Bestill et rom

Med et brukervennlig grensesnitt er GoBright portalen tilbyr en intuitiv og sømløs opplevelse for å søke og bestille arbeidsplasser. Designet gjenspeiler enkelheten og funksjonaliteten til GoBright Mobilapp, som sikrer konsistens på tvers av begge plattformene.

Ulike farger vises på kartet for å indikere gjeldende status for hvert rom. Se forklaringen for mer informasjon.

Kartforklaringsfarge og symboler for rom
		Annen lokasjon eller avdeling*	Annen lokasjon eller avdeling*
				Slå på tilgjengelighetsikoner
				Grønn: Tilgjengelig
				Mørkere* grønn: bestilt senere i dag eller rommet er valgt på kartet.
				Oransje: Nesten opptatt, innsjekkingsperiode aktiv
				Rød: Okkupert
				Blå: Privat møte, Ikke forstyrr
* Fargen er falmet når rommet ligger på et annet sted enn det som er valgt.

Du kan bestille rom enten ved å bruke søkefunksjonen for å filtrere etter dine spesifikke behov, eller ved å velge ønsket rom direkte på kartet . Begge alternativene gir en rask og enkel måte å finne og reservere et passende rom på.

1.1 Søk – Bruk de tilgjengelige filtrene for raskt å finne et rom som oppfyller dine spesifikke behov.

Finn kollegaen min – Du kan søke etter en kollega for å se hvor de har planlagte møter for dagen. Klikk på det lille ikonet for å finne rommet på kartet.

Smartsøk – På venstre side kan du se alle bestillingene dine for dagen. La oss si at du har bestilt et rom fra 14:30 til 15:30 og igjen fra 16:00 til 17:00. I dette tilfellet vil du se en « + Legg til bestilling » -knapp mellom de to bestillingene. Denne funksjonen lar deg enkelt søke etter og bestille et rom i løpet av den tilgjengelige tiden i mellom.

Systemet vil automatisk foreslå tilgjengelige rom basert på tidsvinduet mellom dine eksisterende reservasjoner, slik at du får mest mulig ut av timeplanen din med minimal innsats.

1.2. Kartlegging – På det interaktive kartet kan du umiddelbart bestille rom direkte fra plantegningen. Plantegninger for alle etasjer i bygningen kan legges til i portalen, slik at du raskt kan velge riktig avdeling eller etasje og velge ditt foretrukne rom.

Hold musepekeren over et møterom for å se flere detaljer.

Når du klikker på et grønt rom, vil det dukke opp et popup-vindu som viser de tilgjengelige tidslukene. Bare velg et tidsluke, så åpnes vinduet med møtedetaljer slik at du kan fullføre bestillingen.

Kartlegging gir en direkte oversikt over romtilgjengelighet i sanntid. Hvis en kollega bestiller et rom via portalen, mobilappen eller direkte på arbeidsplassen, gjenspeiles endringene umiddelbart på det interaktive kartet – enten det er for i dag, i morgen eller en hvilken som helst fremtidig dato.

Merk: Dashbord uten kartlegging – Kartlegging er en valgfri funksjon. Hvis lisensen din ikke inkluderer kartlegging, vil dashbordet fortsatt gi en oversikt over bestillingene dine og la deg søke og bestille rom ved hjelp av alternativene Søk og Smartsøk.

2. Fullfør bestillingen – Når du har valgt rom og tidsluke enten via søkemotoren eller kartet, åpnes vinduet med møtedetaljer, slik at du kan fullføre bestillingen.

Her kan du:

• sette et emne
• legg til deltakere (for eksterne inviterte, skriv inn e-postadressen deres og trykk «Enter» på tastaturet slik at e-postadressen kan valideres)
• legg til møtetype
• legg til forhåndsregistreringer (hvis aktivert)
• legg til tjenester (hvis aktivert)
• legg til en Teams-lenke (hvis aktivert)

Når du har fylt ut all nødvendig informasjon, klikker du på «Lagre».

Legg til møtetype

Du kan legge til en møtetype i møtet for å kategorisere og organisere tidslinjevisningen bedre.

Når du oppretter en rombestilling som inkluderer flere rom med forskjellige romprofiler, vil listen over møtetyper vise alle møtetyper som er aktivert i noen av de valgte romprofilene. Det er tilstrekkelig at bare én av de valgte romprofilene har møtetyper aktivert for at listen skal vises når du oppretter et møte.

