Wij zijn voorstander van een goed Desk Booking System. Maar... Zijn er ook nadelen? Met welke aspecten moet je rekening houden bij het integreren van desk booking op kantoor?
1. Hiërarchieverstoring en gebrek aan persoonlijke ruimte
Wanneer werknemers bureaus delen, kan er een verstoring van de hiërarchie of bedrijfscultuur op kantoor ontstaan. Dit is een belangrijk aspect om te overwegen bij de aanpassing van een 'vast bureau kantoor' naar een flexibel 'desk sharing kantoor'. Het is hiermee niet direct een no-go, maar ga het gesprek aan met management en medewerkers om hun wensen, verwachtingen en twijfels op elkaar af te stemmen. Creëer een werkomgeving waar iedereen blij van wordt en vertrouwen in heeft.
Bij desk sharing zijn werknemers geen eigenaar van een bureau. Ze kunnen hun bureau niet inrichten met foto's, planten, persoonlijk briefpapier, eten en drinken, enz. Daarom moet je rekening houden met het feit dat werknemers zich zorgen kunnen maken over wat er met hun persoonlijke ruimte gebeurt. Communicatie is de sleutel. Zorg ervoor dat werknemers worden betrokken bij de redenen waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Als het reserveren van bureaus leidt tot meer efficiëntie op kantoor, zorg er dan voor dat werknemers de voordelen van deze verandering begrijpen.
2. Het kost geld
Ja, dat klopt. Elk bureauboekingssysteem kost geld. Terwijl sommige aanbieders aantrekkelijker zullen zijn qua prijs, bieden andere een uitgebreidere tool met meer opties. Sommige aanbieders bieden alleen software voor balieboekingen, terwijl andere een compleet platform hebben inclusief kamerboekingen, parkeerboekingen en bezoekersregistratie. Het is daarom belangrijk om een aantal zaken te overwegen voordat je een beslissing neemt. Wat heb je nodig als organisatie? Welke problemen wil je oplossen en welke vragen wil je beantwoord zien? Zoek een betrouwbare leverancier die qua producten, opties en kosten het beste bij je past en die volledig voldoet aan je wensen op het gebied van een balieboekingssysteem.
Investeren in werkplek reserveringssoftware kost geld. Is dat dan een echt nadeel? Wij zien het liever als een investering die je veel voordelen oplevert. Voordelen zoals beschreven in dit artikel en waarschijnlijk nog veel meer. Tijdwinst, geen frustraties bij overvolle kantoren/afdelingen, direct inzicht, langetermijnvisie en strategie voor werkplekbeheer. Het stimuleert samenwerking, verbetert de productiviteit en geeft een gevoel van veiligheid.
3. Gegevens verzamelen
Met elk bureauboekingssysteem worden gegevens verzameld en/of gebruikt. Dit zijn deels anonieme gegevens, maar ook persoonlijke gegevens. Deze gegevens kunnen worden gekoppeld aan het bedrijf en zijn medewerkers. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, IP-adressen, bedrijfsinformatie, bezettingsgraden van kamers en bureaus, of andere technische informatie over integraties met andere softwareprogramma's. Facility managers gebruiken deze informatie in een datagestuurde werkplek om te analyseren hoe de werkplek wordt gebruikt. Hoeveel kantoorruimte is er eigenlijk nodig? Welke bureaus of kamers worden het meest gebruikt? Of hoeveel bezoekers zijn er in het gebouw? Zorg ervoor dat je een betrouwbare leverancier kiest die goed en veilig met je gegevens omgaat. Hier bij GoBright is het vanzelfsprekend dat we je gegevens beschermen volgens de privacywetgeving (bijv. GDPR). We zijn ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd, wat betekent dat we voldoen aan de hoogste normen voor kwaliteit, gegevensbescherming en beveiliging. In combinatie met ons Microsoft Azure datacenter, waarop het GoBright platform draait, bieden we de hoogste vorm van gegevensbescherming.