Ovviamente si può iniziare con il monitoraggio dei dati per vedere cosa succede realmente in ufficio. Quali sono i posti di lavoro più o meno frequentati, quanti sono gli assenti, come i vostri dipendenti utilizzano i posti di lavoro disponibili, ecc. È possibile utilizzare questi dati preziosi per apportare alcuni cambiamenti significativi.
Esistono tre importanti opzioni principali per l'utilizzo dei dati sull'occupazione:
1. Risparmiare sui costi
2. Ottimizzare lo spazio
3. Migliorare l'esperienza dei dipendenti
1. Risparmio dei costi
I costi degli immobili sono spesso il secondo costo più importante per un'azienda (dopo quello del personale), quindi è estremamente importante capire come viene utilizzato l'ufficio. Con le misurazioni dell'occupazione ottenute, le organizzazioni potrebbero scoprire che una parte dei loro uffici è inutilizzata. Quando si ha bisogno di meno spazio rispetto a quello che si possiede, si può, ad esempio, affittare un piano, trasferirsi in un edificio più piccolo o consolidare due uffici in uno solo. In questo modo si risparmia molto sui costi immobiliari ed energetici. È inoltre possibile ridurre i costi per lo spazio d'ufficio effettivamente utilizzato. Utilizzando il software Smart Office e i sensori è possibile utilizzare i tassi di occupazione per garantire che i sistemi (luci, apparecchiature AV, ecc.) funzionino solo quando il sito sale riunioni o il luogo di lavoro sono effettivamente utilizzati. In questo modo non solo si evitano gli sprechi di energia, ma si contribuisce anche a raggiungere obiettivi più sostenibili.
2. Ottimizzare lo spazio
Sapere come le persone utilizzano gli spazi dell'ufficio consente di ottimizzare e innovare i luoghi di lavoro. In questo modo, i datori di lavoro sono in grado di progettare un ufficio più efficiente, dove i desideri e le esigenze dei dipendenti possono essere rappresentati ancora di più. Di conseguenza, l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti aumenteranno positivamente. Persone più felici equivalgono a dipendenti più fedeli e impegnati.
3. Migliorare l'esperienza dei dipendenti
Negli uffici e negli edifici, i dati sull'occupazione possono migliorare l'esperienza dei dipendenti, mostrando loro in tempo reale quali sale riunioni sono disponibili, quali scrivanie sono libere o persino quanto è affollato il ristorante aziendale, consentendo loro di evitare le code e di essere più produttivi.