Configuration des salles
L'option des pièces vous permet de définir les pièces, la façon dont elles sont intégrées et ce qui est disponible dans les pièces.
Gérer les chambres
Connectez-vous au portail GoBright avec votre compte de gestionnaire, et choisissez Paramètres > Rencontre.
Il y a deux façons de gérer les salles, soit en les ajoutant manuellement, soit en les synchronisant à partir d'une intégration existante.
- Pour ajouter manuellement une chambre, appuyez sur le bouton bleu "Ajouter".
- Pour synchroniser les salles, cliquez sur le bouton vert "Synchroniser les salles"
(Notez que l'intégration doit d'abord être configurée, voir l'article Configuration des intégrations pour plus d'informations).
Synchroniser les salles
Lorsque vous sélectionnez le bouton vert "Synchroniser les salles", GoBright essaiera de trouver toutes les salles disponibles dans tous les systèmes externes qui sont configurés dans les intégrations.
Vous pouvez sélectionner la pièce et mettre à jour une pièce déjà connue, ou créer une nouvelle pièce.
Il utilisera l'accès dont il dispose, mais ne trouvera peut-être pas toutes les salles disponibles, probablement parce que la salle externe ne figure pas dans une liste de salles, ou est cachée d'une autre manière.
Configurer une pièce
Général
La section générale vous permet de définir les paramètres généraux de la salle. Vous devez saisir ici le nom de la salle, qui sera également affiché sur les écrans. Il est possible de joindre une image qui sera affichée sur le portail lors de la recherche d'une salle.
Le plus important est le "profil", qui vous permet de sélectionner un profil de paramètres, qui définit comment la salle se comporte dans le système. Par exemple, si la détection de non-présentation est activée, si la salle est réservable, etc.
Les instructions de réservation vous permettent de donner quelques remarques qui sont affichées lors de la réservation de la chambre.
Localisation et capacité
Le lieu peut être choisi dans la liste des lieux ajoutés. Le fuseau horaire sera également configuré en fonction de l'emplacement défini. Si aucun emplacement n'est choisi, le fuseau horaire devra être configuré manuellement pour la pièce.
La capacité est configurée manuellement pour chaque salle. Lors de la synchronisation des salles, il est possible de définir la capacité pour plusieurs salles à la fois.
Le champ Capacité est obligatoire pour pouvoir réserver une salle.
Chaque pièce a une réservation de services et/ou un contrôle disponible qui doit être configuré ici aussi.
Intégration
La section intégration vous permet de sélectionner si la salle doit s'intégrer à un système externe, comme Microsoft Exchange/Office365/Google G Suite/etc.
Vous devez sélectionner l'intégration, puis définir le calendrier auquel elle doit être liée, via l'adresse électronique. (La plupart des systèmes externes ont besoin d'une adresse e-mail pour savoir à quel calendrier externe il doit se connecter, d'autres systèmes ont besoin de choses comme un identifiant, etc).
Lorsque la pièce est enregistrée, l'adresse électronique sera vérifiée pour voir si l'adresse électronique de la pièce existe dans la configuration configurée.
Options
La section des options vous permet de sélectionner les équipements disponibles dans la chambre, par exemple un écran LCD, la vidéoconférence, etc.
Mise à jour par lots des pièces existantes
Les pièces existantes peuvent être sélectionnées en tant que multiples et les nouveaux paramètres peuvent être appliqués en bloc.
Connectez-vous au portail GoBright avec votre compte de gestionnaire, et choisissez Paramètres > Rencontre.
Les pièces nécessitant une mise à jour peuvent être sélectionnées en cochant les cases correspondantes.
Sélectionnez ensuite l'option Mise à jour en bloc.
Sélectionnez le champ à mettre à jour
Sélectionné le nouveau paramètre pour la pièce
Confirmez la mise à jour en bloc en sélectionnant le bouton bleu Mise à jour en bloc.