Boka en resurs med hjälp av Outlook-tillägget
När Outlook-tillägget har installerats visas GoBright i det övre verktygsfältet varje gång du skapar ett nytt möte, antingen för dig själv eller åt någon annan via en delegerad kalender.
I den här artikeln får du lära dig hur du använder GoBright för att söka efter och boka de resurser du vill ha, till exempel mötesrum, skrivbord och parkeringsplatser. Du får också lära dig hur du lägger till catering och ytterligare tjänster till dina bokningar.
För att komma igång öppnar du din kalender i Outlook för Windows eller Outlook på webben och skapar ett nytt möte. Ange ett ämne och lägg vid behov till deltagare till mötet. Spara och stäng mötet så att Microsoft 365 kan synkronisera mötesuppgifterna. Detta tar vanligtvis några sekunder.
Om du vill boka resurser eller lägga till catering och tjänster ska du vänta ungefär fyra sekunder efter att du har sparat mötet och sedan öppna det igen. Då blir alla funktioner GoBright tillgängliga, så att du kan slutföra din bokning.
Om mötet öppnades igen för tidigt kommer ett meddelande att visas när du lägger till cateringtjänster. Stäng mötet och öppna det sedan igen. Alla funktioner bör nu vara tillgängliga.
GoBright -tillägg – Desktop/Windows eller webben:
Klicka på GoBright ”Hantera möten” för att öppna tillägget. Välj sedan vilken typ av resurs du vill boka: ett mötesrum, ett skrivbord eller en parkeringsplats.
I nästa avsnitt kan du lära dig hur du använder GoBright för att boka den resurs du vill ha.
Boka ett rum
Sök efter ett rum
|
GoBright olika sökalternativ och filter som hjälper dig att snabbt hitta rätt ledigt rum. Du kan förfina din sökning utifrån följande kriterier:
|
Välj rum
|
De tillgängliga rummen som uppfyller dina sökkriterier visas. Välj det rum som du vill lägga till i din bokning. Välj”Filter” om inget av de tillgängliga rummen uppfyller dina önskemål och du vill förfina din sökning. |
Bekräfta bokningen
|
När rummet har valts ut markeras det med ”Ledigt” i grön färg. Markera rutan ”Fråga inte igen (30 dagar)” och klicka på ”Spara och fortsätt”. Välj en mötestyp om det här alternativet är aktiverat för det valda rummet. I det här skedet går det att lägga till fler rum eller tjänster till bokningen. Bekräfta nu bokningen genom att skicka mötet till alla deltagare. |
Boka ett skrivbord
Sök efter ett skrivbord
|
Med GoBright kan du söka efter och boka ditt favoritbord, förutsatt att dina bord är integrerade med Microsoft 365. Du kan förbättra din sökning utifrån följande kriterier:
|
Välj skrivbord
| De lediga skrivborden som uppfyller kriterierna kommer att visas. |
Bekräfta bokningen
|
När skrivbordet väljs markeras det med ”Ledigt” i grön färg. Just nu går det inte att lägga till ytterligare ett skrivbord till din bokning. Om du klickarpå ”Sök” kan du välja ett annat skrivbord, vilket då ersätter det skrivbord du har valt just nu. Bekräfta nu bokningen i Outlook. |
Ändra dina bokningsval
|
Om du bestämmer dig för att byta det skrivbord du valt innan du sparar det här mötet kan du klicka på ”Sök” för att leta efter ett annat skrivbord. Observera att det inte går att lägga till flera skrivbord i din bokning. Klicka på”Sök” för att välja ett annat skrivbord, vilket kommer att ersätta det skrivbord du har valt just nu. Då kan du spara bokningen i Outlook. |
Boka en parkeringsplats
Sök efter en parkeringsplats
|
GoBright kan du söka efter och boka en parkeringsplats utifrån dina önskemål, förutsatt att dina parkeringsplatser är integrerade med Microsoft 365. Du kan förbättra din sökning utifrån följande kriterier:
|
Välj parkeringsplats
| De lediga parkeringsplatserna som uppfyller kriterierna kommer att visas. |
Bekräfta bokningen
|
När en parkeringsplats har valts ut markeras den med texten ”Ledigt” i grönt. Skriv in ditt registreringsnummer eller välj det från rullgardinsmenyn. Just nu går det inte att lägga till ytterligare en parkeringsplats till din bokning. Om du klickarpå ”Sök” kan du välja en annan parkeringsplats, som då ersätter den parkeringsplats du har valt just nu. Bekräfta nu bokningen i Outlook. |
Ändra dina bokningsval
|
Om du bestämmer dig för att byta den parkeringsplats du valt innan du sparar detta bokningsförslag kan du klicka på ”Sök” för att leta efter en annan parkeringsplats. Observera att det inte går att lägga till flera parkeringsplatser i din bokning. Klicka på”Sök” för att välja en annan parkeringsplats, som då ersätter den parkeringsplats du har valt just nu. Då kan du spara bokningen i Outlook. |
När du bokar ett rum kan du även lägga till tjänster eller förhandsanmälningar till din bokning.
Lägga till tjänster i din bokning
|
För att lägga till en tjänst måste du se till att boka minst ett rum som har tjänster aktiverade. En liten mat-/drycksikon visas om tjänster kan aktiveras för det specifika rummet.
|
Servicegrupper och artiklar
|
Tjänsterna består av olika grupper och artiklar.
|
Gör ett val för din beställning
|
Bekräfta tjänsterna
|
När tjänsterna har beställts måste de bekräftas.
|
Lägga till förhandsbokningar till din bokning
|
För att lägga till en förhandsbokning måste du se till att boka minst ett rum där den här funktionen är aktiverad. En liten mat- och dryckesikon visas om tjänsterna kan aktiveras för just det rummet.
|
Servicegrupper och artiklar
|
Fyll i formuläret för förhandsanmälan:
|
Lägg till personer
|
Lägg till information om dina besökare.
|
Slutför förhandsregistreringarna
|
När personerna har lagts till kan du spara mötet och e-postmeddelandena skickas ut.
|
Viktig information: Du kan endast lägga till en typ av resurs per bokning. Om du bokar ett mötesrum kan du inte lägga till ett skrivbord eller en parkeringsplats i samma bokning.
Du kan lägga till flera mötesrum i en och samma bokning. När det gäller skrivbord och parkeringsplatser kan dock endast ett inkluderas per bokning.
Om du redan har valt en parkeringsplats och försöker lägga till ett mötesrum visas ett meddelande där du tillfrågas om du vill ersätta den valda parkeringsplatsen med mötesrummet.
Om du redan har valt ett mötesrum och försöker lägga till ett skrivbord eller en parkeringsplats kommer du att uppmanas att välja om du vill fortsätta med rumsbokningen eller byta till en annan resurstyp, till exempel ett skrivbord eller en parkeringsplats.
