Konfigurere rom

Med alternativet Rom kan du konfigurere hvert rom i henhold til formål og krav. Du kan definere hvordan et rom integreres med andre rom. GoBright funksjoner og eksterne systemer, samt spesifisere fasiliteter, innstillinger og funksjonaliteter som er tilgjengelige i rommet.

Administrer rom

For å få tilgang til rommene, logg først inn på GoBright portalen ved hjelp av managerkontoen din. Gå deretter til Innstillinger > Meet .

Rom kan opprettes i GoBright portalen på to måter. De kan enten synkroniseres fra en eksisterende integrasjon eller opprettes manuelt.

Synkroniser rom fra integrasjon

Når du klikker på den grønne knappen Synkroniser rom , GoBright søker etter alle tilgjengelige rom i de eksterne systemene som er konfigurert gjennom integrasjonene dine.

( Merk at integrasjonen må konfigureres først. Se artikkelen Konfigurering av integrasjoner for mer informasjon .)

Etter at synkroniseringen er fullført, kan du velge et rom for å enten:

• Oppdater et eksisterende rom i GoBright ved å koble den til det eksterne rommet.

• Opprett et nytt rom i GoBright basert på det eksterne rommet.

GoBright synkroniserer bare rom som er tilgjengelige gjennom den konfigurerte integrasjonen. Hvis et rom ikke vises, kan det være ekskludert fra romlisten i det eksterne systemet eller skjult på grunn av konfigurasjonen eller tillatelsene.

I vinduet Romsynkronisering kan du:

• Velg rommene du vil legge til i GoBright portalen.

• Tilordne en spesifikk romprofil.

• Angi plassering og tidssone.

• Angi kapasiteten til de valgte rommene.

All denne informasjonen kan redigeres senere om nødvendig.

Opprett rom manuelt i portalen

General

I den generelle delen kan du konfigurere de grunnleggende innstillingene for rommet.

• Romnavn: Skriv inn navnet på rommet. Dette navnet vil også vises på skjermene.

• Bilde: Du kan legge ved et bilde, som vil vises i portalen når du søker etter eller bestiller rommet.

• Profil: Dette er den viktigste innstillingen. Profilen bestemmer hvordan rommet oppfører seg i systemet, for eksempel:

  • Om deteksjon av manglende oppmøte er aktivert

  • Om rommet er reserverbart

  • Andre atferdsinnstillinger definert av den valgte profilen

• Bestillingsinstruksjoner: Du kan legge til kommentarer eller instruksjoner som vil være synlige når noen bestiller rommet.

Plassering og kapasitet

Stedet kan velges fra listen over steder som er lagt til. Når du velger et sted, angis tidssonen automatisk basert på stedet.

Kapasiteten angis manuelt for hvert rom. Under romsynkronisering kan du angi kapasiteten for flere rom samtidig. Kapasitetsfeltet angir antall plasser i møterommet, men når du foretar en bestilling kan du invitere flere personer enn den definerte kapasiteten.

Hvert rom kan også ha bestilling av tjenester og/eller kontrollalternativer tilgjengelig. Disse innstillingene må også konfigureres i denne delen.

Integrering

Integrasjonsdelen lar deg konfigurere om rommet skal kobles til et eksternt system, for eksempel Microsoft Exchange, Office 365, Google Workspace eller andre.

• Velg integrasjonen du vil bruke.

• Kobling til en kalender: Angi kalenderen rommet skal koble seg til, vanligvis via en e-postadresse. (De fleste eksterne systemer krever en e-postadresse for å identifisere kalenderen, mens noen systemer kan bruke en ID eller annen identifikator.)

Når rommet er reddet, GoBright vil bekrefte e-postadressen for å sikre at rommet finnes i det konfigurerte eksterne systemet.

Fasiliteter

I Fasiliteter- delen kan du velge hvilke funksjoner som er tilgjengelige i rommet, for eksempel LCD-skjerm, videokonferanseutstyr og andre fasiliteter.

Masseoppgradering av eksisterende rom

Eksisterende rom kan velges samtidig , slik at du kan bruke nye innstillinger på flere rom samtidig. Dette gjør det enklere å administrere rom med lignende konfigurasjoner og sikrer at de samme innstillingene kan brukes konsekvent på tvers av flere rom uten å måtte oppdatere hvert rom individuelt.

Følg instruksjonene nedenfor.

1. Logg inn på GoBright portal med administratorkontoen din.

2. Gå til Innstillinger > Møte > Rom .

3. Velg rommene som trenger en oppdatering ved å krysse av i avmerkingsboksene.

Velg deretter alternativet Masseoppdatering.

Velg det nødvendige feltet for å oppdatere:

Etter at du har valgt de nye innstillingene for rommet/rommene, bekrefter du endringene ved å klikke på den blå knappen « Masseoppdatering» .