Il lavoro flessibile è attualmente la parola magica più utilizzata. Offrire flessibilità ai propri dipendenti nel "come, dove e quando" è ciò che tiene occupata la mente dei datori di lavoro. Infatti, secondo una ricerca di Ernst & Young Global, più della metà dei dipendenti intervistati lascerebbe il proprio lavoro se non gli venisse offerta una qualche forma di flessibilità. Questo articolo vi spiegherà perché l'importanza della flessibilità sul posto di lavoro è fondamentale, qual è l'impatto del nuovo modello di lavoro sui datori di lavoro e come il lavoro flessibile può essere vantaggioso per i datori di lavoro come voi.
Quali sono gli impatti del lavoro flessibile?
L'implementazione di un ufficio flessibile comporta molti cambiamenti, sia per il dipendente che per il datore di lavoro. Cambiamenti nella comunicazione, nella programmazione, nella collaborazione, nella produttività... Non c'è che dire! Si riferisce alla possibilità per i dipendenti di lavorare da luoghi diversi dall'ufficio e di scegliere il proprio orario di lavoro. Molte persone lavorano da casa, ben oltre la metà dei dipendenti sceglie di lavorare in modo flessibile. I Paesi Bassi, la Svezia e la Finlandia sono i Paesi con gli ambienti di lavoro più flessibili (fonte: Centraal Bureau voor de Statistiek). Questa forma di lavoro ha un impatto sia sui dipendenti che sui datori di lavoro. Tuttavia, il cambiamento non significa necessariamente crisi. Può anzi essere una cosa positiva.
Che impatto avranno i modelli di lavoro flessibile sui datori di lavoro?
Come datore di lavoro, volete il meglio per la vostra azienda. Ogni imprenditore professionista, tuttavia, sa che i suoi dipendenti sono fondamentali per il successo dell'azienda. Come già detto, l'importanza di essere flessibili sul lavoro è diventata uno standard per i dipendenti di oggi, tanto che sono disposti a rinunciare al proprio lavoro se non soddisfa questo standard. I professionisti parlano addirittura di "grandi dimissioni": I dipendenti si dimettono su larga scala quando le condizioni di lavoro non sono più all'altezza. Come datore di lavoro, dovete anticipare questa tendenza. Anche se molti datori di lavoro vorrebbero vedere i propri dipendenti in ufficio, per cultura aziendale o per gestione, non è più realistico. È innegabile che gli orari di lavoro flessibili siano qualcosa che ogni datore di lavoro deve implementare in ufficio. Ma quali sono i vantaggi per il datore di lavoro?
Il popolo
Innanzitutto, migliorerà la soddisfazione e la felicità dei dipendenti, che si tradurrà in una migliore esperienza per i dipendenti. Inoltre, migliorerà le qualità del vostro team. I dipendenti di talento che avete già rimarranno e avrete più possibilità di assumere talenti. Dopotutto, se il lavoro a distanza è possibile, avete una gamma più ampia di persone da selezionare per un posto vacante. Anche la produttività aumenterà per un ampio gruppo di persone: Uno studio di Gartner ha rilevato che il 43% degli intervistati è più produttivo quando lavora in modo flessibile. In conclusione, l'impatto del nuovo modello di lavoro sui colleghi è molto positivo.
Torna al lavoro
Oltre ai vantaggi per le persone, gli uffici flessibili sono vantaggiosi anche in termini di efficienza dei costi. Quando i dipendenti lavorano da casa più spesso, l'ufficio viene ovviamente utilizzato molto meno. Questo si tradurrà automaticamente in una diminuzione dei costi energetici, se si pensa al riscaldamento, all'aria condizionata, all'illuminazione e alle apparecchiature AV che rimarranno spente più spesso. Di conseguenza, la vostra azienda potrà contare su una riduzione dei costi variabili e contemporaneamente lavorare per raggiungere gli obiettivi di sviluppo sostenibile.
Tuttavia, oltre ai costi variabili, un ambiente di lavoro flessibile può anche avvantaggiare il vostro budget per quanto riguarda i costi statici, come ad esempio gli immobili. Utilizzando gli strumenti Smart Workplace giusti, come le soluzioni di prenotazione dellesale riunioni e le soluzioni di prenotazione delle scrivanie, è possibile raccogliere dati precisi sull'occupazione dell'ufficio. Questo può aiutarvi a capire che avete troppo spazio disponibile in ufficio e a giustificare la decisione di lasciare andare una porzione di superficie. In questo modo, potrete ridurre i costi immobiliari senza penalizzare i vostri dipendenti.
Che impatto avrà la flessibilità degli orari di lavoro sui dipendenti?
Soddisfazione dei dipendenti
I vantaggi e gli svantaggi del lavoro flessibile comprendono diversi aspetti. Il vantaggio principale è il miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata. Quando i dipendenti lavorano con un orario flessibile, possono conciliare altri impegni, come i figli, con il lavoro. I dipendenti lavorano più spesso da casa, il che significa che il pendolarismo è meno diffuso. Si risparmia tempo e stress prima e dopo il lavoro. Una ricerca di Atlassian suggerisce addirittura che le persone che lavorano in modo flessibile hanno il 22% di probabilità in meno di manifestare sintomi di burn-out.