I tillegg vil feltet Møtetype være obligatorisk hvis alternativet «Møtetyper kreves» er aktivert for noen av de valgte rommene. Se artikkelen om møtetyper for mer informasjon.

Bestill på vegne av

En annen ny funksjon lar brukere opprette rombestillinger på vegne av andre brukere. For å bruke denne funksjonaliteten må du ha de nødvendige tillatelsene tildelt brukerrollen din.

Når en bestilling gjøres på vegne av en annen bruker, forblir den opprinnelige oppretteren av møtet synlig i bestillingsvinduet. For mer informasjon, se artikkelen Rombestilling på vegne av andre brukere .

Du kan enkelt bestille et rom ved hjelp av GoBright Mobilapp. Åpne appen, søk etter et passende rom basert på dine preferanser, for eksempel beliggenhet, kapasitet eller tilgjengelig utstyr, og fullfør bestillingen med bare noen få trykk. Appen gir en rask og fleksibel måte å administrere reservasjonene dine på farten.

• Logg inn på appen og velg «Søk» nederst;
• Filtrer etter dato, starttid, varighet, kapasitet, romtype eller fasiliteter;
• Klikk på «Bestill et rom»;
• Velg tidsluke for ønsket rom;
• Skriv inn emne og melding;
• Legg til Teams-lenke (hvis aktivert)
• Bytt arrangør (om nødvendig);
• Gjør det til et privat møte (om nødvendig);
• Inviter deltakere;
• Legg til møtetype;
• Legg til tjenester (hvis aktivert);
• Velg «Lagre».

De GoBright Interact-enhet tilbyr en effektiv måte å bestille rom på stedet. For detaljerte instruksjoner, se artikkelen Hvordan bestille et rom eller skrivebord ved hjelp av Interact .

• Åpne din personlige kalender i Outlook / Office365 / Google G Suite
• Bestill en avtale
• Inviter/velg et rom
• Sendte invitasjonen
• Rommet vil behandle invitasjonen
• GoBright vil synkronisere romkalenderen

Eksempel på Outlook-kalender:

GoBright Outlook-tillegg

I Outlook-kalenderen din kan du legge til GoBright tillegg for å enkelt bestille møterom direkte fra kalendergrensesnittet ditt. Se artikkelen Konfigurering av Outlook-pluginen/tillegget for mer informasjon om hvordan du konfigurerer det.

Kombiner rom i tillegget

Du kan bestille et kombinert rom i Outlook ved å bruke vår GoBright Outlook-plugin. Når du bruker GoBright plugin, velg rommene du ønsker å kombinere, og alternativet Kombiner vises. Velg dette alternativet for å bestille rom som kombinert.

• 
• Trykk på Kombiner for å bestille rommene i kombinasjonen:
• 

Romdisplayet vil bli plassert ved døren til rommet.

Alternativ 1: Bestill nå (ad-hoc booking)

• Du finner et ledig rom og ønsker å reservere det med en gang.
• Velg «Bestill» på romskjermen og autentiser deg selv.
• Velg perioden du ønsker å bestille.
• Administratoren kan konfigurere autentiseringsalternativer og forhåndsinnstille bestillingsvarigheter.

Alternativ 2: Fremtidig booking

• Du nærmer deg et rom og ønsker å bestille det for et fremtidig tidspunkt.
• Velg «Bestill» på romskjermen og autentiser deg selv.
• Velg «SØK» for å søke etter et øyeblikk i fremtiden.
• Velg dato og velg en tilgjengelig periode.
• Skriv inn detaljene for bestillingen (starttidspunkt, varighet, emne).
• Administratoren kan konfigurere autentiseringsalternativer og forhåndsinnstille bestillingsvarigheter.

Kartviseren er ment å plasseres på en berøringsskjerm ved inngangen til en etasje eller en bygning.

• Velg gulv/bygg på høyre side
• Velg et ledig rom
• Velg en forhåndsinnstilt "hurtigbestilling", eller en tilgjengelig periode
• (måter å autentisere og periodeforhåndsinnstillinger kan konfigureres av administratoren)

Det finnes to versjoner av kartviseren som kan konfigureres i kartviserprofilen .

Slik ser kartvisningen ut i temaversjon 1:

I Mapviewer Theme versjon 2 kan du nå søke etter rom ved hjelp av den innebygde søkefunksjonaliteten: