Con gli orari di lavoro flessibili che sono la nuova norma, sta diventando sempre più popolare per i dipendenti lavorare regolarmente da casa. Gli ambienti di lavoro sono cambiati drasticamente, così come i modi di lavorare delle persone. Con questo sviluppo, molti datori di lavoro iniziano logicamente a chiedersi quali siano gli effetti sulla produttività dei loro dipendenti. Sebbene la produttività complessiva dei dipendenti sembri aumentare grazie alle modalità di lavoro flessibili, ci sono ancora alcune cose che potete fare per ottimizzare ulteriormente il vostro ambiente di lavoro. Questo articolo vi dirà tutto quello che c'è da sapere su come migliorare la produttività nel nuovo posto di lavoro.
Quali fattori influenzano la produttività dei dipendenti?
Prima di decidere come aumentare la produttività del lavoro in un ambiente di lavoro ibrido, è importante sapere quali sono i fattori che guidano la motivazione e la produttività dei dipendenti. Cosa potete fare come datore di lavoro o collega e come l'ambiente di lavoro influisce sulla produttività?
Cultura aziendale
Secondo uno studio del 2021, i fattori più potenti che influenzano la produttività dei dipendenti sono il conflitto, la solidarietà, la creatività e la chiarezza degli obiettivi.
In tutti gli ambienti di lavoro, soprattutto in quelli ibridi, i conflitti sono inevitabili. Personalità, opinioni, culture ed esperienze diverse a volte si scontrano e questo può causare una moltitudine di errori di comunicazione e incomprensioni. È impossibile, tuttavia, eliminare completamente i conflitti. È quindi importante creare un ambiente di lavoro in cui i conflitti possano essere risolti con rispetto.
Oltre alla risoluzione dei conflitti, è importante stabilire una cultura della solidarietà. Non tutti possono essere sempre al top per quanto riguarda il lavoro, perché la vita va avanti anche dopo il lavoro. Potrebbero essere alle prese con la morte di una persona cara, con i sintomi del burnout o semplicemente non si sentono bene. Criticarli per questo non migliorerà la situazione e quindi la solidarietà è al suo posto. Questo non significa che non dobbiate comunicare le vostre preoccupazioni sulla situazione: imbottigliare le opinioni può far crescere il risentimento verso una persona e mettere in pericolo l'intero team. Piuttosto, è bene avviare una conversazione aperta e onesta con la persona in questione ed esprimere le proprie preoccupazioni con compassione.
Contrariamente a quanto si crede, la creatività aumenta la produttività. Le due cose possono sembrare totalmente opposte, ma in realtà la creatività può aumentare la produttività promuovendo il pensiero innovativo, creando un ambiente sicuro per sperimentare idee e coinvolgendo i dipendenti nella missione dell'azienda.
Infine, la produttività può essere aumentata grazie alla chiarezza degli obiettivi. Secondo una ricerca del 2015, la definizione di obiettivi migliorerebbe le prestazioni dei lavoratori del 12-15%. Questo ha senso, perché i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro entro un certo periodo di tempo e sono in grado di suddividere i compiti e le responsabilità.
Ambiente di lavoro
Oltre alla cultura aziendale, l'ambiente fisico in cui un dipendente lavora quotidianamente ha un enorme impatto sulla sua produttività. Secondo uno studio di Harvard del 2021, ad esempio, la qualità dell'aria in un ufficio può avere effetti significativi sulle funzioni cognitive dei dipendenti, come la capacità di concentrazione e la produttività. Anche la temperatura ha i suoi effetti sulla produttività dei dipendenti: Le ricerche hanno dimostrato che una temperatura di circa 22 ⁰C è ottimale per il lavoro dei dipendenti. Anche l'illuminazione naturale, la musica e i suoni di sottofondo a basso livello e i colori giusti aumentano la produttività.
I dipendenti sono più produttivi in ambienti in cui si sentono felici e a proprio agio e dove hanno accesso alle strutture giuste. Assicuratevi di fornire gli elementi di base in ufficio, come una buona stampante, una connessione internet stabile e, soprattutto, un responsabile della struttura.
