Book et værelse

Med en brugervenlig grænseflade giver GoBright en intuitiv og problemfri oplevelse af at søge og booke arbejdspladser. Dens design afspejler enkelheden og funktionaliteten i GoBright mobilapp, hvilket sikrer konsistens på tværs af begge platforme.

Der vises forskellige farver på kortet for at angive den aktuelle status for hvert rum. Se forklaringen for flere detaljer.

Kortforklaringens farve og symboler for rum
		Andet sted eller afdeling*	Andet sted eller afdeling*
				Skift mellem tilgængelighedsikoner
				Grøn: Tilgængelig
				Mørkere* grøn: booket senere i dag, eller værelset er valgt på kortet.
				Orange: Næsten optaget, check-in-periode aktiv
				Rød: Besat
				Blå: Privat møde, forstyr ikke
* Farven falmer, når rummet befinder sig et andet sted end det valgte.

Du kan foretage en booking ved enten at bruge søgningen til at filtrere værelser ud fra dine specifikke behov eller ved at vælge dit foretrukne værelse direkte på kortet. Begge muligheder giver en hurtig og nem måde at finde og reservere et passende rum på.

1.1 Søg - Brug de tilgængelige filtre til hurtigt at finde et værelse, der opfylder dine specifikke krav.

Find min kollega - Du kan søge efter en kollega for at se, hvor de har planlagt møder i løbet af dagen. Klik på det lille ikon for at finde lokalet på kortet.

Smart søgning - I venstre side kan du se alle dine bookinger for dagen. Forestil dig, at du har booket et værelse fra 14:30 til 15:30 og igen fra 16:00 til 17:00. I dette tilfælde vil du se en "+ Tilføj booking"-knap mellem de to bookinger. Denne funktion giver dig mulighed for nemt at søge efter og booke et værelse i den ledige tid derimellem.

Systemet vil automatisk foreslå ledige værelser baseret på tidsvinduet mellem dine eksisterende reservationer og hjælpe dig med at få mest muligt ud af din tidsplan med minimal indsats.

1.2. Kortlægning På det interaktive kort kan du foretage øjeblikkelige lokalebookinger direkte fra plantegningen. Plantegninger for alle niveauer i bygningen kan føjes til portalen, så du hurtigt kan vælge den rigtige afdeling eller etage og vælge dit foretrukne lokale.

Hold musen over et mødelokale for at se flere detaljer.

Når du klikker på et grønt lokale, vises en pop-up med de tilgængelige tidsintervaller. Du skal blot vælge et tidsrum, så åbnes vinduet med mødedetaljer, hvor du kan færdiggøre bookingen.

Kortlægningen giver et livebillede i realtid af ledige værelser. Hvis en kollega booker et værelse via portalen, mobilappen eller direkte på arbejdspladsen, afspejles ændringerne straks på det interaktive kort - uanset om det er for i dag, i morgen eller en fremtidig dato.

Bemærk: Dashboard uden Mapping - Mapping er en valgfri funktion. Hvis din licens ikke inkluderer Mapping, vil Dashboard stadig give et overblik over dine bookinger og give dig mulighed for at søge og booke værelser ved hjælp af indstillingerne Search og Smart Search.

2. Afslut bookingen - Når du har valgt lokalet og tidsrummet enten via søgemaskinen eller kortet, åbnes vinduet med mødedetaljer, så du kan afslutte bookingen.

Det kan du her:

• Indstil et emne
• tilføj deltagere (for eksterne inviterede skal du skrive deres e-mailadresse og trykke på 'Enter' på tastaturet, så e-mailen kan blive valideret)
• Tilføj mødetype
• Tilføj forhåndsregistreringer (hvis aktiveret)
• Tilføj tjenester (hvis aktiveret)
• Tilføj et Teams-link (hvis aktiveret)

Når du har udfyldt alle de nødvendige oplysninger, skal du klikke på 'Gem'.

Tilføj mødetype

Du kan tilføje en mødetype til dit møde for at hjælpe med at kategorisere og organisere tidslinjevisningen bedre.

Når du opretter en lokalebooking, der omfatter flere lokaler med forskellige lokaleprofiler, vil listen over mødetyper vise alle de mødetyper, der er aktiveret i en af de valgte lokaleprofiler. Det er tilstrækkeligt, at kun én af de valgte rumprofiler har aktiveret mødetyper, for at listen vises, når man opretter et møde.

