Natuurlijk kun je beginnen met het bijhouden van de gegevens om te zien wat er echt gebeurt op kantoor. Wat zijn de meest of minst populaire werkplekken, hoeveel no-shows zijn er, hoe maken je werknemers gebruik van de beschikbare werkplekken, enz. Je kunt deze waardevolle gegevens gebruiken om een aantal belangrijke veranderingen door te voeren.
Er zijn drie belangrijke hoofdopties waarvoor je de bezettingsgegevens kunt gebruiken:
1. Kosten besparen
2. Ruimte optimaliseren
3. Werknemerservaring verbeteren
1. Kosten besparen
Vastgoedkosten zijn vaak de op één na grootste kostenpost van een bedrijf (na personeel), dus inzicht in hoe het kantoor wordt gebruikt is uiterst belangrijk. Met de verkregen bezettingsmetingen kunnen organisaties ontdekken dat een deel van hun kantoorruimte ongebruikt is. Als je minder kantoorruimte nodig hebt dan je eigenlijk bezit, kun je bijvoorbeeld een verdieping verhuren, verhuizen naar een kleiner kantoorgebouw of twee kantoren samenvoegen tot één. Op deze manier kun je veel besparen op onroerend goed en energiekosten. U kunt ook de kosten verlagen voor de kantoorruimte die u daadwerkelijk gebruikt. Door gebruik te maken van Smart Office software en sensoren kun je de bezettingsgraad gebruiken om ervoor te zorgen dat systemen (verlichting, AV-apparatuur enzovoort) alleen draaien als de ruimte of werkplek daadwerkelijk wordt gebruikt. Dit voorkomt niet alleen energieverspilling, maar draagt ook bij aan het bereiken van duurzamere doelen.
2. Ruimte optimaliseren
Als je weet hoe mensen de kantoorruimte gebruiken, kun je de werkplekken optimaliseren en innoveren. Op deze manier kunnen werkgevers een efficiënter kantoor ontwerpen waarin de wensen en eisen van werknemers nog beter tot hun recht komen. Als gevolg daarvan zullen de ervaring en tevredenheid van werknemers positief toenemen. Gelukkigere mensen staat gelijk aan loyalere en meer betrokken werknemers.
3. Werknemerservaring verbeteren
In kantoren en gebouwen kunnen bezettingsgegevens de Employee Experience verbeteren door hen in realtime te laten zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn, welke bureaus vrij zijn of zelfs hoe druk het in het bedrijfsrestaurant is, zodat ze wachtrijen kunnen vermijden en productiever kunnen zijn.