Implementering af et Desk Booking-system i dit kontormiljø har flere fordele for både medarbejdere og arbejdsgiver.
1. Faciliterer nye måder at arbejde på
Vi ved, at fleksibelt arbejde eller hybridarbejde bliver mere og mere populært. Folk vil gerne selv bestemme, hvornår de vil komme på kontoret, og hvornår de vil blive hjemme. Hvis de beslutter sig for at besøge kontoret, vil medarbejderne være sikre på at have en arbejdsplads. Et Desk Booking-system gør det lettere for dem. Det stimulerer også samarbejdet. Det bliver lettere at reservere en arbejdsplads tæt på den person, man ønsker at samarbejde med. Styring af belægningsgraden via et skrivebordsbookingsystem sikrer, at der altid er behagelige arbejdspladser til rådighed. Med et skrivebordsstyringssystem kan medarbejderne filtrere og vælge et skrivebord efter deres egne præferencer. På den måde kan du give medarbejderne masser af frihed og give dem kontrol over, hvornår og ved hvilket skrivebord de ønsker at arbejde på det fysiske kontor.
2. Støt samarbejde
Med skrivebordsbooking øges samarbejdet mellem teams eller afdelinger. Medarbejderne kan samarbejde bedre ved blot at reservere skriveborde side om side. For eksempel har GoBright Desk Booking Platform endda en teambooking-funktion, der er designet til at understøtte den slags samarbejde.
Ud over medarbejdernes fordele er Desk Booking også en fordel for arbejdsgiveren.
3. Omkostningseffektiv
Med software til skrivebordsbooking kan du styre og kontrollere belægningen på kontoret. De indsamlede data giver dig større indsigt i, hvordan kontoret bliver brugt. Ved at få indsigt i den faktiske belægning opdagede mange kontorer, at de egentlig ikke havde brug for det antal skriveborde, de havde. Disse oplysninger kan bruges til at træffe strategiske, datadrevne beslutninger i forhold til at omforme kontoret og give dine medarbejdere det bedste kontormiljø. Du kan måske endda slippe af med nogle ejendomsomkostninger, fordi du opdager, at du har alt for meget kontorplads. Det er også omkostningseffektivt!
4. Bæredygtighed
Desk Booking opfordrer folk til kun at bruge den plads, de virkelig har brug for. På den måde bliver kontoret meget mere bæredygtigt. Ikke flere uudnyttede og unødvendigt dyre kontorlokaler.
5. Tidseffektivitet
I de fleste tilfælde vil ikke alle medarbejdere være på kontoret på samme tid på grund af nye arbejdsmodeller og andre ændringer i kontormiljøet. Nogle dage er der måske stille på kontoret, og andre dage er der måske meget mere travlt end forventet. Uanset situationen skal der være en god arbejdsplads til rådighed, hvis en medarbejder beslutter sig for at komme ind på kontoret. Ved at bruge et skrivebordsbookingsystem kan du vurdere situationen på kontoret på forhånd. Ved at være i stand til at forudse det, spilder du ikke tid på at gå ind på kontoret og løbe ind i overraskelser.
6. Indsigt i analyser
En smart datadrevet arbejdsplads er det, det hele handler om i dag. Med data fra skrivebordsbookingløsninger kan du forstå medarbejdernes adfærd meget bedre. Du får indsigt i, hvordan kontoret bliver brugt. Hvorfor booker medarbejderne ofte deres skriveborde på en bestemt etage? Hvad er det særlige ved disse skriveborde? Måske kan dine medarbejdere lide at arbejde der, hvor der er mest naturlig belysning, eller i nærheden af virksomhedens restaurant? Det er alt sammen værdifulde analyser, som kan hjælpe dig med at optimere kontoret. At tilpasse kontoret til medarbejdernes adfærd er en af de vigtigste måder at sikre, at dit kontor er fremtidssikret.
7. Tiltræk en ny generation
For ikke at glemme, at den yngre generation kommer ind på arbejdsmarkedet med nye idealer. Fleksibilitet og frihed er et must for dem. De ønsker ikke at være bundet til det traditionelle 9 til 5-kontor. De forventer en arbejdsplads, der repræsenterer deres standarder og imødekommer deres ønsker. At integrere skrivebordsbooking i kontoret passer rigtig godt til det perspektiv, denne generation har på fremtidens kontor. For fremtidens kontor er et smart kontor.
8. Sundhed og sikkerhed
Med skrivebordsdeling deler flere personer det samme skrivebord på kontoret. Man skulle måske tro, at det automatisk fører til bekymringer om sundhed, hygiejne og sikkerhed. Men der er to sider af sagen her. Når folk bruger det samme skrivebord, og denne proces ikke overvåges, vil det faktisk føre til øgede risici med hensyn til hygiejne og sikkerhed. Men med et skrivebordsbookingsystem bliver denne proces faktisk overvåget. Især i tider, hvor der skal lægges ekstra vægt på sikkerhed (f.eks. under en pandemi), sikrer brugen af skrivebordsbookingsystemer, at der ikke bliver for overfyldt på kontoret. En kontorchef kan f.eks. blokere bestemte skriveborde, så der garanteres en sikker afstand. Med kontrol over belægningsgraden sikrer man også, at der aldrig er for mange mennesker på gulvet på samme tid.
Selv med overvågning er det et faktum, at skrivebordene bruges af flere personer. Hvordan skal det være sikkert? GoBright har allerede tænkt på dette. Med GoBright Connect og Interact kan du justere din status, mens du arbejder ved skrivebordet. Ud over det åbenlyse "optaget" eller "tilgængeligt" justeres det også til "Skal rengøres", når en medarbejder har checket ud fra sit skrivebord. Facilitetsafdelingen får automatisk besked om, at skrivebordet skal rengøres ordentligt. Når det er rengjort, vil skrivebordet være "tilgængeligt" igen.
Konklusionen er, at der er mange fordele ved at bruge et Desk Booking-system. Det understøtter den nye måde at arbejde på, stimulerer samarbejde og er omkostnings- og tidseffektivt. Det er også gavnligt for dit kontors bæredygtighed, det tiltrækker nye talenter, stimulerer sundhed og sikkerhed på kontoret og giver indsigt i dit kontors belægning.
