Du kan selvfølgelig starte med at overvåge data for at se, hvad der virkelig sker på kontoret. Hvad er de mest eller mindst populære arbejdspladser, hvor mange udeblivelser er der, hvordan udnytter dine medarbejdere de tilgængelige arbejdspladser osv. Du kan bruge disse værdifulde data til at foretage nogle væsentlige ændringer.
Der er tre vigtige hovedmuligheder, som du kan bruge belægningsdataene til:
1. Besparelse af omkostninger
2. Optimering af plads
3. Forbedre medarbejdernes oplevelse
1. Sparer omkostninger
Ejendomsomkostninger er ofte en virksomheds næststørste omkostning (efter personale), så det er ekstremt vigtigt at kunne forstå, hvordan kontoret bruges. Med de indhentede belægningsmålinger kan organisationer opdage, at en del af deres kontorlokaler er ubrugte. Når man har brug for mindre kontorplads, end man faktisk ejer, kan man f.eks. leje en etage ud, flytte til en mindre kontorbygning eller slå to kontorer sammen til ét. På den måde kan man spare meget på ejendoms- og energiomkostninger. Du kan også reducere omkostningerne til den kontorplads, du rent faktisk bruger. Ved at bruge Smart Office software og sensorer kan du bruge belægningsgraden til at sikre, at systemer (lys, AV-udstyr osv.) kun kører, når rummet eller arbejdspladsen rent faktisk bruges. Det forhindrer ikke kun energispild, men bidrager også til at nå mere bæredygtige mål.
2. Optimering af plads
Når man ved, hvordan folk bruger kontorlokalerne, kan man optimere og forny arbejdspladserne. På den måde kan arbejdsgivere designe et mere effektivt kontor, hvor medarbejdernes ønsker og krav kan blive endnu mere repræsenteret. Som følge heraf vil medarbejdernes oplevelse og tilfredshed stige positivt. Gladere mennesker er lig med mere loyale og engagerede medarbejdere.
3. Forbedre medarbejdernes oplevelse
På kontorer og i bygninger kan belægningsdata forbedre medarbejdernes oplevelse ved at vise dem i realtid, hvilke mødelokaler der er ledige, hvilke skriveborde der er ledige, eller endda hvor travlt der er i virksomhedens restaurant, så de kan undgå køer og være mere produktive.