Konfigurera rum

Med alternativet ”Rum” kan du konfigurera varje rum utifrån dess syfte och krav. Du kan ange hur ett rum ska integreras med andra funktioner i GoBright och externa system, samt specificera vilka bekvämligheter, inställningar och funktioner som ska finnas tillgängliga i utrymmet.

Hantera rum

För att komma åt rummen måste du först logga in på portalen GoBright med ditt administratörskonto. Gå sedan till Inställningar > Meet.

Rum kan skapas i portalen GoBright på två sätt. De kan antingen synkroniseras frånen befintlig integration eller skapas manuellt.

Synkronisera rum från integrationen

När du klickar på den gröna knappen ”Synkronisera rum ” söker GoBright efter alla tillgängliga rum i de externa system som har konfigurerats via dina integrationer.

(Observera att integrationen måste konfigureras först, se avsnittet artikeln om konfiguration av integrationer för mer information)

När synkroniseringen är klar kan du välja ett rum för att antingen:

• Uppdatera ett befintligt rum i GoBright genom att koppla det till det externa rummet.

• Skapa ett nytt rum i GoBright baserat på det externa rummet.

GoBright synkroniserar endast rum som är tillgängliga via den konfigurerade integrationen. Om ett rum inte visas kan det bero på att det har uteslutits från rumslistan i det externa systemet eller dölts på grund av dess konfiguration eller behörigheter.

I fönstret Rumssynkronisering kan du:

• Välj de rum du vill lägga till i GoBright .

• Tilldela en specifik rumsprofil.

• Ställ in plats och tidszon.

• Ange kapaciteten för de valda rummen.

All denna information kan redigeras senare om det behövs.

Skapa rum manuellt i portalen

Allmänt

I avsnittet Allmänt kan du konfigurera rummets grundinställningar.

• Rumets namn: Ange rummets namn. Detta namn kommer också att visas på displayerna.

• Bild: Du kan bifoga en bild som kommer att visas i portalen när man söker efter eller bokar rummet.

• Profil: Detta är den viktigaste inställningen. Profilen avgör hur rummet beter sig i systemet, till exempel:

  • Om detektering av utebliven ankomst är aktiverad

  • Om rummet kan bokas

  • Andra beteendeinställningar som definieras av den valda profilen

• Bokningsinstruktioner: Du kan lägga till kommentarer eller instruktioner som kommer att visas när någon bokar rummet.

Plats och kapacitet

Platsen kan väljas från listan över tillagda platser. När du väljer en plats ställs tidszonen automatiskt in utifrån platsen.

Kapaciteten ställs in manuellt för varje rum. Under rumsynkroniseringen kan du ställa in kapaciteten för flera rum samtidigt. Kapacitetsfältet anger antalet platser i mötesrummet, men när du gör en bokning kan du bjuda in fler personer än den angivna kapaciteten.

Varje rum kan också ha bokning av tjänster och/eller kontrollalternativ tillgängliga. Dessa inställningar måste också konfigureras i detta avsnitt.

Integration

I avsnittet Integration kan du konfigurera om rummet ska anslutas till ett externt system, till exempel Microsoft Exchange, Office 365, Google Workspace eller andra.

• Välj den integration du vill använda.

• Länk till en kalender: Ange vilken kalender rummet ska anslutas till, vanligtvis via en e-postadress. (De flesta externa system kräver en e-postadress för att identifiera kalendern, medan vissa system kan använda ett ID eller annan identifierare.)

När rummet har sparats GoBright verifiera e-postadressen för att säkerställa att rummet finns i det konfigurerade externa systemet.

Bekvämligheter

I avsnittet Bekvämligheter kan du välja vilka funktioner som finns tillgängliga i rummet, till exempel LCD-skärm, utrustning för videokonferenser och andra faciliteter.

Massuppdatering av befintliga rum

Befintliga rum kan markeras i grupp, vilket gör att du kan tillämpa nya inställningar på flera rum samtidigt. Detta underlättar hanteringen av rum med liknande konfigurationer och säkerställer att samma inställningar kan tillämpas enhetligt på flera rum utan att du behöver uppdatera varje rum för sig.

Följ anvisningarna nedan.

1. Logga in på GoBright med ditt chefskonto.

2. Gå till Inställningar > Meet > Rum.

3. Välj de rum som behöver uppdateras genom att markera kryssrutorna.

Välj sedan alternativet Bulk update.

Välj det fält som ska uppdateras:

När du har valt de nya inställningarna för rummet/rummen bekräftar du ändringarna genom att klicka på den blå knappen”Massuppdatering”.