Vi er fortalere for et godt Desk Booking System. Men ... er der nogen ulemper? Hvilke aspekter bør du overveje, når du integrerer skrivebordsbooking på kontoret?
1. Forstyrrelse af hierarkiet og mangel på personlig plads
Når medarbejdere deler skriveborde, kan der opstå et hierarki eller en forstyrrelse af virksomhedskulturen på kontoret. Det er et vigtigt aspekt at overveje, når man går fra et "fast skrivebordskontor" til et fleksibelt "skrivebordsdelingskontor". Det er ikke automatisk et no-go af den grund, men start samtalen med ledelsen og medarbejderne for at afstemme deres ønsker, forventninger og frygt. Skab et arbejdsmiljø, der gør alle glade og trygge.
Med skrivebordsdeling har medarbejderne ikke ejerskab over et skrivebord. De kan ikke dekorere deres skrivebord med fotos, planter, personlige papirvarer, mad og drikke osv. Derfor bør du tage højde for, at medarbejderne kan være bekymrede for, hvad der skal ske med deres personlige rum. Kommunikation er nøglen. Sørg for, at medarbejderne inddrages i, hvorfor visse beslutninger træffes. Hvis skrivebordsbooking fører til mere effektivitet på kontoret, skal du sørge for, at medarbejderne forstår fordelene ved denne ændring.
2. Det koster penge
Ja, det er rigtigt. Ethvert bordbookingsystem koster penge. Mens nogle udbydere vil være mere attraktive med hensyn til priser, tilbyder andre et mere omfattende værktøj med flere muligheder. Nogle udbydere tilbyder kun software til skrivebordsbooking, mens andre har en komplet platform, der omfatter værelsesbooking, parkeringsbooking og besøgsregistrering. Det er derfor vigtigt at overveje et par ting, før man træffer en beslutning. Hvad har I brug for som organisation? Hvilke problemer vil I have løst, og hvilke spørgsmål vil I have besvaret? Find en pålidelig leverandør, der passer dig bedst med hensyn til produkter, muligheder og omkostninger, og som fuldt ud opfylder dine behov for et skrivebordsbookingsystem.
Det koster penge at investere i software til bordbestilling. Er det en reel ulempe? Vi foretrækker at se det som en investering, der vil give dig mange fordele. Fordele som beskrevet i denne artikel og sikkert mange flere. Tidsbesparelser, ingen frustrationer over overfyldte kontorer/afdelinger, direkte indsigt, langsigtet vision og strategi for arbejdspladsstyring. Det stimulerer samarbejde, forbedrer produktiviteten og giver en følelse af sikkerhed.
3. Indsamling af data
Med hvert bordbookingsystem indsamles og/eller bruges der data. Det drejer sig dels om anonyme data, dels om persondata. Disse data kan knyttes til virksomheden og dens medarbejdere. For eksempel navn, e-mailadresse, IP-adresser, virksomhedsoplysninger, belægningsgrad for lokaler og skriveborde eller andre tekniske oplysninger om integrationer med andre softwareprogrammer. Facility managers bruger disse oplysninger på en datadrevet arbejdsplads til at analysere den måde, arbejdspladsen bruges på. Hvor meget kontorplads er der egentlig brug for? Hvilke skriveborde eller rum bruges mest? Eller hvor mange besøgende er der i bygningen? Sørg for at vælge en pålidelig leverandør, der håndterer dine data korrekt og sikkert. Hos GoBright er det en selvfølge, at vi beskytter dine data i henhold til persondatalovgivningen (f.eks. GDPR). Vi er ISO 9001- og ISO 27001-certificerede, hvilket betyder, at vi overholder de højeste standarder for kvalitet, databeskyttelse og sikkerhed. I kombination med vores Microsoft Azure-datacenter, som GoBright kører på, tilbyder vi den højeste form for databeskyttelse.