Per quanto riguarda gli spazi fisici, il modo migliore per capire cosa vogliono e di cosa hanno bisogno i vostri dipendenti è la misurazione dell'occupazione. Questo metodo misura e riporta il modo in cui il vostro ufficio viene utilizzato. I dati analitici possono mostrare, ad esempio, che c'è bisogno di più sale riunioni o di scrivanie posizionate in modo diverso. D'altro canto, i risultati potrebbero indicare che le strutture sono più che sufficienti e che è possibile risparmiare sui costi rinunciando alla superficie.
In che modo il lavoro a distanza influisce sulla produttività?
È evidente che sempre più persone lavorano a distanza. Secondo uno studio McKinsey, l'87% dei dipendenti a cui viene data la possibilità di lavorare altrove accetta l'offerta del datore di lavoro. Sebbene molti pensino che il lavoro da remoto abbia un impatto negativo sulla produttività del lavoro, ciò non potrebbe essere più lontano dalla verità. Secondo uno studio del Future Forum, i dipendenti che hanno la possibilità di programmare la propria giornata in modo flessibile registrano una produttività superiore del 29% rispetto a quelli che non ce l'hanno. L'effetto del lavoro a distanza sulla produttività sembra quindi essere positivo!
Se non siete ancora sicuri, ci sono alcuni modi per misurare la produttività dei dipendenti. Il modo migliore per farlo, ovviamente, sono i ben noti indicatori di prestazione chiave (KPI). Sono comunemente utilizzati per misurare le prestazioni individuali e possono variare da persona a persona. Accanto a questi KPI, è possibile utilizzare Obiettivi e Risultati Chiave (OKR). Questi definiscono obiettivi più ampi per l'azienda e li suddividono in compiti più piccoli che possono essere suddivisi nel team. Insieme sono la miscela perfetta per misurare la produttività sul lavoro, in quanto è possibile delegare facilmente i compiti e seguirne i progressi.
Sebbene non dobbiate assolutamente trascurare la comunicazione nel monitoraggio della produttività con i vostri dipendenti, comprendiamo che non sempre vogliate tenere traccia dei progressi di ogni progetto manualmente. Potrebbe risultare invadente e probabilmente vi porterà via molto tempo. In questi casi, potreste investire in un software di gestione dei progetti. Questi tipi di programmi vi permetteranno, in quanto datori di lavoro, di tenere traccia degli sviluppi di ogni progetto senza dover controllare costantemente i vostri dipendenti. Assicuratevi di trovare una soluzione di gestione dei progetti che si adatti alla vostra azienda e siamo sicuri che presto dimostrerà l'aumento della produttività grazie al lavoro a distanza.
Suggerimenti per la produttività lavorativa
Tenendo conto di questi fattori, è possibile creare un ambiente di lavoro ottimizzato per la produttività con piccoli dettagli. Fate attenzione al vostro comportamento e a quello dei vostri collaboratori e create una cultura lavorativa aperta e tollerante. Aggiungete qualche tocco di colore giusto al vostro ufficio, ventilate bene l'aria e mantenete la temperatura intorno ai 22 ⁰C per soddisfare i requisiti pratici.
Ma cosa potete fare per aumentare la vostra produttività? Ecco un elenco di consigli di produttività per il lavoro che potete utilizzare a vostro vantaggio.
1. Concentrarsi su un compito alla volta
Passare continuamente da un compito all'altro richiede molto tempo per la transizione e la concentrazione è più costante se ci si concentra sullo stesso compito fino alla sua conclusione.
2. Fate delle pause!
Lo conosciamo tutti: finire quel compito anche se è ora di pranzo, o il caffè che si raffredda perché ci si è dimenticati di bere... È ora di fare delle pause! Una tecnica che si è dimostrata molto efficace è la tecnica del Pomodoro: Lavorate per 25 minuti, poi fate una pausa di 5 minuti. Dopo cinque di questi intervalli, si fa una pausa più lunga. Anche se può sembrare controintuitivo, la ricerca ha dimostrato che le pause aumentano la produttività e riducono le possibilità di burnout.
3. La regola dei due minuti
L'essenza di questa regola consiste nel completare direttamente i compiti che richiedono meno di due minuti di tempo. Rimandarli potrebbe farvi perdere molto più tempo per portarli a termine. Questi piccoli compiti possono anche essere utilizzati tra due compiti più grandi,
4. Limitare le interruzioni
Assicuratevi di mettere il telefono e/o il computer portatile in modalità "non disturbare" o di installare le notifiche in base alle vostre preferenze, per limitare le interruzioni. Queste possono togliervi la concentrazione e diminuire la vostra produttività.
