Wij zijn voorstanders van een goed Desk Booking Systeem. Maar... Zijn er ook nadelen? Met welke aspecten moet u rekening houden bij de integratie van desk booking op kantoor?
1. Verstoring van de hiërarchie en gebrek aan persoonlijke ruimte
Wanneer werknemers bureaus delen, kan er een verstoring van de hiërarchie of bedrijfscultuur op kantoor ontstaan. Dit is een belangrijk aspect om te overwegen bij de aanpassing van een 'vast bureau kantoor' naar een flexibel 'desk sharing kantoor'. Het is hiermee niet direct een no-go, maar ga het gesprek aan met management en medewerkers om hun wensen, verwachtingen en twijfels op elkaar af te stemmen. Creëer een werkomgeving waar iedereen blij van wordt en vertrouwen in heeft.
Bij desk sharing zijn werknemers geen eigenaar van een bureau. Ze kunnen hun bureau niet inrichten met foto's, planten, persoonlijk briefpapier, eten en drinken, enz. Daarom moet je rekening houden met het feit dat werknemers zich zorgen kunnen maken over wat er met hun persoonlijke ruimte gebeurt. Communicatie is de sleutel. Zorg ervoor dat werknemers worden betrokken bij de redenen waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Als het reserveren van bureaus leidt tot meer efficiëntie op kantoor, zorg er dan voor dat werknemers de voordelen van deze verandering begrijpen.
2. Het kost geld
Ja, dat klopt. Elk bureauboekingssysteem kost geld. Terwijl sommige aanbieders qua prijsstelling aantrekkelijker zullen zijn, bieden andere een uitgebreidere tool met meer opties. Sommige aanbieders bieden alleen desk booking software, terwijl andere een compleet platform hebben inclusief kamerreservering, parkeerreservering en bezoekersregistratie. Het is daarom belangrijk om een aantal zaken te overwegen voordat je een beslissing neemt. Wat heb je als organisatie nodig? Welke problemen wilt u oplossen en welke vragen wilt u beantwoord zien? Zoek een betrouwbare leverancier die qua producten, opties en kosten het beste bij u past en die volledig voldoet aan uw wensen in een balieboekingssysteem.
Investeren in werkplek reserveringssoftware kost geld. Is dat dan een echt nadeel? Wij zien het liever als een investering die je veel voordelen oplevert. Voordelen zoals beschreven in dit artikel en waarschijnlijk nog veel meer. Tijdwinst, geen frustraties bij overvolle kantoren/afdelingen, direct inzicht, langetermijnvisie en strategie voor werkplekbeheer. Het stimuleert samenwerking, verbetert de productiviteit en geeft een gevoel van veiligheid.
3. Verzamelen van gegevens
Bij elk balieboekingssysteem worden gegevens verzameld en/of gebruikt. Dit zijn deels anonieme gegevens, maar ook persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen worden gekoppeld aan het bedrijf en zijn medewerkers. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, IP-adressen, bedrijfsinformatie, bezettingsgraad van zalen en bureaus, of andere technische informatie over integraties met andere softwareprogramma's. Facility managers gebruiken deze informatie in een data-driven werkplek om te analyseren hoe de werkplek wordt gebruikt. Hoeveel kantoorruimte is er eigenlijk nodig? Welke bureaus of kamers worden het meest gebruikt? Of hoeveel bezoekers zijn er in het gebouw? Zorg ervoor dat u een betrouwbare leverancier kiest die goed en veilig met uw gegevens omgaat. Hier bij GoBright spreekt het voor zich dat wij uw gegevens beschermen volgens de privacywetgeving (bijv. GDPR). We zijn ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd, wat betekent dat we voldoen aan de hoogste normen voor kwaliteit, gegevensbescherming en beveiliging. In combinatie met ons Microsoft Azure datacenter, waarop het GoBright platform draait, bieden wij de hoogste vorm van gegevensbescherming.