Vi förespråkar ett bra bokningssystem för skrivbord. Men ... finns det några nackdelar? Vilka aspekter bör du tänka på när du integrerar skrivbordsbokning på kontoret?
1. Störningar i hierarkin och brist på personligt utrymme
När medarbetarna delar skrivbord kan det uppstå en störning i hierarkin eller företagskulturen på kontoret. Det här är en viktig aspekt att ta hänsyn till när man går från ett "fast skrivbordskontor" till ett flexibelt "skrivbordsdelningskontor". Det är inte automatiskt ett no-go för den sakens skull, men börja samtalet med ledningen och medarbetarna för att stämma av deras önskemål, förväntningar och farhågor. Skapa en arbetsmiljö som gör alla glada och trygga.
Vid delat skrivbord har medarbetarna inte äganderätt till skrivbordet. De kan inte dekorera sitt skrivbord med foton, växter, personliga brevpapper, mat och dryck osv. Därför bör du tänka på att medarbetarna kan oroa sig för vad som ska hända med deras personliga utrymme. Kommunikation är nyckeln. Se till att medarbetarna får veta varför vissa beslut fattas. Om skrivbordsbokning leder till ökad effektivitet på kontoret ska du se till att medarbetarna förstår fördelarna med förändringen.
2. Det kostar pengar
Ja, det stämmer. Alla bokningssystem för skrivbord kostar pengar. Vissa leverantörer är mer attraktiva när det gäller prissättning, medan andra erbjuder ett mer omfattande verktyg med fler alternativ. Vissa leverantörer erbjuder endast programvara för skrivbordsbokning, medan andra har en komplett plattform som inkluderar rumsbokning, parkeringsbokning och besöksregistrering. Det är därför viktigt att tänka på några saker innan man fattar ett beslut. Vad behöver ni som organisation? Vilka problem vill ni lösa och vilka frågor vill ni ha svar på? Hitta en pålitlig leverantör som passar dig bäst när det gäller produkter, alternativ och kostnader, och som helt uppfyller dina behov av ett bokningssystem.
Att investera i programvara för bordsbokning kostar pengar. Är det en verklig nackdel? Vi föredrar att se det som en investering som kommer att ge dig många fördelar. Fördelar som beskrivs i den här artikeln och förmodligen många fler. Tidsbesparingar, inga frustrationer över överfulla kontor/avdelningar, direkta insikter, långsiktig vision och strategi för arbetsplatshantering. Det stimulerar samarbete, förbättrar produktiviteten och ger en känsla av säkerhet.
3. Insamling av data
Med varje bokningssystem samlas och/eller används data. Det rör sig dels om anonyma uppgifter, dels om personuppgifter. Dessa uppgifter kan kopplas till företaget och dess anställda. Till exempel namn, e-postadress, IP-adresser, företagsinformation, beläggningsgrad för rum och skrivbord eller annan teknisk information om integrationer med andra programvaror. Facility managers använder den här informationen på en datadriven arbetsplats för att analysera hur arbetsplatsen används. Hur mycket kontorsutrymme behövs egentligen? Vilka skrivbord eller rum används mest? Eller hur många besökare befinner sig i byggnaden? Se till att du väljer en pålitlig leverantör som hanterar dina data på ett korrekt och säkert sätt. För oss på GoBright är det en självklarhet att skydda dina uppgifter enligt gällande integritetslagar (t.ex. GDPR). Vi är certifierade enligt ISO 9001 och ISO 27001, vilket innebär att vi uppfyller de högsta standarderna för kvalitet, dataskydd och säkerhet. I kombination med vårt Microsoft Azure-datacenter, där GoBright körs, erbjuder vi den högsta formen av dataskydd.