Derudover vil feltet Mødetype være påkrævet, hvis nogen af de valgte lokaler har indstillingen Mødetyper påkrævet aktiveret. Se artiklen Mødetyper for at få flere oplysninger.

Book på vegne af

En anden ny funktion giver brugerne mulighed for at oprette værelsesbookinger på vegne af andre brugere. For at bruge denne funktion skal du have de relevante tilladelser tildelt din brugerrolle.

Når en booking foretages på vegne af en anden bruger, forbliver den oprindelige skaber af mødet synlig i bookingvinduet. For mere information, se artiklen Rumbooking på vegne af andre brugere.

Du kan nemt foretage en lokalebooking med GoBright Mobile App. Åbn appen, søg efter et passende lokale ud fra dine præferencer, f.eks. placering, kapacitet eller tilgængeligt udstyr, og gennemfør din booking med blot et par tryk. Appen er en hurtig og fleksibel måde at administrere dine reservationer på, når du er på farten.

• Log ind på appen, og vælg 'Søg' i bunden;
• Filtrer efter dato, starttidspunkt, varighed, kapacitet, værelsestype eller faciliteter;
• Klik på 'Book et værelse';
• Vælg tidsrummet for det ønskede lokale;
• Skriv emne og besked;
• Tilføj teams-link (hvis aktiveret)
• Skift arrangør (om nødvendigt);
• Gør det til et privat møde (hvis det er nødvendigt);
• Inviter deltagerne;
• Tilføj mødetype;
• Tilføj tjenester (hvis aktiveret);
• Vælg 'Gem'.

GoBright Interact-enheden er en effektiv måde at booke lokaler på. Du kan finde detaljerede instruktioner i artiklen Sådan booker du et lokale eller et skrivebord ved hjælp af Interact.

• Åbn din personlige kalender i Outlook / Office365 / Google G Suite
• Planlæg en aftale
• Inviter/vælg et værelse
• Sendte invitationen
• Lokalet vil behandle invitationen
• GoBright vil synkronisere rumkalenderen

Eksempel på en Outlook-kalender:

GoBright Outlook-tilføjelsesprogram

I din Outlook-kalender kan du tilføje GoBright for nemt at booke mødelokaler direkte fra din kalendergrænseflade. Se artiklen Konfiguration af Outlook-plugin/add-in for at få flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer det.

Kombiner værelser i tilføjelsesprogrammet

Du kan booke et kombineret værelse i Outlook ved at bruge vores GoBright Outlook-plugin. Når du bruger GoBright 'et, skal du vælge de værelser, du gerne vil kombinere, og muligheden Kombiner vises. Vælg denne mulighed for at booke værelserne som kombinerede.

• 
• Tryk på Combine for at booke værelserne i kombinationen:
• 

Værelsesdisplayet vil blive placeret ved døren til værelset.

Mulighed 1: Book nu (ad hoc-booking)

• Du finder et ledigt værelse og vil reservere det med det samme.
• Vælg 'Book' på værelsesdisplayet, og godkend dig selv.
• Vælg den periode, du vil booke.
• Administratoren kan konfigurere godkendelsesmuligheder og forudindstillede bookingvarigheder.

Mulighed 2: Fremtidig booking

• Du nærmer dig et værelse og vil gerne booke det til et fremtidigt tidspunkt.
• Vælg 'Book' på værelsesdisplayet, og godkend dig selv.
• Vælg 'SEARCH' for at søge efter et øjeblik i fremtiden.
• Vælg dato og vælg en tilgængelig periode.
• Indtast oplysninger om bookingen (starttidspunkt, varighed, emne).
• Administratoren kan konfigurere godkendelsesmuligheder og forudindstillede bookingvarigheder.

Mapviewer er beregnet til at blive placeret på en touchskærm ved indgangen til en etage eller en bygning.

• Vælg en etage/bygning i højre side
• Vælg et ledigt værelse
• Vælg en forudindstillet 'hurtig booking' eller en ledig periode
• (måder at godkende på og periodeindstillinger kan konfigureres af administratoren)

Der er to versioner af Mapviewer, som kan konfigureres i Mapviewer-profilen.

Sådan ser Mapviewer ud i Theme Version 1:

I Mapviewer Theme Version 2 kan du nu søge efter rum ved hjælp af den indbyggede søgefunktion: