Kontormiljøet har ændret sig meget i de senere år, og udtryk som open spaced working, aktivitetsbaseret arbejde, hot desking og desk sharing er hyppigt forekommende. Men denne måde at arbejde på er ikke et koncept, der passer til alle. Det er en kombination af arbejde, samarbejde, møder og inspiration, som kan opfyldes forskelligt for hver branche, hver organisation og endda for hver person. Udgangspunktet for denne arbejdsmetode er, at medarbejderne altid og overalt skal have adgang til relevant information, og at de kan arbejde, hvor, hvornår og hvordan de vil. Det kræver en fleksibel fortolkning af dit kontormiljø.
Desuden er gulvplads på kontorer dyrt. Mødelokaler og skriveborde, der ikke bliver brugt, er en unødvendig udgift. Samtidig er det dræbende for produktiviteten at lede efter en ledig arbejdsplads. Det er derfor facility managerens opgave at bruge lokalerne så smart og effektivt som muligt. At gøre dem tilgængelige for alle medarbejdere så enkelt som muligt og at spare omkostninger undervejs.
Hvad er Hot Desking egentlig?
Hot Desking er en måde at anvende principperne for fleksibelt eller hybrid arbejde på. Kort sagt: Alle kan finde og arbejde ved en ledig plads (skrivebord eller arbejdsstation), når de kommer til kontoret hver dag. Et dynamisk arbejdsmiljø med siddende/stående skriveborde, huddle rooms, fleksible arbejdspladser og deling af skriveborde er karakteristisk for agile virksomhedskulturer. De fleste mennesker har ikke brug for det samme skrivebord hver dag, hele dagen. Derfor står skrivebordene ofte ubrugte hen dele af dagen.
Med hot desking via vores skrivebordsbookingsoftware bruger du kun et skrivebord, når du rent faktisk har brug for det. I virkeligheden vil du opdage, at du kan reducere antallet af arbejdspladser i et kontorområde, og at du kan indføre mere mangfoldighed i typen af arbejdspladser (stilleområder, afslapningsområder, kreative områder, større og mindre mødelokaler osv.) En yderligere fordel er, at hot desking fremmer samarbejde og kreativitet, fordi man hele tiden er i kontakt med forskellige mennesker. Og din kreativitet stimuleres af et skiftende miljø. Alt dette bidrager til en bedre medarbejderoplevelse.
Covid-19; tilpasse sig nye måder
Den pludselige ankomst af Covid-19 satte alt på spidsen for os kontoransatte. Pludselig blev vi tvunget til at arbejde hjemmefra så meget som muligt, og kontoret blev det sted, vi skulle undgå. Det betød, at nye måder at arbejde på pludselig skulle fremskyndes. Selv for de mere traditionelle virksomheder syntes agilt arbejde og hot desking at være en god måde at komme (delvist) tilbage til kontoret på. Men hvordan gør man det på en enkel og samtidig professionel måde? Samtidig med at vi tager højde for social afstand og maksimal kapacitet og tilbyder medarbejderne sikkerhed? Hvor vi fik mange forespørgsler om værelsesbooking før Covid-19, ser vi nu, at behovet for skrivebordsbookingsystemer stiger eksplosivt. Arbejdsgivere ønsker at få deres medarbejdere på kontoret på en sikker, enkel og smart måde - hellere før end senere.
Arbejd smart
Brugen af smart teknologi er uundgåelig i agile arbejdsmiljøer og hjælper dig med at få indsigt i brugen af alle områder på kontoret. Ved at anvende teknologi på arbejdspladsen hjælper du medarbejderne med at arbejde hurtigere, bedre og smartere. Det gør dem mere produktive og giver dem mere tid til at fokusere på det, der virkelig betyder noget. GoBright er et godt eksempel på smart teknologi. Med softwaren til lokalebooking, skrivebordsbooking og besøgsregistrering kan du booke mødelokaler eller skriveborde og invitere besøgende fra et hvilket som helst sted, når som helst; alt sammen fra ét cloudbaseret system. Det integreres med næsten alle eksisterende (kontor-)IT-systemer og forbindes med din organisations Active Directory. Facility manageren har direkte indsigt i belægningen af hver enkelt plads og kan bruge kontorpladsen så effektivt som muligt. En smart arbejdsplads er en datadrevet arbejdsplads.
At måle er at vide
Det er nemt at booke en arbejdsplads via GoBright Desk Booking App. Arbejdsgiveren har allerede på forhånd bestemt, hvilke skriveborde der er "åbne" eller "lukkede", idet der tages hensyn til reglerne om social afstand. Når medarbejderne booker deres arbejdsplads på forhånd, ved du som arbejdsgiver præcis, hvor mange mennesker der er på kontoret og i hvilke afdelinger. Det er ideelt til at opdage tendenser som f.eks. de travleste dage i ugen eller de travleste timer i løbet af en dag. På den måde kan du rådgive teams om at komme på arbejde på et andet tidspunkt eller øge rengøringsservicen på bestemte dage. Medarbejderen er garanteret at have en arbejdsplads, og han er sikker på, at den kollega, han arbejder sammen med på et projekt, også er til stede samme dag.
