Konfiguration af rum
Med indstillingen "Værelser" kan du definere konfigurationen og formålet med hvert værelse, angive, hvordan det integreres med andre funktioner eller systemer, og bestemme de faciliteter og funktioner, der er tilgængelige i hvert rum.
Administrer værelser
Log ind på GoBright med din managerkonto, og gå derefter til Indstillinger > Møde.
Værelser kan administreres på to måder: enten manuelt eller ved at synkronisere dem fra en eksisterende integration.
-
For at tilføje et rum manuelt skal du klikke på den blå knap Tilføj.
-
For at synkronisere rum fra en integration skal du klikke på den grønne knap Synkroniser rum.
(Bemærk, at integrationen først skal konfigureres, se Konfiguration af integrationer for mere information).
Synkroniser værelser
Når du klikker på den grønne knap"Synkroniser værelser", GoBright forsøge at finde alle tilgængelige værelser i de eksterne systemer, der er konfigureret i dine integrationer.
Du kan derefter vælge et rum for at opdatere et eksisterende rum i GoBright oprette et nyt rum. GoBright bruge den adgang, det har, men det kan være, at det ikke finder alle rum. Dette kan ske, hvis et rum i det eksterne system ikke er på en rumliste eller på anden måde er skjult.
I vinduet Rumssynkronisering kan du:
-
Vælg de værelser, du vil tilføje til GoBright .
-
Tildel en specifik rumprofil.
-
Indstil placering og tidszone.
-
Angiv kapaciteten for de valgte værelser.
Alle disse oplysninger kan redigeres senere, hvis det er nødvendigt.
Konfigurer et rum
Generelt
I afsnittet Generelt kan du konfigurere de grundlæggende indstillinger for rummet.
-
Værelsesnavn: Indtast navnet på værelset. Dette navn vil også blive vist på skærmene.
-
Billede: Du kan vedhæfte et billede, som vil blive vist i portalen, når man søger efter værelset.
-
Profil: Dette er den vigtigste indstilling. Profilen bestemmer, hvordan rummet opfører sig i systemet, for eksempel:
-
Om detektering af udeblivelse er aktiveret
-
Om værelset kan reserveres
-
Andre adfærdsindstillinger defineret af den valgte profil
-
-
Bookinginstruktioner: Du kan tilføje bemærkninger eller instruktioner, der vil være synlige, når nogen booker værelset.
Placering og kapacitet
Placeringen kan vælges fra listen over tilføjede placeringer. Når du vælger en placering, indstilles tidszonen automatisk ud fra placeringen.
Kapaciteten indstilles manuelt for hvert rum. Under rum-synkronisering kan du indstille kapaciteten for flere rum på én gang. Kapacitetsfeltet angiver antallet af pladser i mødelokalet, men når du foretager en reservation, kan du invitere flere personer end den definerede kapacitet.
Hvert værelse kan også have booking af tjenester og/eller kontrolmuligheder tilgængelig. Disse indstillinger skal også konfigureres i dette afsnit.
Integration
I afsnittet Integration kan du konfigurere, om rummet skal oprette forbindelse til et eksternt system, f.eks. Microsoft Exchange, Office 365, Google Workspace eller andre.
-
Vælg den integration, du vil bruge.
-
Link til en kalender: Angiv den kalender, som rummet skal forbindes til, normalt via en e-mailadresse. (De fleste eksterne systemer kræver en e-mailadresse for at identificere kalenderen, mens nogle systemer kan bruge et ID eller en anden identifikator.)
Når rummet er gemt, GoBright e-mailadressen for at sikre, at rummet findes i det konfigurerede eksterne system.
Faciliteter
I afsnittet "Faciliteter " kan du vælge, hvilke funktioner der er tilgængelige på værelset, f.eks. LCD-skærm, videokonferenceudstyr og andre faciliteter.
Masseopdatering af eksisterende værelser
Eksisterende rum kan vælges samlet, så du kan anvende nye indstillinger på flere rum på én gang.
For at gøre dette:
-
Log ind på GoBright med din managerkonto.
-
Gå til Indstillinger > Meet.
-
Vælg de værelser, der skal opdateres, ved at markere afkrydsningsfelterne.
Vælg derefter indstillingen Masseopdatering.
Vælg det ønskede felt, der skal opdateres:
Når du har valgt de nye indstillinger for rummet/rummene, skal du bekræfte ændringerne ved at klikke på den blå knap "Bulk update" ( Masseopdatering).
