Boka ett rum

GoBright har ett användarvänligt gränssnitt och erbjuder en intuitiv och sömlös upplevelse för att söka och boka arbetsplatser. Dess design speglar enkelheten och funktionaliteten i GoBright mobilapp, vilket säkerställer enhetlighet på båda plattformarna.

Olika färger visas på kartan för att ange aktuell status för varje rum. Se teckenförklaringen för mer information.

Färg och symboler för rum i kartförklaring
		Annan ort eller avdelning*	Annan ort eller avdelning*
				Växla mellan tillgänglighetsikoner
				Grön: Tillgänglig
				Mörkare* grönt: bokas senare idag eller rummet är markerat på kartan.
				Orange: Nästan upptagen, check-in-period aktiv
				Röd: Besatt
				Blå: Privat möte, Stör ej
* Färgen bleknar när rummet ligger på en annan plats än den som valts.

Du kan göra en bokning antingen genom att använda sökfunktionen för att filtrera rum utifrån dina specifika behov eller genom att välja önskat rum direkt på kartan. Båda alternativen erbjuder ett snabbt och enkelt sätt att hitta och reservera ett lämpligt utrymme.

1.1 Sök - Använd de tillgängliga filtren för att snabbt hitta ett rum som uppfyller dina specifika krav.

Hitta min kollega - Du kan söka efter en kollega för att se var de har möten inbokade för dagen. Klicka på den lilla ikonen för att hitta rummet på kartan.

Smart sökning – På vänster sida kan du se alla dina bokningar för dagen. Anta att du har bokat ett rum från 14:30 till 15:30 och igen från 16:00 till 17:00. I det här fallet visas en knapp medtexten ”+ Lägg till bokning” mellan de två bokningarna. Med den här funktionen kan du enkelt söka efter och boka ett rum under den lediga tiden däremellan.

Systemet kommer automatiskt att föreslå lediga rum baserat på tidsfönstret mellan dina befintliga bokningar, vilket hjälper dig att få ut det mesta av ditt schema med minimal ansträngning.

1.2. Kartläggning – På den interaktiva kartan kan du göra omedelbara rumsbokningar direkt från planritningen. Planritningar för alla våningar i byggnaden kan läggas till i portalen, så att du snabbt kan välja rätt avdelning eller våning och välja ditt önskade rum.

Håll muspekaren över ett mötesrum för att visa mer information.

När du klickar på ett grönt rum visas ett popup-fönster med tillgängliga tidsluckor. Välj bara en tidslucka så öppnas fönstret för mötesinformation där du kan slutföra bokningen.

Kartläggningen ger en livevy i realtid av rumstillgängligheten. Om en kollega bokar ett rum via portalen, mobilappen eller direkt på arbetsplatsen återspeglas ändringarna omedelbart på den interaktiva kartan - oavsett om det gäller idag, imorgon eller något annat framtida datum.

Obs: Dashboard utan Mapping - Mapping är en tillvalsfunktion. Om din licens inte inkluderar Mapping kommer Dashboard fortfarande att ge en översikt över dina bokningar och låta dig söka och boka rum med hjälp av alternativen Search och Smart Search.

2. Slutför bokningen - När du har valt rum och tidslucka antingen via sökmotorn eller kartan öppnas fönstret för mötesinformation där du kan slutföra bokningen.

Här kan du:

• ange ett ämne
• lägga till deltagare (för externa inbjudna skriver du in deras e-postadress och trycker på "Enter" på tangentbordet så att e-postadressen kan valideras)
• lägg till mötestyp
• lägga till förregistreringar (om aktiverat)
• lägga till tjänster (om aktiverat)
• Lägg till en Teams-länk (om aktiverad)

När du har fyllt i all nödvändig information klickar du på "Spara".

Lägg till mötestyp

Du kan lägga till en mötestyp till ditt möte för att hjälpa till att kategorisera och bättre organisera tidslinjevyn.

När du skapar en rumsbokning som innehåller flera rum med olika rumsprofiler kommer listan Meeting type att visa alla mötestyper som är aktiverade i någon av de valda rumsprofilerna. Det räcker att bara en av de valda rumsprofilerna har Meeting Types aktiverat för att listan ska visas när du skapar ett möte.

