er aktivert, kan bestillinger kun gjøres på den(e) valgte dagen(e).
Parkeringsplasser
- Tillat gjentakende bestillinger
Tillat tilbakevendende bestilling av parkeringsplasser for alle eller bestemte steder/plasser. - Tillat å bestille utenom åpningstidene
Åpningstidene til en parkeringsplass er satt innenfor den tildelte skrivebordsprofilen. - Begrens i forhåndsbestillingsperiode
- Tillatt å bestille … dager i forveien
Antall dager de kan bestille på forhånd - Tillatt å bestille … dager i forveien: Hopp over helger
Når aktivert og 'Tillat å bestille ... dager i forveien' er satt til 1 eller 2 dager, kan du velge å 'Hopp over helger' for å kunne bestille en parkeringsplass dagene i forveien tilsvarende. Dette gjelder også for enkeltbestillinger. - Tillatt å bestille … dager i forveien: Starttid
Dikterer tidspunktet for når den siste dagen i det avanserte bestillingsvinduet kan bestilles.
F.eks i dag er det mandag. Når 'tillatt å bestille ... dager i forveien' er satt til to og 'Tillat å bestille ... dager i forveien: Starttid' er satt til 10:00, kan brukeren nå bestille for mandag og tirsdag, men ikke for onsdag ennå. Booking for onsdag blir tilgjengelig dagen før kl 10:00. Så på tirsdag kl 10:00.
- Tillatt å bestille … dager i forveien
- Begrens varigheten av bestillinger
Begrens varigheten av en enkelt bestilling. Merk at samme bruker kan gjøre en annen bestilling samme dag med denne varigheten. - Begrens på hvilke ukedager bestillinger kan gjøres
Når den er aktivert, kan bestillinger kun gjøres på den(e) valgte dagen(e).
Analytics
- Analytics
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tillatelse til å se disse rapportene. - Tillatt for alle steder/rom/pulter/parkering
Brukeren har tilgang til data fra alle steder/rom/pulter/parkeringsplasser - Kun tillatt for bestemte steder/rom/pulter/parkering
- Analytics-tillatelser: Inkludert steder
De valgte stedene er synlige for analyse - Analytics-tillatelser: Ekskluderer steder
De valgte stedene er ikke synlige for analyse - Analytics-tillatelser: Inkludert mellomrom
De valgte rommene/pultene er synlige for analyse - Analytics-tillatelser: Ekskluderer mellomrom
De valgte rommene/pultene er ikke synlige for analyse
- Analytics-tillatelser: Inkludert steder
- Ikke tillatt
- Tilgang til «Manglende oppmøte» og «Bestillingshistorikk»
- Tillatt
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tilgang til disse to rapportene fra Analytics-delen.
- Tilgang til «Rapporter»
- Tillatt
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tilgang til disse rapportene.
Husk at tillatelsene fungerer i et hierarki. Så når forelderen er ekskludert/inkludert, er alle elementene nedenfor også ekskludert/inkludert.
Hvis du ekskluderer en bestemt plassering eller plass, bør du også inkludere stedet/området der brukeren med denne rollen har lov til å bestille.
Godkjenning
- Bestillingsgodkjenninger
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tillatelse til å administrere bestillingsgodkjenninger - Tillatt for alle steder/rom
Brukeren har tillatelse til å administrere godkjenninger av bestillinger for alle lokasjoner/rom. - Kun tillatt for bestemte steder/rom
- Tillatelser for bestillingsgodkjenninger: Inkludert steder
Har kun tillatelse til å administrere godkjenningene for de valgte stedene - Tillatelser for bestillingsgodkjenninger: Ekskluderer steder
Har eksplisitt ikke tillatelse til å administrere godkjenningene for de valgte stedene - Tillatelser for bestillingsgodkjenninger: Inkludert plasser
Har kun tillatelse til å administrere godkjenninger for de valgte områdene - Tillatelser for bestillingsgodkjenninger: Ekskluderer plasser
Har eksplisitt ikke tillatelse til å administrere godkjenningene for de valgte områdene
- Tillatelser for bestillingsgodkjenninger: Inkludert steder
- Ikke tillatt
Husk at tillatelsene fungerer i et hierarki. Så når forelderen er ekskludert/inkludert, er alle elementene nedenfor også ekskludert/inkludert.
