Uiteraard kunt u beginnen met het monitoren van de gegevens om te zien wat er werkelijk gebeurt op kantoor. Wat zijn de meest of minst populaire werkplekken, hoeveel no-shows zijn er, hoe maken uw werknemers gebruik van de beschikbare werkplekken, enz. U kunt deze waardevolle gegevens gebruiken om een aantal belangrijke veranderingen door te voeren.
Er zijn drie belangrijke hoofdopties waarvoor u de bezettingsgegevens kunt gebruiken:
1. Kosten besparen
2. Optimaliseren van de ruimte
3. Verbeteren van de werknemerservaring
1. Kosten besparen
De kosten van onroerend goed zijn voor een bedrijf vaak de op één na grootste kostenpost (na het personeel), dus inzicht in het gebruik van het kantoor is uiterst belangrijk. Met de verkregen bezettingsmetingen kunnen organisaties ontdekken dat een deel van hun kantoorruimte ongebruikt is. Wanneer u minder kantoorruimte nodig heeft dan u in feite bezit, kunt u bijvoorbeeld een verdieping verhuren, verhuizen naar een kleiner kantoorgebouw, of twee kantoren samenvoegen tot één. Op die manier kunt u veel besparen op vastgoed- en energiekosten. Ook kunt u kosten besparen op de kantoorruimte die u daadwerkelijk gebruikt. Door gebruik te maken van Smart Office software en sensoren kunt u er met behulp van de bezettingsgraad voor zorgen dat systemen (verlichting, AV apparatuur etc.) alleen draaien als de ruimte of werkplek ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Dit voorkomt niet alleen energieverspilling maar draagt ook bij aan het bereiken van meer duurzame doelen.
2. Optimaliseren van de ruimte
Als je weet hoe mensen de kantoorruimte gebruiken, kun je de werkplekken optimaliseren en innoveren. Op deze manier kunnen werkgevers een efficiënter kantoor ontwerpen waar nog meer rekening wordt gehouden met de wensen en eisen van werknemers. Hierdoor zal de beleving en tevredenheid van werknemers positief toenemen. Gelukkiger mensen staat gelijk aan loyalere en meer betrokken werknemers.
3. Verbetering van de werknemerservaring
In kantoren en gebouwen kunnen bezettingsgegevens de Employee Experience verbeteren door hen in realtime te laten zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn, welke bureaus vrij zijn of zelfs hoe druk het in het bedrijfsrestaurant is, zodat ze wachtrijen kunnen vermijden en productiever kunnen zijn.