Siamo alla ricerca di un buon sistema di prenotazione per scrivania. Ma... ci sono degli svantaggi? Quali sono gli aspetti da considerare quando si integra il desk booking in ufficio?
1. Disturbo della gerarchia e mancanza di spazio personale
Se i dipendenti condividono le scrivanie, è possibile che in ufficio si verifichi un'alterazione della gerarchia o della cultura aziendale. Questo è un aspetto importante da considerare quando si passa da un "ufficio con scrivania fissa" a un "ufficio con scrivania condivisa" flessibile. Non è automaticamente un no-go per questo motivo, ma iniziate la conversazione con la direzione e i dipendenti per allineare i loro desideri, aspettative e timori. Create un ambiente di lavoro che renda tutti felici e fiduciosi.
Con il desk sharing, i dipendenti non hanno la proprietà della scrivania. Non possono decorare la scrivania con foto, piante, cancelleria personale, cibo e bevande, ecc. Pertanto, bisogna considerare il fatto che i dipendenti potrebbero preoccuparsi di cosa accadrà al loro spazio personale. La comunicazione è fondamentale. Assicuratevi che i dipendenti siano coinvolti nei motivi per cui vengono prese certe decisioni. Se la prenotazione della scrivania porta a una maggiore efficienza in ufficio, assicuratevi che i dipendenti comprendano i vantaggi di questo cambiamento.
2. Costa denaro
Sì, è vero. Ogni sistema di prenotazione di tavoli costa. Mentre alcuni fornitori sono più interessanti in termini di prezzi, altri offrono uno strumento più completo con più opzioni. Alcuni fornitori offrono solo un software per la prenotazione delle postazioni, mentre altri dispongono di una piattaforma completa che comprende la prenotazione disale riunioni , la prenotazione del parcheggio e la registrazione dei visitatori. È quindi importante considerare alcuni aspetti prima di prendere una decisione. Di cosa avete bisogno come organizzazione? Quali problemi volete risolvere e a quali domande volete dare risposta? Trovate un fornitore affidabile che vi soddisfi al meglio in termini di prodotti, opzioni e costi, e che soddisfi appieno le vostre esigenze in un sistema di prenotazione di postazioni di lavoro.
Investire in un software di prenotazione di tavoli costa. È un vero svantaggio? Noi preferiamo vederlo come un investimento che vi porterà molti vantaggi. I vantaggi descritti in questo articolo e probabilmente molti altri. Risparmio di tempo, nessuna frustrazione per uffici/reparti sovraffollati, approfondimenti diretti, visione a lungo termine e strategia di gestione del posto di lavoro. Stimola la collaborazione, migliora la produttività e il senso di sicurezza.
3. Raccolta dei dati
In ogni sistema di prenotazione di tavoli vengono raccolti e/o utilizzati dati. Si tratta in parte di dati anonimi, ma anche di dati personali. Questi dati possono essere collegati all'azienda e ai suoi dipendenti. Ad esempio, nome, indirizzo e-mail, indirizzi IP, informazioni sull'azienda, tassi di occupazione delle stanze e delle scrivanie o altre informazioni tecniche sulle integrazioni con altri programmi software. I gestori delle strutture utilizzano queste informazioni in un ambiente di lavoro basato sui dati per analizzare il modo in cui l'ambiente di lavoro viene utilizzato. Quanto spazio in ufficio è effettivamente necessario? Quali sono le scrivanie o le stanze più utilizzate? O quanti visitatori sono presenti nell'edificio? Assicuratevi di scegliere un fornitore affidabile che gestisca i vostri dati in modo corretto e sicuro. Qui a GoBright, è ovvio che proteggiamo i vostri dati in base alle leggi sulla privacy (ad esempio, il GDPR). Siamo certificati ISO 9001 e ISO 27001, il che significa che rispettiamo i più elevati standard di qualità, protezione dei dati e sicurezza. In combinazione con il nostro centro dati Microsoft Azure, su cui gira la piattaforma GoBright , offriamo la massima protezione dei dati.