Hvis du ekskluderer en bestemt plassering eller plass, bør du også inkludere stedet/området der brukeren med denne rollen har lov til å bestille.
Andre bestillingsrelaterte tillatelser
- Teamledelse
- Vis egne lag – Brukeren kan bare se lagene de tilhører.
- Administrer egne team
Når dette er aktivert, kan brukeren se og administrere (legge til eller fjerne medlemmer) sine egne team - Administrer alle team
Når dette er aktivert, kan brukeren se og administrere (legge til eller fjerne medlemmer) teamene til hver bruker
- Tillatt å gjøre bestillinger på vegne av (for rom)
- Deaktivert – Brukeren har ikke lov til å bestille et rom på vegne av en annen bruker
- Aktivert – Når dette alternativet er aktivert, kan brukeren endre møtearrangøren, mens den opprinnelige møteskaperen fortsatt vil være synlig.
- Tillatt å foreta lagbestillinger og å bestille på vegne (for pulter/parkering)
- Deaktivert – Brukeren har ikke lov til å bestille en pult eller parkeringsplass på vegne av en annen bruker.
-
Aktivert – Når dette alternativet er aktivert, kan brukeren bestille et skrivebord eller en parkeringsplass til en annen bruker.
Merk: Funksjonen «Bestilling på vegne av» er kun gyldig for ikke-integrerte skranker eller parkeringsplasser.
Tjenester
- Tjenester
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tillatelse til å administrere cateringleverandørene - Tillatelse til å administrere for én enkelt tjenesteleverandør
Brukeren har kun tillatelse til å administrere tjenester fra én bestemt leverandør - Tillatt å administrere for alle tjenesteleverandører
Brukeren har tillatelse til å administrere alle tjenesteleverandører
- Ikke tillatt
- Administrere statuser
- Har tillatelse til å administrere alle statuser
Brukeren kan administrere alle statuser for tjenesteforespørslene - Kun tillatt for håndtering av serviceordrer (statuser: åpen/klar/fullført)
Brukeren kan administrere tjenesteforespørslene med statusen Åpen, Klar eller Fullført.
- Har tillatelse til å administrere alle statuser
- Problemer
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tillatelse til å administrere problemhåndteringen - Tillatt å administrere for en enkelt problembehandler
Brukeren har kun tillatelse til å administrere rapporterte problemer fra én bestemt leverandør. - Tillatt å administrere for alle problembehandlere
Brukeren har tillatelse til å administrere alle rapporterte problemer
- Ikke tillatt
- Vedlikehold
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tillatelse til å administrere vedlikeholdsmodusen - Tillatt for et bestemt sted
Brukeren har kun tillatelse til å administrere vedlikehold på bestemte steder - Tillatt for alle steder
Brukeren har tillatelse til å administrere vedlikehold for alle lokasjoner
- Ikke tillatt
- Besøkende
- Ikke tillatt
Brukeren kan bare administrere sine egne besøkende. Brukeren har ikke tillatelse til å administrere besøkende hos andre verter. - Tillatt å administrere besøkende for ett enkelt sted
Brukeren har tillatelse til å administrere besøkende for andre verter på et bestemt sted - Tillatt å administrere besøkende for alle steder
Brukeren har tillatelse til å administrere alle besøkende for alle steder
- Ikke tillatt
System
- Systeminnstillinger
- Ikke tillatt
Brukeren har ikke tilgang til innstillingene til GoBright portal. Det er ikke tillatt å administrere systeminnstillinger. - Tillatt
Brukeren kan administrere alle systeminnstillinger
- Ikke tillatt