Miglioramento della fidelizzazione dei dipendenti
I vantaggi del lavoro flessibile per i dipendenti includono un migliore tasso di fidelizzazione. Quando i dipendenti possono lavorare da casa, si sentono fidati e apprezzati. Inoltre, è meno probabile che lascino il posto di lavoro per un altro che offre una maggiore flessibilità. Questo riduce i tassi di turnover dei dipendenti, che possono essere costosi per le aziende.
Aumento della produttività
Lavorare in un ambiente di lavoro flessibile aumenta la produttività, perché i dipendenti possono lavorare nelle ore in cui sono più produttivi. Le ricerche hanno dimostrato che le persone hanno orari di picco della produttività diversi, e consentire ai dipendenti di lavorare in questi orari può portare a una migliore produzione. Inoltre, il lavoro a distanza elimina la necessità di lunghi spostamenti, il che significa che i dipendenti hanno più tempo per lavorare e meno probabilità di soffrire di stanchezza.
Nel complesso, la flessibilità del lavoro si traduce in un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e in una maggiore soddisfazione lavorativa complessiva, che porta a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.
Perché questo dubbio?
Questi sono quasi tutti vantaggi. Allora perché alcuni datori di lavoro hanno ancora dei dubbi? È vero che l'implementazione di un ufficio flessibile comporta anche alcune sfide.
Da dove inizio?
Decidere quale modello di lavoro flessibile implementare può essere una sfida. Il lavoro flessibile non si limita a lavorare in luoghi diversi, ma può anche comportare orari diversi o un minor numero di giorni alla settimana. I vantaggi del lavoro flessibile per i datori di lavoro dipendono dall'azienda e dai suoi dipendenti. Cosa si adatta meglio alla vostra azienda e ai vostri dipendenti? È possibile prendere una decisione del genere solo se si ha un'idea chiara della sede attuale della propria azienda, dei propri obiettivi e dei desideri dei propri dipendenti. Cosa vi aspettate dalla vostra azienda tra qualche anno? E cosa significa il lavoro ibrido per il vostro team?
Una volta stabilito questo, la decisione può essere presa in tempi brevi. Continuate a comunicare con il vostro team e ad avere una visione chiara.
Il lavoro non è più solo in ufficio
La decisione è stata presa e avete creato un ambiente di lavoro flessibile. I vostri dipendenti lavorano in luoghi diversi e forse anche con fusi orari diversi. Noterete che l'ufficio viene utilizzato meno frequentemente e che la postazione di lavoro media è a casa. Soprattutto al giorno d'oggi, questo significa che non dovete più ottimizzare solo l'ufficio aziendale, ma anche gli uffici domestici dei vostri dipendenti. Lo spazio di lavoro digitale è la chiave di volta del vostro luogo di lavoro flessibile.
Per questo motivo è necessario disporre di soluzioni Smart Workplace che supportino la collaborazione e la comunicazione tra tutti i dipendenti. Queste soluzioni possono aiutare a pianificare e organizzare le giornate lavorative dei dipendenti, indipendentemente da dove si trovino. Nel decidere quale di questi strumenti Smart Workplace utilizzare, assicuratevi di sceglierne uno che sia integrato nei sistemi già in uso, come i sistemi FMIS, Microsoft Teams, Outlook e Google Workspace. In questo modo si eviterà che i dipendenti perdano tempo e si sentano sopraffatti dall'eccesso di sistemi diversi.
Ottimizzazione dell'ufficio aziendale
Ora che i vostri dipendenti lavorano di più da casa, noterete che il vostro ufficio non deve più agevolare tutti i dipendenti contemporaneamente. È arrivato il momento di ridimensionare. Ma come si fa a decidere di cosa liberarsi? Nel nostro settore, usiamo il termine misurazione dell'occupazione. Utilizzate i dati del software di sale riunioni Booking o Desk Booking per misurare l'utilizzo dell'ufficio da parte dei vostri dipendenti e ottenere informazioni su ciò che non è più necessario. Potreste scoprire che potete liberarvi di un certo numero di scrivanie e forse anche di superfici.
Gestione di una forza lavoro decentralizzata
Probabilmente la sfida più grande che i datori di lavoro devono affrontare in un luogo di lavoro flessibile è la gestione dei dipendenti che lavorano in orari diversi e in luoghi diversi. Questo dimostra che nulla è più importante della comunicazione e della collaborazione. Investite in uno strumento di videoconferenza ben funzionante, come Microsoft Teams, per rimanere in contatto con tutti e per mantenere la collaborazione tra i dipendenti al top. Volete sapere cos'altro potete fare per stimolare la collaborazione in un ufficio flessibile?