Dessutom kommer fältet Meeting Type att vara obligatoriskt om något av de valda rummen har alternativet Meeting types required aktiverat. Mer information finns i artikeln Meeting types.

Boka på uppdrag av

En annan ny funktion gör det möjligt för användare att skapa rumsbokningar på uppdrag av andra användare. För att använda den här funktionen måste du ha rätt behörigheter tilldelade till din användarroll.

När en bokning görs för en annan användares räkning förblir den ursprungliga skaparen av mötet synlig i bokningsfönstret. Mer information finns i artikeln Rumsbokning för andra användares räkning.

Du kan enkelt göra en rumsbokning med GoBright Mobile App. Öppna appen, sök efter ett lämpligt rum baserat på dina preferenser, till exempel läge, kapacitet eller tillgänglig utrustning, och slutför din bokning med bara några få tryck. Appen ger ett snabbt och flexibelt sätt att hantera dina bokningar när du är på språng.

• Logga in i appen och välj "Sök" längst ner;
• Filtrera efter datum, starttid, varaktighet, kapacitet, rumstyp eller bekvämligheter;
• Klicka på "Boka ett rum";
• Välj tidslucka för önskat rum;
• Skriv ämne och meddelande;
• Lägg till länk till Teams (om aktiverat)
• Byt arrangör (om det behövs);
• Gör det till ett privat möte (om det behövs);
• Bjud in deltagarna;
• Lägg till mötestyp;
• Lägg till tjänster (om aktiverat);
• Välj "Spara".

GoBright Interact-enheten erbjuder ett effektivt sätt att boka rum på plats. För detaljerade instruktioner, se artikeln Hur man bokar ett rum eller skrivbord med hjälp av Interact.

• Öppna din personliga kalender i Outlook / Office365 / Google G Suite
• Boka tid för besök
• Bjud in/välja ett rum
• Skickat inbjudan
• Rummet kommer att behandla inbjudan
• GoBright kommer att synkronisera rumskalendern

Exempel på Outlook-kalender:

GoBright Outlook-tillägg

I din Outlook-kalender kan du lägga till GoBright för att enkelt boka mötesrum direkt från ditt kalendergränssnitt. Se artikeln Konfigurera Outlook Plugin / Add-in för mer information om hur du konfigurerar det.

Kombinera rum i Add-in

Du kan boka ett kombinerat rum i Outlook genom att använda vårt GoBright Outlook-plugin. När du använder GoBright väljer du de rum du vill kombinera och alternativet Kombinera visas. Välj det här alternativet för att boka rummen som kombinerade.

• 
• Tryck på Combine för att boka rummen i kombinationen:
• 

Rumsdisplayen kommer att placeras vid dörren till rummet.

Alternativ 1: Boka nu (ad hoc-bokning)

• Du hittar ett ledigt rum och vill boka det direkt.
• Välj "Boka" på rumsdisplayen och verifiera dig.
• Välj den period som du vill boka.
• Administratören kan konfigurera autentiseringsalternativ och förinställda bokningstider.

Alternativ 2: Framtida bokning

• Du närmar dig ett rum och vill boka det för en framtida tidsperiod.
• Välj "Boka" på rumsdisplayen och verifiera dig.
• Välj "SEARCH" för att söka efter en tidpunkt i framtiden.
• Välj datum och välj en tillgänglig period.
• Ange detaljerna för bokningen (starttid, varaktighet, ämne).
• Administratören kan konfigurera autentiseringsalternativ och förinställda bokningstider.

Kartvisaren är avsedd att placeras på en pekskärm vid ingången till ett våningsplan eller en byggnad.

• Välj en våning/byggnad på höger sida
• Välj ett ledigt rum
• Välj en förinställd "snabbbokning" eller en tillgänglig period
• (sätt att autentisera och förinställda perioder kan konfigureras av administratören)

Det finns två versioner av kartvisaren som kan konfigureras i kartvisarprofilen.

Så här ser kartvisaren ut i temaversionen 1:

I Map Viewer Theme Version 2 kan du nu söka efter rum med hjälp av den inbyggda sökfunktionen: