Konfiguration af rum

Med indstillingen »Rum« kan du konfigurere hvert rum i henhold til dets formål og krav. Du kan definere, hvordan et rum integreres med andre funktioner i » GoBright « og eksterne systemer, samt angive de faciliteter, indstillinger og funktioner, der er tilgængelige i rummet.

Administrer værelser

For at få adgang til mødelokalerne skal du først logge ind på portalen GoBright med din lederkonto. Gå derefter til Indstillinger > Meet.

Værelser kan oprettes i portalen GoBright på to måder. De kan enten synkroniseres fraen eksisterende integration eller oprettes manuelt.

Synkroniser rum fra integrationen

Når du klikker på den grønne knap »Synkroniser lokaler«, søger GoBright efter alle tilgængelige lokaler i de eksterne systemer, der er konfigureret via dine integrationer.

(Bemærk, at integrationen skal konfigureres først; se afsnittet artiklen om konfiguration af integrationer for yderligere oplysninger)

Når synkroniseringen er afsluttet, kan du vælge et rum for enten at:

• Opdater et eksisterende rum i » GoBright « ved at knytte det til det eksterne rum.

• Opret et nyt rum i GoBright baseret på det eksterne rum.

GoBright synkroniserer kun rum, der er tilgængelige via den konfigurerede integration. Hvis et rum ikke vises, kan det være udelukket fra rumlisten i det eksterne system eller skjult på grund af dets konfiguration eller tilladelser.

I vinduet Rumssynkronisering kan du:

• Vælg de værelser, du vil tilføje til GoBright .

• Tildel en specifik rumprofil.

• Indstil placering og tidszone.

• Angiv kapaciteten for de valgte værelser.

Alle disse oplysninger kan redigeres senere, hvis det er nødvendigt.

Opret rum manuelt i portalen

Generelt

I afsnittet Generelt kan du konfigurere de grundlæggende indstillinger for rummet.

• Værelsesnavn: Indtast navnet på værelset. Dette navn vil også blive vist på skærmene.

• Billede: Du kan vedhæfte et billede, som vil blive vist i portalen, når man søger efter eller reserverer lokalet.

• Profil: Dette er den vigtigste indstilling. Profilen bestemmer, hvordan rummet opfører sig i systemet, for eksempel:

  • Om detektering af udeblivelse er aktiveret

  • Om værelset kan reserveres

  • Andre adfærdsindstillinger defineret af den valgte profil

• Bookinginstruktioner: Du kan tilføje bemærkninger eller instruktioner, der vil være synlige, når nogen booker værelset.

Placering og kapacitet

Placeringen kan vælges fra listen over tilføjede placeringer. Når du vælger en placering, indstilles tidszonen automatisk ud fra placeringen.

Kapaciteten indstilles manuelt for hvert rum. Under rum-synkronisering kan du indstille kapaciteten for flere rum på én gang. Kapacitetsfeltet angiver antallet af pladser i mødelokalet, men når du foretager en reservation, kan du invitere flere personer end den definerede kapacitet.

Hvert værelse kan også have booking af tjenester og/eller kontrolmuligheder tilgængelig. Disse indstillinger skal også konfigureres i dette afsnit.

Integration

I afsnittet Integration kan du konfigurere, om rummet skal oprette forbindelse til et eksternt system, f.eks. Microsoft Exchange, Office 365, Google Workspace eller andre.

• Vælg den integration, du vil bruge.

• Link til en kalender: Angiv den kalender, som rummet skal forbindes til, normalt via en e-mailadresse. (De fleste eksterne systemer kræver en e-mailadresse for at identificere kalenderen, mens nogle systemer kan bruge et ID eller en anden identifikator.)

Når rummet er gemt, GoBright e-mailadressen for at sikre, at rummet findes i det konfigurerede eksterne system.

Faciliteter

I afsnittet "Faciliteter " kan du vælge, hvilke funktioner der er tilgængelige på værelset, f.eks. LCD-skærm, videokonferenceudstyr og andre faciliteter.

Masseopdatering af eksisterende værelser

Eksisterende rum kan vælges samlet, hvilket giver dig mulighed for at anvende nye indstillinger på flere rum på én gang. Dette gør det nemmere at administrere rum med lignende konfigurationer og sikrer, at de samme indstillinger kan anvendes ensartet på tværs af flere rum, uden at du behøver at opdatere hvert enkelt rum individuelt.

Følg vejledningen nedenfor.

1. Log ind på GoBright med din managerkonto.

2. Gå til Indstillinger > Møder > Værelser.

3. Vælg de værelser, der skal opdateres, ved at markere afkrydsningsfelterne.

Vælg derefter indstillingen Masseopdatering.

Vælg det ønskede felt, der skal opdateres:

Når du har valgt de nye indstillinger for rummet/rummene, skal du bekræfte ændringerne ved at klikke på den blå knap "Bulk update" ( Masseopdatering).