Konfiguration af rum
Rumindstillingen giver dig mulighed for at definere rummene, hvordan de integreres, og hvad der er tilgængeligt i rummene.
Administrer værelser
Log ind på GoBright med din managerkonto, og vælg Indstillinger > Mød.
Der er to måder at administrere rum på, enten ved at tilføje dem manuelt eller ved at synkronisere dem fra en eksisterende integration.
- For at tilføje et rum manuelt skal du trykke på den blå knap 'Tilføj'.
- For at synkronisere værelser skal du trykke på den grønne knap 'Synkroniser værelser'
(Bemærk, at integrationen skal konfigureres først, se artiklen Konfiguration af integrationer for mere information).
Synkroniser værelser
Når du vælger den grønne knap 'Synkroniser rum', vil GoBright forsøge at finde alle tilgængelige rum i alle de eksterne systemer, der er konfigureret i integrationerne.
Du kan vælge et rum og opdatere et rum, der allerede er kendt, eller oprette et nyt rum.
Den bruger den adgang, den har, men finder måske ikke alle de tilgængelige rum, hvilket sandsynligvis skyldes, at det eksterne rum ikke er på en rumliste eller på anden måde er skjult.
I vinduet Rumsynkronisering kan du vælge de rum, du gerne vil tilføje til GoBright , og du kan også tildele en specifik rumprofil, indstille placering og tidszone eller indstille kapaciteten for de valgte rum. Alle disse oplysninger kan ændres, hvis det er nødvendigt, bagefter.
Konfigurer et rum
Generelt
I den generelle sektion kan du indstille de generelle indstillinger for rummet. Her skal rummets navn indtastes, som også vil blive vist på skærmene. Man kan vedhæfte et billede, så det vises i portalen, når man søger efter et lokale.
Det vigtigste er 'profilen', som giver dig mulighed for at vælge en indstillingsprofil, der definerer, hvordan lokalet opfører sig i systemet. For eksempel om no-show-detektion er aktiveret, om det kan bookes osv.
I bookingvejledningen kan du give nogle bemærkninger, som vises, når du booker værelset.
Placering og kapacitet
Placeringen kan vælges fra listen over tilføjede placeringer. Dette vil også indstille tidszonen baseret på den definerede placering. Hvis der ikke vælges en placering, skal tidszonen konfigureres manuelt for rummet.
Kapaciteten konfigureres manuelt for hvert rum. Når man synkroniserer rum, er det muligt at indstille kapaciteten for flere rum på én gang.
Kapacitetsfeltet er påkrævet for at kunne booke et værelse.
Hvert rum har enten booking af tjenester og/eller kontrol til rådighed, som også skal konfigureres her.
Integration
I integrationsafsnittet kan du vælge, om rummet skal integreres med et eksternt system som Microsoft Exchange/Office365/Google G Suite/etc.
Du skal vælge integrationen, og så skal du indstille, hvilken kalender den skal linke til, via e-mailadressen. (De fleste eksterne systemer kræver en e-mailadresse for at vide, hvilken ekstern kalender den skal forbindes til, andre systemer har brug for ting som et id osv.)
Når rummet gemmes, kontrolleres e-mailadressen for at se, om rummets e-mail findes i den konfigurerede konfiguration.
Valgmuligheder
I sektionen med indstillinger kan du vælge, hvilke faciliteter der er tilgængelige i lokalet, f.eks. en LCD-skærm, videokonferencer osv.
Masseopdatering af eksisterende værelser
Eksisterende rum kan vælges som et multiplum, og nye indstillinger kan anvendes samlet.
Log ind på GoBright portalen med din managerkonto og vælg Indstillinger > Meet .
Rum, der skal opdateres, kan vælges ved at sætte kryds i boksene.
Vælg derefter indstillingen Masseopdatering.
Vælg det ønskede felt, der skal opdateres
Vælg den nye indstilling for rummet
Bekræft masseopdateringen ved at vælge den blå knap Masseopdatering.